Dostosowywanie PDF faktury

Gdy klient zaakceptuje ofertę, a Ty zamienisz ją w wersję roboczą zamówienia, dokument, na podstawie którego płaci, jest czymś innym niż oferta. W aplikacji pochodzi on z Invoice PDF: „Template used to convert a draft order to a PDF file”.

Oferta może być przybliżona i przekonująca. Faktura musi być dokładna, bo ktoś z działu księgowości ją sprawdzi.

Gdzie to znaleźć

W panelu bocznym aplikacji kliknij Advanced settings, a następnie wybierz kartę PDF template. Invoice PDF to drugi z dwóch szablonów.

Invoice PDF to drugi z dwóch szablonów.

Skonfiguruj szablon

1. Otwórz Advanced settings

   W panelu bocznym aplikacji kliknij Advanced settings.

2. Przejdź do karty PDF template

   Wybierz PDF template z listy kart.

3. Otwórz Invoice PDF

   Otwórz Invoice PDF. Edytor ma nagłówek Invoice PDF template. To osobny szablon od Quote PDF, więc skonfiguruj ten dokument na jego własnym ekranie, zamiast zakładać, że cokolwiek odziedziczył z szablonu oferty.

   Lewa kolumna zawiera trzy sekcje rozwijane pojedynczo – Design, Content i Translations – a Preview po prawej odświeża się wraz ze zmianami.

   

   Szablon faktury konfiguruje się na jego własnym ekranie, osobno od PDF oferty.

4. Dodaj swój branding w Design

   Rozwiń Design i przejdź po kolei:

   • Header size i Font size, oba w px.
   • Logo – zaznacz Use a logo image, ustaw Logo size w px, a następnie kliknij obszar przesyłania, aby dodać plik. Komunikat aplikacji brzmi: „Click here to upload an image. For the best quality, use a 512 × 512 px image.” Pole poniżej przyjmuje zamiast tego adres URL obrazu i ma etykietę Enter an image URL to change it.
   • Color & Background – siedem próbek: Primary color, Background color, Table header color, Table header background, Table border color, Border color i Text color.

   

5. Wybierz, co faktura pokazuje, w Content

   Otwórz Content i przejdź po grupach, włączając to, co faktura musi zawierać. Szablon faktury to nie szablon oferty z innym tytułem – oferuje wiersze, których oferta nie ma. Każda grupa i każdy wiersz są wymienione w Co oferuje Content w dalszej części tej strony.

   

6. Przetłumacz etykiety w Translations

   Rozwiń Translations. Languages wybiera język, który edytujesz; Add language dodaje kolejny; ikona kosza obok języka go usuwa (języka domyślnego nie można usunąć).

   Poniżej jest po jednym polu tekstowym na każdą etykietę drukowaną na dokumencie – wśród nich Quote invoice, Quote ID, Order amount, Issue date, Payment terms, Invoice from, Invoice to, Shipping, Product, Quantity, Price, Vendor, Total, Subtotal, Discount, Tax, Grand total i Note. Nadpisz dowolną z nich: w ten sposób zmienia się też etykietę w języku angielskim, a nie tylko tłumaczy.

   

7. Zapisz

   Zmiana czegokolwiek wyświetla pasek zapisu Shopify u góry panelu administracyjnego. Kliknij Save, aby zachować szablon, lub Discard changes, aby go odrzucić. Nic, co zmieniono, nie trafi na prawdziwą fakturę, dopóki nie zapiszesz.

   

8. Sprawdź na prawdziwej wersji roboczej zamówienia

   Preview obok ustawień jest rysowany na podstawie przykładowych danych. Zanim zaczniesz polegać na szablonie, zamień jedną ze swoich ofert testowych w wersję roboczą zamówienia i wygeneruj z niej PDF, aby zobaczyć gotowy dokument z prawdziwymi kwotami. Zobacz Konwersja na wersję roboczą zamówienia.

Co powinien pokazywać dokument

Faktura niesie ze sobą zobowiązania, jakich nie ma oferta, więc wiersze z kwotami mają tu większe znaczenie niż w ofercie. Zanim ją wyślesz, przeczytaj gotowy dokument i sprawdź, czy zawiera:

• Warunki płatności, aby klient wiedział, kiedy upływa termin zapłaty.
• Rabat, podatek i wysyłkę, każde w osobnym wierszu, aby sumę można było zweryfikować, a nie przyjmować na wiarę.
• Sumę częściową i kwotę końcową – faktura bez podanej sumy wróci prosto do Ciebie.
• Ceny i wartości w poszczególnych pozycjach, ponieważ dział księgowości uzgadnia dane pozycja po pozycji.
• Numery SKU, aby kupujący mógł dopasować Twoje pozycje do swojego zamówienia zakupu.
• Do kogo dokument jest adresowany.

Uwaga

Wymogi dotyczące faktur określa prawo obowiązujące tam, gdzie prowadzisz działalność, i mogą się one różnić. Zapytaj własnego księgowego, które z tych danych musisz podawać – ta strona nie może Ci tego powiedzieć.

Skąd pochodzą kwoty

Kwoty na fakturze pochodzą z oferty, którą przekonwertowano. Rabaty, wysyłkę i podatek ustawia się w Cost management, które ma trzy karty: Discount, Shipping i Tax. Ustaw je prawidłowo przed konwersją oferty, a dokument zsumuje się bez ręcznych poprawek.

Quote PDF czy Invoice PDF?

Dokument	Cel
Quote PDF	Oferta. Nic jeszcze nie jest należne. Jego zadaniem jest pomóc klientowi podjąć decyzję.
Invoice PDF	Wezwanie do zapłaty za uzgodnioną wersję roboczą zamówienia. Jego zadaniem jest doprowadzić do zapłaty.

Znak wodny

PDF-y zawierają znak wodny, dopóki Twój sklep nie zostanie zweryfikowany. Aplikacja ujmuje to tak: „Remove the watermark from your PDF. Please contact us to verify your store and receive this service for free.”

Notatka

Faktura to ostatni dokument, który chcesz wysyłać ze znakiem wodnym. Weryfikacja jest bezpłatna – napisz na [email protected] i zobacz Kontakt z pomocą techniczną.

Notatka

Convert a quote to an order jest w planie PRO, razem z Customizable PDF. Sam PDF: quote & invoice jest w planie FREE – zobacz Porównanie planów.

Co oferuje Content

Grupa	Wiersze
Quote info	Quote ID · Order amount · Issue date · Choose date format · Payment terms · Discount · Shipping · Tax · Subtotal · Grand total
Quote products	Show product image · Show vendor · Show SKU · Show variants and options · Show quantity · Show price · Show total
Other information	Invoice from – które rozwija się na Store name, Email, Address i Phone number, dzięki czemu wybierasz, które z Twoich danych się pojawią · Customer information · Shipping address · Additional information
Column width	33% lub 100%
Note	Order note · Thank you, z polem tekstowym pod spodem

Trzy z nich występują tylko na fakturze: Order amount, Invoice from i cała grupa Note. Jeśli PDF oferty jest już skonfigurowany, to właśnie na nie warto zwrócić uwagę.

Gotowy dokument ma nagłówek INVOICE oraz Order number i kolumnę INVOICE TO – dlatego etykiety edytowane w Translations warto przejrzeć, zanim wyślesz pierwszą fakturę.

Notatka

Thank you ma własną linię tekstu, która początkowo brzmi „Thanks for your business!”. To ostatnia rzecz, jaką kupujący czyta na dokumencie, który zaraz opłaci, więc warto ją dostosować.

Następne kroki

• Konwersja na wersję roboczą zamówienia – utwórz wersję roboczą zamówienia, do której należy faktura
• Dostosowywanie PDF oferty – dokument oferty, z wymienionymi wszystkimi przełącznikami
• Załączanie PDF do e-maili z ofertą – dostarcz dokument klientowi