Festlegen, wer benachrichtigt wird

Sami B2B Onboarding schreibt Ihrem Team, wenn etwas zu erledigen ist. Die Personen legen Sie einmal unter Settings › Email fest, und jedes Antragsformular kann eine eigene Liste erhalten, zum Beispiel damit Anträge von Distributoren bei einem anderen Team ankommen.

Diese E-Mails gehen an Ihr Team:

E-Mail	Wann sie gesendet wird	Anfangs aktiv
New application	Eine Person sendet einen Antrag ab.	Ja
Buyer resubmitted	Eine Person sendet die angeforderten Informationen.	Ja
Daily pending summary	Jeden Morgen gegen 8 Uhr in der Zeitzone Ihres Shops, mit der Anzahl der Anträge, die auf Prüfung warten. Entfällt an Tagen, an denen nichts wartet.	Nein
Import completed	Ein Unternehmensimport aus einer CSV-Datei ist abgeschlossen.	Ja

Wer eine Team-E-Mail erhält

Die App sucht Empfängerinnen und Empfänger in dieser Reihenfolge und verwendet die erste Liste, in der jemand steht:

1. Die eigenen Empfängerinnen und Empfänger des Formulars bei New application und Buyer resubmitted, wenn das Formular im Bereich Email des Builders eine Liste hat.
2. Default recipients unter Settings › Email.
3. Eine Ersatzadresse. Die E-Mail-Adresse der Shop-Inhaberin oder des Shop-Inhabers, sobald die Person die App geöffnet hat, andernfalls die Kontakt-E-Mail Ihres Shops in Shopify. Settings › Email zeigt diese Adresse unter der Standardliste: „When this list is empty, emails go to …“, gefolgt von der Adresse.

Alle Empfängerinnen und Empfänger erhalten dieselbe E-Mail gemeinsam und können daher die Adressen der anderen sehen.

Standardempfänger festlegen

1. Default recipients öffnen

   Klicken Sie in der App auf Settings und dann auf Email. Suchen Sie die Karte Default recipients.

2. Personen hinzufügen

   Klicken Sie bei Recipients auf Add an email. Eine Liste mit den E-Mail-Adressen der Personen Ihres Teams öffnet sich, die die App geöffnet haben, ausgenommen Collaborator-Konten. Klicken Sie auf eine Adresse, um sie hinzuzufügen, oder geben Sie eine beliebige E-Mail-Adresse ein und drücken Sie Enter. Fügen Sie so viele hinzu, wie Sie brauchen.

   Um jemanden zu entfernen, klicken Sie auf das × an der Adresse.

   

   Wählen Sie Teammitglieder aus der Liste oder geben Sie eine beliebige E-Mail-Adresse ein und drücken Sie Enter.

3. Speichern

   Klicken Sie in der Speicherleiste auf Save. Die nächste Team-E-Mail geht an alle auf der Liste. Ist eine Adresse ungültig, bricht das Speichern mit „… isn’t an email address we can send to.“ ab. Korrigieren oder entfernen Sie sie und speichern Sie erneut.

Einem Formular eigene Empfängerinnen und Empfänger geben

Nutzen Sie das, wenn verschiedene Formulare zu verschiedenen Teams gehören. Die Liste des Formulars ersetzt die Standardempfänger für die E-Mails New application und Buyer resubmitted dieses Formulars.

1. Bereich Email des Formulars öffnen

   Gehen Sie zu Forms und klicken Sie neben dem Formular auf Edit, zum Beispiel bei Wholesale application. Klicken Sie in der Leiste links im Builder auf Email.

   Bei einem Formular, das noch nie gespeichert wurde, steht „Save the form once before editing its emails.“ Speichern Sie es zuerst.

2. Empfängerinnen und Empfänger des Formulars hinzufügen

   Klicken Sie unter Who hears about this form auf Add an email und fügen Sie Personen genauso hinzu wie unter Settings › Email. Solange die Liste leer ist, steht im Bereich „Using the default recipients on Settings → Email.“ Ist auch die Standardliste leer, wird die Ersatzadresse genannt, an die die E-Mails stattdessen gehen.

   

   Die eigenen Empfängerinnen und Empfänger eines Formulars ersetzen die Standardliste für die Team-E-Mails dieses Formulars.

3. Formular speichern

   Klicken Sie in der Speicherleiste des Builders auf Save.

Um zur Standardliste zurückzukehren, entfernen Sie alle Adressen unter Who hears about this form und speichern Sie das Formular.

Tägliche Zusammenfassung ausstehender Anträge aktivieren

Die Zusammenfassung ist bei der Installation der App deaktiviert.

1. Store emails finden

   Gehen Sie zu Settings › Email und suchen Sie Store emails.

2. Zusammenfassung aktivieren

   Aktivieren Sie unter Sent to your team den Schalter neben Daily pending summary.

3. Speichern

   Klicken Sie in der Speicherleiste auf Save.

Ab dann erhalten die Standardempfänger einmal täglich eine E-Mail, die ab 8 Uhr in der Zeitzone Ihres Shops gesendet wird. Sie nennt, wie viele Anträge auf Prüfung warten (neue und solche, die die antragstellende Person zurückgeschickt hat), und die Schaltfläche Open the review queue öffnet sie in der App. An einem Tag, an dem nichts wartet, wird keine E-Mail gesendet.

Team-E-Mails deaktivieren

Eine leere Empfängerliste stoppt Team-E-Mails nicht: Sie gehen stattdessen an die Ersatzadresse. Um eine E-Mail zu stoppen, deaktivieren Sie sie.

E-Mail	Wo sie deaktiviert wird
New application, Buyer resubmitted	Für ein Formular: Forms › Edit › Email, dann deaktivieren Sie den zugehörigen Schalter unter Sent to your team und speichern das Formular.
Daily pending summary, Import completed	Settings › Email › Store emails: Deaktivieren Sie den Schalter und klicken Sie auf Save.

Die E-Mail New application wird außerdem gestoppt, wenn Application received unter Automation › Automations deaktiviert ist, und Buyer resubmitted, wenn Application revised deaktiviert ist. Deaktivieren Sie Application received, wird auch die Käufer-E-Mail Application received gestoppt. Siehe Automatisierungen und Shopify Flow.

Nächste Schritte

• E-Mail-Vorlagen bearbeiten — ändern Sie, was jede Team-E-Mail sagt.
• Team und Rollen — fügen Sie die Personen hinzu, die Sie als Empfängerinnen und Empfänger auswählen möchten.
• Mit eigener Adresse senden (SMTP) — senden Sie Team-E-Mails über Ihren eigenen Mailserver.
• Aktivitätsprotokoll — prüfen Sie, welche E-Mails an wen gegangen sind.