E-post som skickas till admin

Det här är aviseringen som talar om att en offert har kommit in. Att få den rätt är viktigt – en offert som du inte märker är en försäljning som du inte gör.

Inställningen heter Mail notifications, och appen beskriver den så här: “Automatically send an email notification to the store owner when a quote is submitted.”

Ställ in det

1. Öppna Advanced settings

   Klicka på Advanced settings i appens sidofält.

   Från instrumentpanelen kan du också använda steget Set up email notifications i Setup guide och dess knapp Open notifications.

2. Gå till fliken Email notifications

   Välj Email notifications i listan med flikar.

3. Öppna redigeraren Mail notifications

   Klicka på ikonknappen i slutet av raden Mail notifications. Mejlet öppnas i sin egen redigerare, med mallflikarna Basic och Advanced.

   

   

   Redigeraren Mail notifications. Inställningar till vänster, Preview till höger.

4. Välj en mallflik

   Det finns två mejlmallar, och du väljer en av dem:

   • Basic – konfigurera mejlmallen med de tillgängliga alternativen. Mejlet byggs av avsnitt som du öppnar och fyller i, listade nedför högersidan av sidan.
   • Advanced – redigera mejlets innehåll manuellt själv.

   Att välja en mall är i sig en sparad åtgärd: om du väljer basmallen och klickar på Save tillämpas basmallen på mejlen.

   Allt i stegen nedan finns på Basic.

   

5. Ange vem som får aviseringen

   Avsnittet General innehåller Email, och i det fältet Admin email. Ange adressen som ska aviseras här.

   Du kan ange fler än en. Fältets egen hjälptext säger: “You can add multiple email addresses, separated by commas. A maximum of 5 addresses is allowed. Contact us to increase the number of emails added.”

   Det är värt en stund att välja de adresserna väl – se Ändra mottagare av aviseringar.

6. Skriv Subject

   Subject är raden som aviseringen kommer med. Lägg in något som identifierar den så att offertmejl sticker ut i en full inkorg.

7. Skriv meddelandet

   Redigeraren ger dig en rich text-redigerare med menyerna File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table och Help, så att texten kan ändras utan att du skriver kod.

   Show variants listar de variabler som du kan lägga in i mallen, till exempel namnet på kunden som skickade offerten. Kopiera en från listan och klistra in den där du vill ha den – Mallen Advanced nedan visar syntaxen och ett genomgånget exempel.

   Om du vill använda några appvariabler, klicka på Show variant.

   

   Skriv meddelandet och lägg sedan in variabler där uppgifterna hör hemma.

8. Bestäm om offerten ska bifogas

   Avsnittet PDF attachment innehåller Attach PDF file. Bocka i den om du hellre vill läsa offerten som ett dokument än som ett mejl. Dokumentet byggs från din mall Quote PDF – ställ in den först, som Bifoga en PDF till offertmejl förklarar.

9. Läs igenom i Preview

   Preview visar mejlet som det kommer att anlända. Läs det där innan du sparar.

   Om en ändring har gått fel och du hellre vill börja om återställer Reset template mejlet till mallen som du började med.

   

10. Spara och skicka sedan ett test till dig själv

    Klicka på Save för att spara mallen. Skicka sedan en offertförfrågan från din egen butik och kontrollera att mejlet kommer fram.

Caution

Skicka alltid en riktig testförfrågan. Det är det enda sättet att bekräfta att adressen är rätt och att meddelandet inte filtreras bort.

Mallen Basic, avsnitt för avsnitt

I mallen Basic finns avsnitt nedför högersidan som bygger mejlet. Klicka på vart och ett för att ställa in det.

1. General

• Admin Email – lägg till eller ändra mejladresserna som får offertaviseringar. Anges i stegen ovan, där gränsen på fem adresser citeras.
• Subject – ämnesraden för den här aviseringen.
• Attach PDF file – bocka i den här kryssrutan om du vill bifoga offerten som en PDF-fil till mejlet.

Mejl skickas som standard av appens e-postserver. Om du vill att din egen mejladress ska vara avsändare i stället, ställ in SMTP – se Skicka från din egen adress (SMTP).

2. Header email content

• Fyll i fälten Store name och Store link.
• Klicka på Upload photo för att lägga till butikens logotyp.
• Redigera delen Description. Du kan använda de tillgängliga mejlplatshållarna här.

3. Product information

Bocka i kryssrutan för varje uppgift som du vill visa i ditt mejl. Det här är avsnittet som avgör om din avisering går att läsa med en blick eller om du måste öppna offerten för att få veta något:

Kryssruta	Visas i mejlet
Product Image	Produktfotot.
Product Vendor	Leverantören som är angiven på produkten.
Product SKU	SKU:n – det snabbaste sättet att identifiera vad som efterfrågades.
Product Option	Varianten som kunden valde, till exempel storlek eller utförande.
Product Quantity	Hur många de bad om, så att du kan bedöma uppdraget innan du öppnar det.
Product Price	Styckepriset.
Product Total price	Radsumman.

4. Additional information

Bocka i en kryssruta för att välja de fält från formulärbyggaren som du vill visa i ditt mejl.

Om ett fält som du lade till i offertformuläret saknas i aviseringen är det därför: fält från formulärbyggaren är opt-in här, och en obockad ruta visas helt enkelt inte.

5. Footer email content

Redigera sidfotens innehåll som du vill, med hjälp av de tillgängliga mejlplatshållarna.

6. Color and font

• Dra och släpp för att justera Font size.
• Klicka för att välja Text color och Heading color som du vill ha.

Mallen Advanced

Välj Advanced när du hellre vill skriva aviseringen själv än sätta ihop den av avsnitten i Basic.

1. Välj mallen Advanced

   På samma sida för mejlinställningar väljer du mallen Advanced.

2. Redigera innehållet

   Redigera mejlmallens innehåll manuellt till höger på sidan – Admin email, Subject, attach PDF file och resten.

3. Lägg till variabler

   Klicka på Show variants, kopiera en variabel från listan och lägg till den i mejlmallen.

   Om du till exempel vill visa namnet på kunden som skickade offerten: listan Email placeholders visar {!! $name !!} vid First name. Lägg {!! $name !!} i fältet Subject och i brödtexten, så ersätts det med namnet på kunden som skickade din offert.

   Eftersom variabler fungerar i Subject såväl som i brödtexten kan aviseringen nämna kunden i din inkorgslista – vilket är precis det som gör en avisering läsbar utan att öppna den.

   

4. Anpassad CSS-kod

   Lägg anpassad CSS-kod för mejlets innehåll i fältet Custom CSS codes. Det är valfritt.

   

5. Spara

   Klicka på Save för att spara mallen.

Gör den användbar med en blick

En avisering som du måste öppna för att förstå gör dig långsammare. Värt att göra:

• Lägg något som identifierar i Subject så att du kan upptäcka offertmejl i en full inkorg. I mallen Advanced lägger en variabel som {!! $name !!} in kundens namn där också.
• Bocka i de rutor under Product information som är viktiga för dig – Product SKU, Product Option och Product Quantity räcker oftast för att prissätta ett uppdrag enbart utifrån aviseringen.
• Bocka i de fält under Additional information som du förlitar dig på, annars följer inte svaren som ditt formulär samlar in med aviseringen.
• Avisera en delad brevlåda i stället för en person, så att offerter inte stannar upp när någon är borta – se Ändra mottagare av aviseringar.
• Bocka i Attach PDF file om du hellre vill läsa offerten som ett dokument – se Bifoga en PDF till offertmejl.

Note

Editable email template ingår i planen FREE, så du kan skriva om det här mejlet oavsett vad du betalar. Multiple email addresses och Remove copyright from email finns i planen PREMIUM.

Om en kontroll är nedtonad med ett hänglås och texten “🔐 This feature is available on …” beror det på din plan och inte på ett fel. Pricing plans i appens sidofält visar vad varje plan innehåller.

Mejlet är inte den enda registreringen

Varje förfrågan sparas också i appen. Öppna Quote list i sidofältet – sidan har rubriken Quotes – och använd statusflikarna All, Read, Unread, Order created och Purchased för att se vad som fortfarande behöver uppmärksamhet. Om ett mejl går vilse går ingenting förlorat.

Om du inte får dem

Aviseringar kommer från [email protected] om du inte har ställt in din egen e-postserver. Om ingenting kommer fram, kontrollera din skräppostmapp och tillåt den avsändaren – fullständiga steg finns i Felsökning.

Nästa steg

• Ändra mottagare av aviseringar – lägg till kollegor i aviseringarna
• E-post som skickas till kunder – vad kunden får
• Skicka från din egen adress (SMTP) – skicka från din egen adress i stället