Ladda ned en offert som PDF

Företagskunder behöver ofta ett dokument som de kan arkivera eller ta med till en chef för godkännande. Alla offerter i din lista kan laddas ned som PDF.

Det finns två vägar till samma fil, och båda slutar i samma popup:

• Från listan – åtgärden för att ladda ned PDF på offertens rad. Snabbast när du arbetar dig igenom sidan Quotes.
• Inifrån offerten – More actions > Download as PDF. Använd den här när du vill kontrollera priserna innan dokumentet skickas vidare.

Ladda ned från listan

1. Öppna Quote list

   Gå till Quote list i appens navigering för att komma till sidan Quotes.

2. Använd åtgärden för att ladda ned PDF

   Hitta offertens rad och använd åtgärden för att ladda ned PDF i kolumnen Actions. Den är den första av de fyra åtgärderna på varje rad – du behöver inte hålla muspekaren över raden, de visas alltid – och dess verktygstips lyder Download PDF.

   

   Varje rad har sina egna åtgärder.

3. Välj språk och klicka sedan på Download PDF

   En popup öppnas med rubriken Quote # och offertens nummer. Välj önskat språk under Select language och klicka sedan på Download PDF. Cancel stänger popupen utan att något laddas ned.

   Filen laddas sedan ned till din dator, redo att bifogas i ett e-postmeddelande eller skrivas ut.

Ladda ned inifrån offerten

1. Öppna offerten

   Klicka på offertens rad på sidan Quotes. Detaljsidan öppnas med rubriken Quote # och dess nummer.

2. Kontrollera att dokumentet är värt att skicka

   PDF-filen återger det som offerten säger just nu, så kontrollera den först: rutorna Price & quantity på varje rad samt Subtotal, länkarna för rabatt, frakt och skattesats och Total i panelen Payment.

   Om du ändrar något här ska du spara – nästa PDF du laddar ned återspeglar ändringen.

3. More actions > Download as PDF

   More actions finns uppe till höger i offerten. Öppna menyn och välj Download as PDF. I samma meny finns två andra alternativ – Duplicate quote och Delete quote.

   

   Allt du kan göra med en offert finns under More actions.

4. Välj språk och klicka sedan på Download PDF

   Samma popup öppnas. Välj ett språk under Select language och klicka på Download PDF.

Nedladdningspopupen

Oavsett vilken väg du tog är popupen densamma, och det är här språket bestäms.

Reglage	Det här gör det
Select language	Vilket språk dokumentet skrivs på. Listan innehåller Default plus alla språk som din mall Quote PDF har en översättning för. Under den anger appen din butiks eget språk efter ”Auto detected language:”.
Add language	På den blå bannern med texten ”If you don't have the desired language, add it here.” Den lämnar popupen och tar dig till redigeraren för Quote PDF template, där språk läggs till.
Download PDF	Startar nedladdningen.
Cancel	Stänger popupen, ingenting laddas ned.

Caution

Add language tar dig bort från sidan, så spara först allt osparat i offerten bakom popupen. Du tar dig tillbaka till offerten manuellt efteråt och startar nedladdningen på nytt.

Note

PDF: quote & invoice ingår i alla planer, även FREE. Det som kräver PRO är att ändra vad dokumentet innehåller – se nedan.

Tip

Skickar du ändå offerten med e-post? Då behöver du inte bifoga filen manuellt. Attach PDF file i redigeraren för e-postaviseringar lägger automatiskt till dokumentet i e-postmeddelandet – se Bifoga en PDF till offertmejl.

Ställ in din mall först

Det som visas i dokumentet kommer från en mall, så det är värt att kontrollera den innan du skickar en offert till en kund.

Gå till Advanced settings och öppna fliken PDF template. Det finns två mallar:

Mall	Används till
Quote PDF	”Template used to convert a quote to a PDF file.”
Invoice PDF	”Template used to convert a draft order to a PDF file.”

Advanced settings > PDF template.

När du öppnar Quote PDF får du redigeraren Quote PDF template: tre flikar – Design, Content och Translations – plus en Note och en Preview. Här följer en kort beskrivning av varje del; Anpassa offert-PDF:en går igenom hela redigeraren.

Design – hur det ser ut

Header size och Font size anges båda i px. Logo innehåller Use a logo image, Logo size i px och Upload images – appens egen anvisning är ”Click here to upload an image. For the best quality, use a 512 × 512 px image.” Color & Background anger Primary color, Background color, Table header color, Table header background, Table border color, Border color och Text color.

Att lägga till din logotyp innan den första offerten skickas är den enskilda ändring som är mest värd att göra. Det är den som gör att filen går från en appexport till något som ser ut att komma från ditt företag.

Design styr logotyp, storlekar och färger i det färdiga dokumentet.

Content – vad som finns på det

Fliken Content är en byggare som består av reglage: du slår på eller av en uppgift i stället för att skriva dokumentet själv. Quote info omfattar Quote ID, Issue date, Payment terms, Discount, Tax, Shipping, Subtotal och Grand total, där Choose date format kan ställas in på DD/MM/YYYY, MM/DD/YYYY eller YYYY/MM/DD. Quote products omfattar Show product image, Show vendor, Show SKU, Show variants and options, Show quantity, Show price och Show total. Other information omfattar Quote from, Customer information, Shipping address och Additional information. Column width växlar layouten mellan 33 % och 100 %.

Tip

Det lönar sig att låta Show SKU vara på för företagskunder. Det är numret som deras inköpssystem vill ha, och en offert som de kan beställa direkt från kommer tillbaka snabbare.

Translations – dokumentet på ett annat språk

Translations är redigerarens tredje flik. Varje språk som du lägger till här blir ett alternativ i listan Select language i nedladdningspopupen, så det är den här fliken som fyller listan. Lägg först till språket och ladda sedan ned – se Anpassa offert-PDF:en.

Note

Customizable PDF är en funktion i planen PRO. Med FREE och PREMIUM kan du fortfarande ladda ned och skicka offert-PDF:er – du kan bara inte ändra vad mallen lägger på dem.

Om redigerarens reglage är gråade med en rad med hänglås – ”🔐 This feature is available on …” – beror det på din plan, inte på ett fel. Se Jämförelse av planer eller öppna Pricing plans i appens navigering.

Caution

Redigeraren visar det här meddelandet: ”Remove the watermark from your PDF. Please contact us to verify your store and receive this service for free.” En nedladdad PDF har alltså en vattenstämpel tills din butik har verifierats. Se till att det blir gjort innan den första skickas till en kund – se Kontakta supporten.

Kunder på ett annat språk

Alla planer, även FREE, innehåller Multi-language (PDF & email). De tillgängliga språken kommer från Settings > Languages i din Shopify-admin – appen speglar det du har publicerat där.

Tip

Värt att göra om du säljer internationellt. En offert på köparens eget språk är märkbart lättare för dem att få godkänd inom sin egen organisation.

Två ställen har ordet Translations, och de fyller olika funktioner. Den i redigeraren Quote PDF template gäller själva dokumentet, och det är den som nedladdningspopupen läser. Fliken Translations under Advanced settings täcker resten av det som kunderna ser – Translations AI översätter offertformuläret, texten i din butik och båda offertmejlen. Se Översätt offertmejl.

Om du vill lägga till eller ta bort ett språk går du till Settings > Languages i din Shopify-admin. Appens lista speglar de språk som publicerats där, så det finns inget att lägga till manuellt i appen.

Nästa steg

• Anpassa offert-PDF:en – konfigurera offertdokumentet
• Skicka en offert – mejla offerten till kunden
• Anpassa faktura-PDF:en – dokumentet för utkastorder