Personnaliser le PDF de facture

Lorsque votre client accepte un devis et que vous le transformez en commande brouillon, le document sur lequel il règle son paiement n’est pas le devis. Dans l’application, il provient de Invoice PDF : le « Template used to convert a draft order to a PDF file ».

Un devis peut rester approximatif et chercher à convaincre. Une facture, elle, doit être exacte, car quelqu’un au service comptabilité la vérifiera.

Où le trouver

Dans la barre latérale de l’application, cliquez sur Advanced settings, puis choisissez l’onglet PDF template. Invoice PDF est le second des deux modèles qui s’y trouvent.

Invoice PDF est le second des deux modèles.

Configurer le modèle

1. Ouvrir Advanced settings

   Dans la barre latérale de l’application, cliquez sur Advanced settings.

2. Accéder à l’onglet PDF template

   Choisissez PDF template dans la liste des onglets.

3. Ouvrir Invoice PDF

   Ouvrez Invoice PDF. L’éditeur est intitulé Invoice PDF template. Il s’agit d’un modèle distinct de Quote PDF : configurez ce document sur son propre écran plutôt que de supposer qu’il a hérité quoi que ce soit du modèle de devis.

   La colonne de gauche contient trois sections que vous développez une à une (Design, Content et Translations), et l’aperçu Preview à droite se met à jour au fil de vos modifications.

   

   Le modèle de facture se configure sur son propre écran, séparément du PDF de devis.

4. Ajouter votre identité visuelle dans Design

   Développez Design et parcourez-la :

   • Header size et Font size, toutes deux en px.
   • Logo : cochez Use a logo image, réglez Logo size en px, puis cliquez sur la zone de téléversement pour ajouter le fichier. La note de l’application indique : « Click here to upload an image. For the best quality, use a 512 × 512 px image. » Le champ situé en dessous accepte à la place l’URL d’une image et s’intitule Enter an image URL to change it.
   • Color & Background : sept nuanciers, à savoir Primary color, Background color, Table header color, Table header background, Table border color, Border color et Text color.

   

5. Choisir ce que la facture affiche dans Content

   Ouvrez Content et parcourez les groupes en activant ce qu’une facture doit contenir. Le modèle de facture n’est pas le modèle de devis avec un autre titre : il propose des lignes que le devis n’a pas. Chaque groupe et chaque ligne sont détaillés dans Ce que propose Content plus bas sur cette page.

   

6. Traduire les libellés dans Translations

   Développez Translations. Languages sélectionne la langue que vous modifiez ; Add language en ajoute une autre ; l’icône de corbeille à côté d’une langue la supprime (la langue par défaut ne peut pas être supprimée).

   En dessous, vous trouverez une zone de texte par libellé imprimé sur le document, parmi lesquels Quote invoice, Quote ID, Order amount, Issue date, Payment terms, Invoice from, Invoice to, Shipping, Product, Quantity, Price, Vendor, Total, Subtotal, Discount, Tax, Grand total et Note. Remplacez le texte de n’importe lequel : c’est aussi ainsi que vous modifiez un libellé en anglais, et pas seulement que vous le traduisez.

   

7. Enregistrer

   Dès que vous modifiez quelque chose, la barre d’enregistrement de Shopify apparaît en haut de l’interface d’administration. Cliquez sur Save pour conserver le modèle, ou sur Discard changes pour l’abandonner. Aucune de vos modifications n’est appliquée à une vraie facture tant que vous n’avez pas enregistré.

   

8. Vérifier avec une vraie commande brouillon

   L’aperçu Preview à côté des paramètres est généré à partir de données d’exemple. Avant de vous fier au modèle, transformez l’un de vos devis de test en commande brouillon et générez-en le PDF, afin de voir le document final avec de vraies valeurs. Consultez Convertir en commande brouillon.

Ce que le document doit afficher

Une facture comporte des obligations qu’un devis n’a pas : les lignes de montants comptent donc davantage ici que sur une offre. Avant d’en envoyer une, relisez le document final et vérifiez qu’il contient :

• Les conditions de paiement, pour que le client sache quand le règlement est dû.
• La réduction, les taxes et l’expédition, chacune sur sa propre ligne, afin que le total puisse être vérifié plutôt que pris pour argent comptant.
• Un sous-total et un total général : une facture sans total clairement indiqué vous sera renvoyée aussitôt.
• Les prix et totaux par ligne, car un service comptabilité fait son rapprochement ligne par ligne.
• Les références SKU, pour que l’acheteur puisse faire correspondre vos lignes à son bon de commande.
• La personne ou l’entreprise à qui le document est adressé.

Attention

Les exigences relatives aux factures sont fixées par la loi du pays où vous exercez, et elles varient. Demandez à votre comptable quelles mentions vous devez obligatoirement faire figurer : cette page ne peut pas vous le dire.

D’où viennent les montants

Les montants de la facture proviennent du devis que vous avez converti. Les réductions, l’expédition et les taxes se définissent dans Cost management, qui comporte trois onglets : Discount, Shipping et Tax. Configurez-les correctement avant de convertir un devis, et le document sera cohérent sans modification manuelle.

Quote PDF ou Invoice PDF ?

Document	Objectif
Quote PDF	Une offre. Rien n'est encore dû. Son rôle est d'aider le client à se décider.
Invoice PDF	Une demande de paiement pour une commande brouillon convenue. Son rôle est de vous faire payer.

Le filigrane

Les PDF portent un filigrane tant que votre boutique n’est pas vérifiée. L’application l’indique ainsi : « Remove the watermark from your PDF. Please contact us to verify your store and receive this service for free. »

Note

Une facture est le dernier document que vous voudriez envoyer avec un filigrane. La vérification est gratuite : écrivez à [email protected] et consultez Contacter l’assistance.

Note

Convert a quote to an order figure dans le forfait PRO, avec Customizable PDF. PDF: quote & invoice est quant à lui inclus dans le forfait FREE : consultez Comparaison des forfaits.

Ce que propose Content

Groupe	Lignes
Quote info	Quote ID · Order amount · Issue date · Choose date format · Payment terms · Discount · Shipping · Tax · Subtotal · Grand total
Quote products	Show product image · Show vendor · Show SKU · Show variants and options · Show quantity · Show price · Show total
Other information	Invoice from, qui se déplie en Store name, Email, Address et Phone number, pour que vous choisissiez lesquelles de vos coordonnées apparaissent · Customer information · Shipping address · Additional information
Column width	33% ou 100%
Note	Order note · Thank you, avec un champ de texte libre en dessous

Trois de ces éléments n’existent que sur la facture : Order amount, Invoice from et tout le groupe Note. Si vous avez déjà configuré le PDF de devis, ce sont ceux à examiner.

Le document final est intitulé INVOICE et comporte un Order number ainsi qu’une colonne INVOICE TO : c’est pourquoi il vaut la peine de vérifier les libellés que vous modifiez dans Translations avant d’envoyer la première facture.

Note

Thank you contient sa propre ligne de texte, qui commence par « Thanks for your business! ». C’est la dernière chose que lit un acheteur sur un document qu’il s’apprête à régler : autant la personnaliser.

Étapes suivantes

• Convertir en commande brouillon : créez la commande brouillon à laquelle se rattache une facture
• Personnaliser le PDF de devis : le document de devis, avec chaque option détaillée
• Joindre un PDF aux e-mails de devis : transmettez le document à votre client