Anpassa faktura-PDF:en

När en kund godkänner din offert och du gör om den till en utkastorder är dokumentet som de betalar mot något annat än offerten. I appen kommer det från Invoice PDF: ”Template used to convert a draft order to a PDF file”.

En offert kan vara ungefärlig och övertygande. En faktura måste vara exakt, eftersom någon på en ekonomiavdelning kommer att kontrollera den.

Var du hittar den

Klicka på Advanced settings i appens sidofält och välj sedan fliken PDF template. Invoice PDF är den andra av de två mallarna där.

Invoice PDF är den andra av de två mallarna.

Ställ in mallen

1. Öppna Advanced settings

   Klicka på Advanced settings i appens sidofält.

2. Gå till fliken PDF template

   Välj PDF template i listan med flikar.

3. Öppna Invoice PDF

   Öppna Invoice PDF. Redigeraren har rubriken Invoice PDF template. Det är en separat mall från Quote PDF, så ställ in det här dokumentet på dess egen sida i stället för att anta att det har ärvt något från offertmallen.

   Kolumnen till vänster innehåller tre avsnitt som du fäller ut ett i taget – Design, Content och Translations – och Preview till höger ritas om medan du ändrar.

   

   Fakturamallen ställs in på en egen sida, separat från offert-PDF:en.

4. Lägg till din profil i Design

   Fäll ut Design och gå igenom den uppifrån och ned:

   • Header size och Font size, båda i px.
   • Logo – markera Use a logo image, ange Logo size i px och klicka sedan på uppladdningsytan för att lägga till filen. Appens egen anvisning lyder: ”Click here to upload an image. For the best quality, use a 512 × 512 px image.” Fältet under tar i stället en bild-URL och heter Enter an image URL to change it.
   • Color & Background – sju färgrutor: Primary color, Background color, Table header color, Table header background, Table border color, Border color och Text color.

   

5. Välj vad fakturan visar under Content

   Öppna Content och gå igenom grupperna uppifrån och ned och slå på det en faktura måste innehålla. Fakturamallen är inte offertmallen med en annan rubrik – den erbjuder rader som offerten inte har. Alla grupper och rader finns listade i Vad Content erbjuder längre ned på den här sidan.

   

6. Översätt etiketterna i Translations

   Fäll ut Translations. Languages väljer vilket språk du redigerar; Add language lägger till ett till; papperskorgsikonen bredvid ett språk tar bort det (standardspråket kan inte tas bort).

   Under finns en textruta per etikett som skrivs ut på dokumentet – bland dem Quote invoice, Quote ID, Order amount, Issue date, Payment terms, Invoice from, Invoice to, Shipping, Product, Quantity, Price, Vendor, Total, Subtotal, Discount, Tax, Grand total och Note. Skriv över vilken som helst av dem: så ändrar du också en etikett på engelska, inte bara översätter den.

   

7. Spara

   När du ändrar något visas Shopifys sparfält överst i admin. Klicka på Save för att behålla mallen, eller på Discard changes för att förkasta den. Ingenting du har ändrat når en riktig faktura förrän du har sparat.

   

8. Kontrollera mot en riktig utkastorder

   Preview bredvid inställningarna ritas utifrån exempeldata. Innan du förlitar dig på mallen bör du göra om en av dina egna testofferter till en utkastorder och skapa PDF:en från den, så att du ser det färdiga dokumentet med riktiga siffror. Se Konvertera till utkastorder.

Vad dokumentet ska visa

En faktura har skyldigheter som en offert inte har, så beloppsraderna är viktigare här än i ett erbjudande. Innan du skickar en bör du läsa det färdiga dokumentet och kontrollera att det innehåller:

• Betalningsvillkor, så att kunden vet när betalning ska ske.
• Rabatt, skatt och frakt, var och en på en egen rad, så att totalen kan kontrolleras i stället för att tas på tro.
• En delsumma och en slutsumma – en faktura utan angiven total kommer direkt tillbaka till dig.
• Priser och summor per rad, eftersom en ekonomiavdelning stämmer av rad för rad.
• SKU:er, så att köparen kan matcha dina rader mot sin inköpsorder.
• Vem dokumentet är ställt till.

Caution

Krav på fakturor bestäms av lagstiftningen där du säljer, och de varierar. Kontrollera med din egen revisor vilka av dessa uppgifter du är skyldig att ange – den här sidan kan inte tala om vilka det är.

Varifrån beloppen kommer

Beloppen på fakturan kommer från den offert som du konverterade. Rabatter, frakt och skatt anges i Cost management, som har tre flikar: Discount, Shipping och Tax. Se till att de stämmer innan du konverterar en offert, så går dokumentet ihop utan manuell redigering.

Quote PDF eller Invoice PDF?

Dokument	Syfte
Quote PDF	Ett erbjudande. Ingenting är skyldigt ännu. Dess uppgift är att hjälpa kunden att bestämma sig.
Invoice PDF	En betalningsbegäran för en godkänd utkastorder. Dess uppgift är att du ska få betalt.

Vattenstämpeln

PDF-filer har en vattenstämpel tills din butik har verifierats. Appen uttrycker det så här: ”Remove the watermark from your PDF. Please contact us to verify your store and receive this service for free.”

Note

En faktura är det sista dokument du vill skicka med vattenstämpel. Verifieringen är gratis – skriv till [email protected] och se Kontakta supporten.

Note

Convert a quote to an order finns i planen PRO, tillsammans med Customizable PDF. PDF: quote & invoice ingår i sig i planen FREE – se Jämförelse av planer.

Vad Content erbjuder

Grupp	Rader
Quote info	Quote ID · Order amount · Issue date · Choose date format · Payment terms · Discount · Shipping · Tax · Subtotal · Grand total
Quote products	Show product image · Show vendor · Show SKU · Show variants and options · Show quantity · Show price · Show total
Other information	Invoice from – som fälls ut till Store name, Email, Address och Phone number, så att du väljer vilka av dina egna uppgifter som visas · Customer information · Shipping address · Additional information
Column width	33% eller 100%
Note	Order note · Thank you, med ett fritextfält under

Tre av dessa finns bara på fakturan: Order amount, Invoice from och hela gruppen Note. Om du redan har ställt in offert-PDF:en är det dessa du ska titta på.

Det färdiga dokumentet har rubriken INVOICE och innehåller ett Order number och en kolumn INVOICE TO – vilket är anledningen till att etiketterna som du redigerar under Translations är värda en titt innan du skickar den första.

Note

Thank you har en egen textrad, som från början lyder ”Thanks for your business!”. Det är det sista en köpare läser på ett dokument de är på väg att betala, så det är värt att göra den till din egen.

Nästa steg

• Konvertera till utkastorder – skapa den utkastorder som en faktura hör till
• Anpassa offert-PDF:en – offertdokumentet, med alla reglage listade
• Bifoga en PDF till offertmejl – få dokumentet till din kund