Choisir qui est notifié

Sami B2B Onboarding envoie des e-mails à votre équipe lorsqu’il y a quelque chose à traiter. Vous choisissez les personnes une seule fois dans Settings › Email, et vous pouvez donner à n’importe quel formulaire de demande sa propre liste, par exemple pour que les demandes de distributeurs arrivent à une autre équipe.

Ces e-mails sont envoyés à votre équipe :

E-mail	Quand il est envoyé	Activé au départ
New application	Une personne acheteuse envoie une demande.	Oui
Buyer resubmitted	Une personne acheteuse envoie les informations que vous avez demandées.	Oui
Daily pending summary	Chaque matin vers 8 h dans le fuseau horaire de votre boutique, avec le nombre de demandes en attente d’examen. Ignoré les jours où rien n’attend.	Non
Import completed	Un import d’entreprises depuis un fichier CSV se termine.	Oui

Qui reçoit un e-mail destiné à l’équipe

L’application cherche les destinataires dans cet ordre et utilise la première liste qui contient quelqu’un :

1. Les destinataires propres au formulaire, pour New application et Buyer resubmitted, si le formulaire a une liste dans la section Email du générateur.
2. Default recipients dans Settings › Email.
3. Une adresse de secours. L’adresse e-mail de la personne propriétaire de la boutique dès qu’elle a ouvert l’application, sinon l’adresse e-mail de contact de votre boutique dans Shopify. Settings › Email affiche cette adresse sous la liste par défaut : « When this list is empty, emails go to … », suivi de l’adresse.

Tous les destinataires reçoivent le même e-mail en même temps ; ils peuvent donc voir les adresses des autres.

Définir vos destinataires par défaut

1. Ouvrir Default recipients

   Dans l’application, cliquez sur Settings, puis sur Email. Repérez la carte Default recipients.

2. Ajouter des personnes

   Cliquez sur Add an email dans Recipients. Une liste s’ouvre avec les adresses e-mail des membres de votre équipe qui ont ouvert l’application, à l’exception des comptes de collaboration. Cliquez sur une adresse pour l’ajouter, ou saisissez n’importe quelle adresse e-mail et appuyez sur Enter. Ajoutez-en autant que nécessaire.

   Pour retirer quelqu’un, cliquez sur le × de son adresse.

   

   Choisissez des membres de l’équipe dans la liste, ou saisissez n’importe quelle adresse e-mail et appuyez sur Enter.

3. Enregistrer

   Cliquez sur Save dans la barre d’enregistrement. Le prochain e-mail destiné à l’équipe est envoyé à toutes les personnes de la liste. Si une adresse n’est pas valide, l’enregistrement s’arrête avec « … isn’t an email address we can send to. » Corrigez-la ou retirez-la, puis enregistrez de nouveau.

Donner à un formulaire ses propres destinataires

Utilisez cette option lorsque différents formulaires relèvent d’équipes différentes. La liste du formulaire remplace les destinataires par défaut pour les e-mails New application et Buyer resubmitted de ce formulaire.

1. Ouvrir la section Email du formulaire

   Allez dans Forms et cliquez sur Edit à côté du formulaire, par exemple Wholesale application. Dans le rail à gauche du générateur, cliquez sur Email.

   Un formulaire qui n’a jamais été enregistré affiche « Save the form once before editing its emails. » Enregistrez-le d’abord.

2. Ajouter les destinataires du formulaire

   Sous Who hears about this form, cliquez sur Add an email et ajoutez des personnes de la même façon que dans Settings › Email. Tant que la liste est vide, la section indique « Using the default recipients on Settings → Email. » Si la liste par défaut est vide elle aussi, elle nomme l’adresse de secours à laquelle les e-mails sont envoyés.

   

   Les destinataires propres à un formulaire remplacent la liste par défaut pour les e-mails d’équipe de ce formulaire.

3. Enregistrer le formulaire

   Cliquez sur Save dans la barre d’enregistrement du générateur.

Pour revenir à la liste par défaut, retirez toutes les adresses de Who hears about this form et enregistrez le formulaire.

Activer le récapitulatif quotidien des demandes en attente

Le récapitulatif est désactivé à l’installation de l’application.

1. Trouver Store emails

   Allez dans Settings › Email et repérez Store emails.

2. Activer le récapitulatif

   Sous Sent to your team, activez l’interrupteur à côté de Daily pending summary.

3. Enregistrer

   Cliquez sur Save dans la barre d’enregistrement.

À partir de là, les destinataires par défaut reçoivent un e-mail par jour, envoyé à partir de 8 h dans le fuseau horaire de votre boutique. Il indique combien de demandes attendent d’être examinées (les nouvelles et celles que la personne acheteuse a renvoyées), et son bouton Open the review queue les ouvre dans l’application. Un jour où rien n’attend, aucun e-mail n’est envoyé.

Désactiver les e-mails destinés à l’équipe

Une liste de destinataires vide n’arrête pas les e-mails destinés à l’équipe : ils sont alors envoyés à l’adresse de secours. Pour arrêter un e-mail, désactivez-le.

E-mail	Où le désactiver
New application, Buyer resubmitted	Pour un formulaire : Forms › Edit › Email, puis désactivez son interrupteur sous Sent to your team et enregistrez le formulaire.
Daily pending summary, Import completed	Settings › Email › Store emails : désactivez son interrupteur et cliquez sur Save.

L’e-mail New application s’arrête aussi lorsque Application received est désactivé sous Automation › Automations, et Buyer resubmitted lorsque Application revised est désactivé. Désactiver Application received arrête aussi l’e-mail Application received destiné à la personne acheteuse. Consultez Automatisations et Shopify Flow.

Étapes suivantes

• Modifier les modèles d’e-mail — modifiez le contenu de chaque e-mail destiné à l’équipe.
• Équipe et rôles — ajoutez les personnes que vous souhaitez choisir comme destinataires.
• Envoyer depuis votre propre adresse (SMTP) — envoyez les e-mails destinés à l’équipe via votre propre serveur de messagerie.
• Journal d’activité — vérifiez quels e-mails sont partis et à qui.