Fatura PDF’ini özelleştirme

Bir müşteri teklifinizi kabul edip siz onu taslak siparişe dönüştürdüğünüzde, ödeme yapacakları belge tekliften farklı bir şeydir. Uygulamada bu belge, “Template used to convert a draft order to a PDF file” olan Invoice PDF şablonundan gelir.

Bir teklif yaklaşık ve ikna edici olabilir. Bir fatura ise kesin olmalıdır, çünkü muhasebe departmanındaki biri onu kontrol edecektir.

Nerede bulunur

Uygulama kenar çubuğunda Advanced settings seçeneğine tıklayın, ardından PDF template sekmesini seçin. Invoice PDF, oradaki iki şablonun ikincisidir.

Invoice PDF, iki şablonun ikincisidir.

Şablonu ayarlama

1. Advanced settings sayfasını açın

   Uygulama kenar çubuğunda Advanced settings seçeneğine tıklayın.

2. PDF template sekmesine gidin

   Sekme listesinden PDF template seçeneğini belirleyin.

3. Invoice PDF şablonunu açın

   Invoice PDF şablonunu açın. Düzenleyicinin başlığı Invoice PDF template olarak görünür. Bu, Quote PDF şablonundan ayrı bir şablondur; bu yüzden teklif şablonundan bir şey devraldığını varsaymak yerine bu belgeyi kendi ekranında ayarlayın.

   Sol sütun, her seferinde birini genişlettiğiniz üç bölüm içerir: Design, Content ve Translations. Sağdaki Preview, siz değiştirdikçe yeniden çizilir.

   

   Fatura şablonu, teklif PDF’inden ayrı olarak kendi ekranında ayarlanır.

4. Design bölümünde markanızı ekleyin

   Design bölümünü genişletin ve yukarıdan aşağıya ilerleyin:

   • Header size ve Font size, ikisi de px cinsinden.
   • Logo — Use a logo image seçeneğini işaretleyin, px cinsinden Logo size değerini belirleyin, ardından dosyayı eklemek için yükleme alanına tıklayın. Uygulamanın kendi notu şöyledir: “Click here to upload an image. For the best quality, use a 512 × 512 px image.” Alttaki alan bunun yerine bir görsel URL’si alır ve Enter an image URL to change it etiketini taşır.
   • Color & Background — yedi renk örneği: Primary color, Background color, Table header color, Table header background, Table border color, Border color ve Text color.

   

5. Content bölümünde faturanın neler göstereceğini seçin

   Content bölümünü açın ve grupları yukarıdan aşağıya inceleyerek bir faturanın taşıması gerekenleri açın. Fatura şablonu, başlığı farklı olan teklif şablonu değildir; teklifte bulunmayan satırlar da sunar. Her grup ve her satır, bu sayfanın aşağısındaki Content bölümünün sunduğu seçenekler başlığında listelenmiştir.

   

6. Translations bölümünde etiketleri çevirin

   Translations bölümünü genişletin. Languages, düzenlediğiniz dili seçer; Add language bir dil daha ekler; dilin yanındaki çöp kutusu simgesi o dili kaldırır (varsayılan dil kaldırılamaz).

   Altında, belgede basılan her etiket için bir metin kutusu bulunur; bunların arasında Quote invoice, Quote ID, Order amount, Issue date, Payment terms, Invoice from, Invoice to, Shipping, Product, Quantity, Price, Vendor, Total, Subtotal, Discount, Tax, Grand total ve Note yer alır. Herhangi birinin üzerine yazın: bir etiketi İngilizce olarak değiştirmenin yolu da budur, yalnızca çevirmenin değil.

   

7. Kaydedin

   Bir şeyi değiştirmek, yönetici panelinin üstünde Shopify’ın kaydetme çubuğunu getirir. Şablonu saklamak için Save, vazgeçmek için Discard changes düğmesine tıklayın. Kaydedene kadar değiştirdiğiniz hiçbir şey gerçek bir faturaya yansımaz.

   

8. Gerçek bir taslak siparişle kontrol edin

   Ayarların yanındaki Preview, örnek verilerden çizilir. Şablona güvenmeden önce kendi test tekliflerinizden birini taslak siparişe dönüştürün ve ondan PDF üretin; böylece tamamlanmış belgeyi gerçek rakamlarla görebilirsiniz. Bkz. Taslak siparişe dönüştürme.

Belgenin göstermesi gerekenler

Bir fatura, bir teklifin taşımadığı yükümlülükler taşır; bu yüzden para satırları burada bir teklife göre daha önemlidir. Göndermeden önce tamamlanmış belgeyi okuyun ve şunları taşıdığını kontrol edin:

• Ödeme koşulları; böylece müşteri ödemenin ne zaman vadesi geldiğini bilir.
• İndirim, vergi ve kargo; her biri kendi satırında, böylece toplam körü körüne güvenilmek yerine kontrol edilebilir.
• Bir ara toplam ve bir genel toplam; belirtilmiş toplamı olmayan bir fatura doğrudan size geri döner.
• Kalem başına fiyatlar ve toplamlar, çünkü muhasebe departmanı kalem kalem mutabakat yapar.
• SKU’lar; böylece alıcı kalemlerinizi kendi satın alma siparişiyle eşleştirebilir.
• Belgenin kime hitaben hazırlandığı.

Dikkat

Fatura gereklilikleri, ticaret yaptığınız yerde yasayla belirlenir ve değişiklik gösterir. Bu ayrıntılardan hangilerini göstermek zorunda olduğunuzu kendi muhasebecinize danışın; bu sayfa bunun ne olduğunu söyleyemez.

Rakamlar nereden gelir

Faturadaki tutarlar, dönüştürdüğünüz tekliften gelir. İndirimler, kargo ve vergi, üç sekmesi olan Cost management bölümünde belirlenir: Discount, Shipping ve Tax. Bir teklifi dönüştürmeden önce bunları doğru ayarlayın; belge elle düzenleme gerekmeden doğru toplanır.

Quote PDF mi, Invoice PDF mi?

Belge	Amaç
Quote PDF	Bir teklif. Henüz borç yoktur. Görevi, müşterinin karar vermesine yardımcı olmaktır.
Invoice PDF	Üzerinde anlaşılmış bir taslak sipariş için ödeme talebi. Görevi, ödemenizi almanızı sağlamaktır.

Filigran

Mağazanız doğrulanana kadar PDF’ler filigran taşır. Uygulama bunu şöyle ifade eder: “Remove the watermark from your PDF. Please contact us to verify your store and receive this service for free.”

Not

Fatura, filigranlı olarak gitmesini en az istediğiniz belgedir. Doğrulama ücretsizdir; [email protected] adresine yazın ve bkz. Destekle iletişime geçin.

Not

Convert a quote to an order, Customizable PDF ile birlikte PRO planında listelenir. PDF: quote & invoice ise FREE plandadır. Bkz. Plan karşılaştırması.

Content bölümünün sunduğu seçenekler

Grup	Satırlar
Quote info	Quote ID · Order amount · Issue date · Choose date format · Payment terms · Discount · Shipping · Tax · Subtotal · Grand total
Quote products	Show product image · Show vendor · Show SKU · Show variants and options · Show quantity · Show price · Show total
Other information	Invoice from — Store name, Email, Address ve Phone number alanlarına açılır; böylece kendi bilgilerinizden hangilerinin görüneceğini seçersiniz · Customer information · Shipping address · Additional information
Column width	33% veya 100%
Note	Order note · Thank you; altlarında bir serbest metin alanı bulunur

Bunlardan üçü yalnızca faturada bulunur: Order amount, Invoice from ve Note grubunun tamamı. Teklif PDF’ini zaten ayarladıysanız bakmanız gerekenler bunlardır.

Tamamlanan belgenin başlığı INVOICE olur ve bir Order number ile bir INVOICE TO sütunu taşır; bu yüzden ilkini göndermeden önce Translations bölümünde düzenlediğiniz etiketlere göz atmaya değer.

Not

Thank you, başlangıçta “Thanks for your business!” olan kendi metin satırını taşır. Bir alıcının ödemeye hazırlandığı belgede okuduğu son şeydir; bu yüzden onu kendinize ait kılmaya değer.

Sonraki adımlar

• Taslak siparişe dönüştürme — faturanın ait olduğu taslak siparişi oluşturun
• Teklif PDF’ini özelleştirme — her anahtarın listelendiği teklif belgesi
• Teklif e-postalarına PDF ekleme — belgeyi müşterinize ulaştırın