Personalizza il PDF della fattura

Quando una persona accetta il tuo preventivo e tu lo trasformi in bozza d’ordine, il documento su cui paga è diverso dal preventivo. Nell’app proviene da Invoice PDF: il “Template used to convert a draft order to a PDF file”.

Un preventivo può essere approssimativo e persuasivo. Una fattura deve essere esatta, perché qualcuno in un ufficio contabilità la controllerà.

Dove trovarlo

Nella barra laterale dell’app clicca su Advanced settings, poi scegli la scheda PDF template. Invoice PDF è il secondo dei due modelli presenti.

Invoice PDF è il secondo dei due modelli.

Configura il modello

1. Apri Advanced settings

   Nella barra laterale dell’app clicca su Advanced settings.

2. Vai alla scheda PDF template

   Scegli PDF template dall’elenco delle schede.

3. Apri Invoice PDF

   Apri Invoice PDF. L’editor ha il titolo Invoice PDF template. È un modello separato da Quote PDF, quindi configura questo documento nella sua schermata, senza dare per scontato che abbia ereditato qualcosa dal modello del preventivo.

   La colonna di sinistra contiene tre sezioni da espandere una alla volta, Design, Content e Translations, e la Preview a destra si aggiorna mentre le modifichi.

   

   Il modello della fattura si configura nella sua schermata, separatamente dal PDF del preventivo.

4. Aggiungi il tuo marchio in Design

   Espandi Design e scorrilo dall’alto:

   • Header size e Font size, entrambi in px.
   • Logo: spunta Use a logo image, imposta Logo size in px, poi clicca sull’area di caricamento per aggiungere il file. La nota dell’app dice: “Click here to upload an image. For the best quality, use a 512 × 512 px image.” Il campo sotto accetta invece l’URL di un’immagine ed è etichettato Enter an image URL to change it.
   • Color & Background: sette campioni di colore, Primary color, Background color, Table header color, Table header background, Table border color, Border color e Text color.

   

5. Scegli cosa mostra la fattura in Content

   Apri Content e scorri i gruppi, attivando ciò che una fattura deve contenere. Il modello della fattura non è il modello del preventivo con un titolo diverso: offre righe che il preventivo non ha. Ogni gruppo e ogni riga sono elencati in Cosa offre Content più avanti in questa pagina.

   

6. Traduci le etichette in Translations

   Espandi Translations. Languages sceglie la lingua che stai modificando; Add language ne aggiunge un’altra; l’icona del cestino accanto a una lingua la rimuove (la lingua predefinita non può essere rimossa).

   Sotto c’è una casella di testo per ogni etichetta stampata nel documento, tra cui Quote invoice, Quote ID, Order amount, Issue date, Payment terms, Invoice from, Invoice to, Shipping, Product, Quantity, Price, Vendor, Total, Subtotal, Discount, Tax, Grand total e Note. Scrivi sopra a una qualsiasi: è anche il modo per cambiare un’etichetta in inglese, non solo per tradurla.

   

7. Salva

   Qualsiasi modifica fa comparire la barra di salvataggio di Shopify in alto nell’amministrazione. Clicca su Save per conservare il modello oppure su Discard changes per scartarlo. Nulla di ciò che hai modificato arriva a una fattura reale finché non hai salvato.

   

8. Verificalo con una bozza d’ordine reale

   La Preview accanto alle impostazioni è generata con dati di esempio. Prima di affidarti al modello, trasforma uno dei tuoi preventivi di prova in bozza d’ordine e genera il PDF da essa, così vedi il documento finito con cifre reali. Consulta Converti in bozza d’ordine.

Cosa dovrebbe mostrare il documento

Una fattura comporta obblighi che un preventivo non ha, quindi le righe degli importi contano qui più che in un’offerta. Prima di inviarne una, leggi il documento finito e controlla che contenga:

• I termini di pagamento, così chi paga sa quando scade il pagamento.
• Sconto, imposte e spedizione, ciascuno su una riga propria, in modo che il totale si possa verificare invece di essere accettato sulla fiducia.
• Un subtotale e un totale complessivo: una fattura senza un totale indicato ti tornerà subito indietro.
• Prezzi e totali per ogni riga, perché un ufficio contabilità riconcilia riga per riga.
• Gli SKU, così chi acquista può abbinare le tue righe al proprio ordine d’acquisto.
• A chi è indirizzato il documento.

Attenzione

I requisiti delle fatture sono stabiliti dalla legge del paese in cui operi e variano. Chiedi al tuo commercialista quali di questi dettagli sei obbligato a indicare: questa pagina non può dirtelo.

Da dove provengono le cifre

Gli importi della fattura provengono dal preventivo che hai convertito. Sconti, spedizione e imposte si impostano in Cost management, che ha tre schede: Discount, Shipping e Tax. Sistemali prima di convertire un preventivo e il documento tornerà senza modifiche manuali.

Quote PDF o Invoice PDF?

Documento	Scopo
Quote PDF	Un'offerta. Non è ancora dovuto nulla. Serve ad aiutare chi acquista a decidere.
Invoice PDF	Una richiesta di pagamento per una bozza d'ordine concordata. Serve a farti pagare.

La filigrana

I PDF portano una filigrana finché il tuo negozio non viene verificato. L’app lo dice così: “Remove the watermark from your PDF. Please contact us to verify your store and receive this service for free.”

Nota

Una fattura è l’ultimo documento che vuoi far uscire con la filigrana. La verifica è gratuita: scrivi a [email protected] e consulta Contatta l’assistenza.

Nota

Convert a quote to an order è incluso nel piano PRO, insieme a Customizable PDF. PDF: quote & invoice è invece nel piano FREE: consulta Confronto dei piani.

Cosa offre Content

Gruppo	Righe
Quote info	Quote ID · Order amount · Issue date · Choose date format · Payment terms · Discount · Shipping · Tax · Subtotal · Grand total
Quote products	Show product image · Show vendor · Show SKU · Show variants and options · Show quantity · Show price · Show total
Other information	Invoice from, che si apre in Store name, Email, Address e Phone number, così scegli quali dei tuoi dati compaiono · Customer information · Shipping address · Additional information
Column width	33% o 100%
Note	Order note · Thank you, con un campo di testo libero sotto

Tre di queste esistono solo nella fattura: Order amount, Invoice from e l’intero gruppo Note. Se hai già configurato il PDF del preventivo, sono quelle da guardare.

Il documento finito ha il titolo INVOICE e contiene un Order number e una colonna INVOICE TO: ecco perché conviene dare un’occhiata alle etichette che modifichi in Translations prima di inviare la prima fattura.

Nota

Thank you ha una propria riga di testo, che parte come “Thanks for your business!”. È l’ultima cosa che legge chi sta per pagare un documento, quindi vale la pena renderla tua.

Passaggi successivi

• Converti in bozza d’ordine: crea la bozza d’ordine a cui appartiene una fattura
• Personalizza il PDF del preventivo: il documento del preventivo, con ogni interruttore elencato
• Allega un PDF alle email dei preventivi: fai arrivare il documento a chi acquista