Exportera offerter till CSV

Med export får du dina offertdata som ett kalkylblad – användbart för att rapportera om vad kunderna ständigt frågar efter och för att få in uppgifterna i ett CRM- eller bokföringssystem.

Note

Export quotes to CSV är en funktion i planen PRO. Se Jämförelse av planer eller öppna Pricing plans i appens navigering.

Om Export är gråad med en rad med hänglås – ”🔐 This feature is available on …” – beror det på din plan, inte på ett fel. Ingenting är trasigt.

Exportera

1. Öppna Quote list

   Gå till Quote list i appens navigering. Sidan har rubriken Quotes.

2. Avgränsa listan om du exporterar den aktuella sidan

   Statusflikarna – All, Read, Unread, Order created och Purchased – delar upp kön, och sök- och filterkontrollen bredvid dem avgränsar den ytterligare. Det finns också en sorteringskontroll och inställningen Items per page.

   Det här spelar bara roll om du väljer Current page i nästa steg, eftersom det alternativet exporterar exakt de rader som visas på skärmen. All quotes och datumintervallet ignorerar det du har filtrerat.

   Om du i stället vill ha några särskilda offerter markerar du deras kryssrutor nu – det är dem alternativet Quotes selected exporterar.

3. Klicka på Export

   

   Export finns uppe till höger, bredvid Create quote.

   

   Dialogrutan avgör hur mycket av listan du tar med dig.

4. Välj vad som ska ingå i filen

   En dialogruta öppnas med rubriken Export quotes to CSV file. Gör ditt val under Export: innan du gör något annat – ingenting exporteras förrän du trycker på knappen i nästa steg.

   Alternativ	Vad som exporteras
   Current page	Exakt de rader som visas på skärmen just nu – så det är det här alternativet som styrs av din flik, sökning, ditt filter och din inställning Items per page.
   All quotes	Allt, oavsett filtrering. När du väljer det visas en lista med offertnummerintervall – #1 -> #20 och så vidare – så att en stor butik kan ta ett block i taget.
   By condition	Öppnar en andra uppsättning val: Quotes selected exporterar de rader du markerade i listan, och Date range ger dig rutorna Start date och End date i formatet YYYY-MM-DD.

   Ovanför alternativen finns en kryssruta, Without quote list items. Låt den vara avmarkerad för en fullständig export. Markera den när du bara vill ha en rad per offert – kunden, datumen och statusen, utan produkterna – vilket är det format du vill ha för en kontaktlista eller en enkel räkning.

   Note

   Split into multiple files, under By condition, visas gråad. Den går inte att välja, så använd intervallen under All quotes när en export är för stor för att hanteras i ett stycke.

5. Klicka på Export quotes

   Export quotes är den blå knappen längst ned i dialogrutan – Cancel bredvid den stänger utan att exportera.

   Appen bekräftar med ”Quotes exported successfully.” och filen laddas ned som quotes.csv, redo att öppnas i Excel, Google Sheets eller Numbers.

Vad en offert egentligen innehåller

En export är bara så användbar som offerterna bakom den, så det är värt att veta vad en offert innehåller. Öppna vilken rad som helst på sidan Quotes så ser du allt.

I offerten	Vad det är
Orderraderna	Products, Price & quantity och Total, varje rad med sin SKU – de priser ni kom överens om, inte dina listpriser.
Panelen Payment	Subtotal, beloppen bakom Edit discount, Edit shipping och Edit tax rate, samt Total.
Kolumnen till höger	Customer och Email, sedan Contact information, Company information, Shipping address, Billing address, Payment terms, Extra info och Tags.
Timeline	Dina egna anteckningar i offerten. ”Only you and your staff can see comments”, så allt du skriver där med Post hålls utom synhåll för kunden.

Om en kolumn du väntade dig är tom är den vanligaste orsaken att ditt formulär aldrig frågade efter den. Se Översikt över offertformuläret.

Kom ihåg att Without quote list items tar bort produktraderna. Om din export saknar produkter ska du först kontrollera den rutan innan du antar att något är fel.

Vad du kan lära dig av den

Fråga	Vad du ska titta på
Vad efterfrågar folk mest?	Gruppera efter produkt för att hitta efterfrågan som dina publicerade priser inte fångar upp.
Hur många offerter blir till order?	Jämför de offerter du har skapat med dem som nådde Order created och Purchased – det är din andel offerter som blir order.
Vilka storlekar är typiska?	Kvantiteterna visar om din minimiorder och dina prisnivåer är rimligt inställda.
Vem köper?	Kolumnen Company visar hur stor del av dina offerter som går till företagskunder snarare än privatpersoner.

Instrumentpanelens Analytics overview besvarar en del av detta helt utan export: Quote number, Completed orders, Total draft orders och Order value över ett datumintervall som du väljer.

Tip

En kvartalsexport är ett snabbt sätt att upptäcka mönster, och Date range under By condition är gjord för just det – ställ in Start date och End date på kvartalet och ta en fil per period. Om samma produkt offereras hela tiden och alltid avtalas till ungefär samma pris är det en kandidat för ett publicerat nivåpris, och en offert mindre att hantera varje vecka.

Spara din egen kopia

Om du är beroende av offerthistoriken bör du ta en export med jämna mellanrum. Det är också så du behåller dina uppgifter om du någon gång avinstallerar appen – se Behörigheter och data.

Avsnittet Pricing plan details på instrumentpanelen visar din Storage size och Used storage, vilket är värt en titt om du tar emot många filuppladdningar med dina offerter.

Caution

Exporter innehåller kunders kontaktuppgifter. Behandla filen som du skulle behandla vilka kunddata som helst – spara den på en lämplig plats och skicka den inte runt med e-post.

Danger

Exportera innan du tar bort, inte efter. När du tar bort en offert förstörs också de filer som kunder har laddat upp till den, ”including from previously exported links” – så länkarna till bilagor i en gammal export slutar fungera när offerten bakom dem är borta. Se Duplicera eller ta bort en offert.

Skicka offertdata någon annanstans automatiskt

Om du exporterar för att få in offerter i ett annat verktyg kan en integration spara dig omvägen. Under Advanced settings > Integrations ansluter appen till Mailchimp, Klaviyo, Shopify, HubSpot, Omnisend, GetResponse, Sendinblue, ActiveCampaign, Campaign Monitor och Zapier.

Note

Mailchimp, Klaviyo och Shopify ingår i planen FREE. Resten kräver PRO, liksom själva exporten.

Nästa steg

• Översikt över integrationer – skicka offertdata till dina verktyg automatiskt
• Behörigheter och data – vad som lagras, och hur länge
• Duplicera eller ta bort en offert – rensa bort offerter när du har en kopia