Rechnungs-PDF anpassen

Sobald eine Person Ihr Angebot annimmt und Sie es in eine Entwurfsbestellung umwandeln, ist das Dokument, gegen das bezahlt wird, etwas anderes als das Angebot. In der App stammt es aus Invoice PDF: dem „Template used to convert a draft order to a PDF file“.

Ein Angebot darf ungefähr und überzeugend sein. Eine Rechnung muss exakt sein, denn jemand in der Buchhaltung prüft sie.

Wo Sie es finden

Klicken Sie in der Seitenleiste der App auf Advanced settings und wählen Sie dann den Tab PDF template. Invoice PDF ist die zweite der beiden Vorlagen dort.

„Invoice PDF“ ist die zweite der beiden Vorlagen.

Vorlage einrichten

1. Advanced settings öffnen

   Klicken Sie in der Seitenleiste der App auf Advanced settings.

2. Zum Tab „PDF template“ wechseln

   Wählen Sie in der Liste der Tabs PDF template.

3. Invoice PDF öffnen

   Öffnen Sie Invoice PDF. Der Editor ist mit Invoice PDF template überschrieben. Es ist eine eigene Vorlage neben Quote PDF. Richten Sie dieses Dokument also auf seinem eigenen Bildschirm ein, statt anzunehmen, es habe etwas von der Angebotsvorlage übernommen.

   Die linke Spalte enthält drei Abschnitte, die Sie einzeln aufklappen – Design, Content und Translations –, und die Preview rechts wird bei jeder Änderung neu gezeichnet.

   

   Die Rechnungsvorlage wird auf ihrem eigenen Bildschirm eingerichtet, getrennt vom Quote-PDF.

4. Unter „Design“ Ihr Branding einbringen

   Klappen Sie Design auf und gehen Sie es von oben nach unten durch:

   • Header size und Font size, beide in px.
   • Logo – aktivieren Sie Use a logo image, legen Sie Logo size in px fest und klicken Sie dann auf den Upload-Bereich, um die Datei hinzuzufügen. Der Hinweis der App lautet: „Click here to upload an image. For the best quality, use a 512 × 512 px image.“ Das Feld darunter nimmt stattdessen eine Bild-URL auf und heißt Enter an image URL to change it.
   • Color & Background – sieben Farbfelder: Primary color, Background color, Table header color, Table header background, Table border color, Border color und Text color.

   

5. Unter „Content“ festlegen, was die Rechnung zeigt

   Öffnen Sie Content und gehen Sie die Gruppen durch. Aktivieren Sie, was eine Rechnung enthalten muss. Die Rechnungsvorlage ist nicht die Angebotsvorlage mit anderem Titel – sie bietet Zeilen, die das Angebot nicht hat. Jede Gruppe und jede Zeile finden Sie weiter unten auf dieser Seite unter Was „Content“ bietet.

   

6. Unter „Translations“ die Beschriftungen übersetzen

   Klappen Sie Translations auf. Mit Languages wählen Sie die Sprache, die Sie bearbeiten, mit Add language fügen Sie eine weitere hinzu, und das Papierkorb-Symbol neben einer Sprache entfernt sie (die Standardsprache lässt sich nicht entfernen).

   Darunter steht je ein Textfeld pro Beschriftung, die im Dokument gedruckt wird – darunter Quote invoice, Quote ID, Order amount, Issue date, Payment terms, Invoice from, Invoice to, Shipping, Product, Quantity, Price, Vendor, Total, Subtotal, Discount, Tax, Grand total und Note. Überschreiben Sie beliebige davon: So ändern Sie auch eine Beschriftung auf Englisch, nicht nur beim Übersetzen.

   

7. Speichern

   Sobald Sie etwas ändern, erscheint die Speicherleiste von Shopify oben im Admin. Klicken Sie auf Save, um die Vorlage zu behalten, oder auf Discard changes, um sie zu verwerfen. Nichts von dem, was Sie geändert haben, gelangt in eine echte Rechnung, bevor Sie gespeichert haben.

   

8. Mit einer echten Entwurfsbestellung prüfen

   Die Preview neben den Einstellungen wird aus Beispieldaten gezeichnet. Bevor Sie sich auf die Vorlage verlassen, wandeln Sie eines Ihrer eigenen Testangebote in eine Entwurfsbestellung um und erstellen Sie daraus das PDF, damit Sie das fertige Dokument mit echten Zahlen sehen. Siehe Entwurfsbestellung erstellen.

Was das Dokument zeigen sollte

Eine Rechnung enthält Pflichtangaben, die ein Angebot nicht hat, deshalb sind die Betragszeilen hier wichtiger als bei einem Angebot. Lesen Sie das fertige Dokument vor dem Versand durch und prüfen Sie, ob es Folgendes enthält:

• Zahlungsbedingungen, damit die Kundschaft weiß, wann die Zahlung fällig ist.
• Rabatt, Steuer und Versand, jeweils in einer eigenen Zeile, damit sich die Summe prüfen lässt, statt ihr blind zu vertrauen.
• Eine Zwischensumme und eine Gesamtsumme – eine Rechnung ohne ausgewiesene Summe kommt sofort zu Ihnen zurück.
• Preise und Summen je Position, denn eine Buchhaltung gleicht Position für Position ab.
• SKUs, damit die Kundschaft Ihre Positionen mit ihrer Bestellung abgleichen kann.
• An wen das Dokument adressiert ist.

Achtung

Anforderungen an Rechnungen legt das Gesetz an Ihrem Handelsort fest, und sie unterscheiden sich. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche dieser Angaben Sie machen müssen – diese Seite kann Ihnen das nicht sagen.

Woher die Beträge kommen

Die Beträge auf der Rechnung stammen aus dem Angebot, das Sie umgewandelt haben. Rabatte, Versand und Steuer legen Sie unter Cost management fest, das drei Tabs hat: Discount, Shipping und Tax. Stellen Sie diese richtig ein, bevor Sie ein Angebot umwandeln, dann stimmt die Summe im Dokument ohne manuelle Korrektur.

Quote PDF oder Invoice PDF?

Dokument	Zweck
Quote PDF	Ein Angebot. Es ist noch nichts geschuldet. Seine Aufgabe ist es, der Kundschaft bei der Entscheidung zu helfen.
Invoice PDF	Eine Zahlungsaufforderung für eine vereinbarte Entwurfsbestellung. Seine Aufgabe ist es, dass Sie bezahlt werden.

Das Wasserzeichen

PDFs tragen ein Wasserzeichen, bis Ihr Shop verifiziert ist. Die App formuliert es so: „Remove the watermark from your PDF. Please contact us to verify your store and receive this service for free.“

Hinweis

Eine Rechnung ist das letzte Dokument, das mit Wasserzeichen rausgehen sollte. Die Verifizierung ist kostenlos – schreiben Sie an [email protected] und siehe Support kontaktieren.

Hinweis

Convert a quote to an order ist im Tarif PRO enthalten, ebenso Customizable PDF. PDF: quote & invoice selbst ist im Tarif FREE enthalten – siehe Tarifvergleich.

Was „Content“ bietet

Gruppe	Zeilen
Quote info	Quote ID · Order amount · Issue date · Choose date format · Payment terms · Discount · Shipping · Tax · Subtotal · Grand total
Quote products	Show product image · Show vendor · Show SKU · Show variants and options · Show quantity · Show price · Show total
Other information	Invoice from – klappt in Store name, Email, Address und Phone number auf, sodass Sie wählen, welche Ihrer eigenen Angaben erscheinen · Customer information · Shipping address · Additional information
Column width	33% oder 100%
Note	Order note · Thank you, mit einem Freitextfeld darunter

Drei davon gibt es nur bei der Rechnung: Order amount, Invoice from und die gesamte Gruppe Note. Wenn Sie das Quote-PDF bereits eingerichtet haben, sind das die Punkte, die Sie sich ansehen sollten.

Das fertige Dokument ist mit INVOICE überschrieben und enthält eine Order number und eine Spalte INVOICE TO – deshalb lohnt sich ein Blick auf die Beschriftungen, die Sie unter Translations bearbeiten, bevor Sie die erste Rechnung senden.

Hinweis

Thank you enthält eine eigene Textzeile, die zunächst „Thanks for your business!“ lautet. Es ist das Letzte, was die Kundschaft auf einem Dokument liest, das sie gleich bezahlt, daher lohnt es sich, den Text zu Ihrem eigenen zu machen.

Nächste Schritte

• Entwurfsbestellung erstellen – die Entwurfsbestellung erstellen, zu der eine Rechnung gehört
• Quote-PDF anpassen – das Angebotsdokument, mit allen Schaltern
• PDF an Angebots-E-Mails anhängen – das Dokument zur Kundschaft bringen