Översikt över hantering av offerter

Varje förfrågan som dina kunder skickar kommer in i Quote list, det första alternativet under SA Request a Quote i din Shopify-admin. Själva sidan har rubriken Quotes och är din arbetskö: du öppnar en förfrågan, prissätter den, skickar tillbaka den och skapar en order av den när kunden godkänner.

Sidan Quotes är dit alla förfrågningar kommer.

Vad som finns på sidan

Två knappar finns uppe till höger: Export och Create quote.

Under dem finns statusflikarna, som delar upp kön åt dig.

Flik	Vad den visar
All	Alla offerter, oavsett status.
Read	Förfrågningar som någon redan har tittat på.
Unread	Nya förfrågningar som fortfarande väntar på dig – kolla den här först varje morgon.
Order created	Offerter som en order redan har skapats från.
Purchased	Offerter som kunden har betalat för.

Bredvid flikarna finns en sök- och filterkontroll och en sorteringskontroll, för när kön blir lång.

Själva tabellen har sex kolumner: Quote ID, Customer, Company, Created at, Status och Actions.

Varje rad har fyra åtgärder i kolumnen Actions: ladda ned PDF, skicka e-post, duplicera och ta bort. Längst ned i tabellen finns sidnumrering med Items per page, som du kan ställa in på 10, 20, 30 eller 50. Under tabellen länkar ”Learn more about quote list” till here.

Note

Kolumnen Company fylls bara i när kunden har angett ett företag. Om det är viktigt för dig kan du fråga efter det i formuläret – se Översikt över offertformuläret.

Inne i en offert

Ett klick på en rad öppnar offertens detaljsida, med rubriken Quote # och dess nummer. Nästan allt verkligt arbete sker här.

Offertens detaljsida: prissätt, justera beloppen och konvertera den sedan.

Område	Används till
Convert to Order och More actions	Knapparna uppe till höger. Konverteringen gör en godkänd offert till en försäljning.
Search products, Browse products, Manage products	Ändra vad som ingår i offerten.
Products / Price & quantity / Total	Orderraderna, var och en med sin SKU, redigerbara rutor och en knapp för Duplicate items. Create section grupperar dem.
Payment	Subtotal, Edit discount, Edit shipping, Edit tax rate och Total.
Mark as unread, Mark as paid, Resend an email	De tre knapparna under panelen Payment.
Timeline	Historiken, plus en kommentarsruta och Post. ”Only you and your staff can see comments.”
Kolumnen till höger	Customer och Email, sedan Contact information, Company information, Shipping address, Billing address, Payment terms, Extra info och Tags.

Vad du kan göra med en offert

Åtgärd	När du använder den	Hur
View and edit	Läsa vad kunden har bett om och ange ditt pris.	Visa och redigera en offert
Send a quotation	Mejla din prissatta offert tillbaka till kunden.	Skicka en offert
Convert to a draft order	Kunden har tackat ja – gör om offerten till en order och fakturera.	Konvertera till utkastorder
Create manually	En förfrågan som kom in via telefon, e-post eller personligen.	Skapa en offert manuellt
Download a PDF	Köparen vill ha ett formellt dokument att arkivera eller godkänna.	Ladda ned en offert som PDF
Export to CSV	Rapportering, eller att flytta data till ett annat system.	Exportera offerter till CSV
Duplicate or delete	Återanvänd en liknande offert, eller rensa bort ett test.	Duplicera eller ta bort en offert

Var nya förfrågningar syns först

Du behöver inte hålla dig på sidan Quotes. Appens instrumentpanel har ett avsnitt, Recent activity, med Total quotes för de senaste 7 dagarna, Pending quotes som behöver granskas och ett kort för den senaste förfrågan som visar dess Customer, Products, Estimated value och Status. View all tar dig direkt till hela listan.

Recent activity på instrumentpanelen, med View all vidare till kön.

Du kan också få ett e-postmeddelande varje gång en förfrågan kommer in. Mail notifications under Advanced settings gör det – se E-post som skickas till dig.

Ett typiskt arbetssätt

1. En förfrågan kommer in

   Den visas under Unread, och du får ett e-postmeddelande om Mail notifications är aktiverat.

2. Du prissätter den

   Öppna förfrågan. Läs meddelandet i Extra info, ange siffrorna i Price & quantity och gå igenom panelen Payment.

3. Du skickar tillbaka den

   Använd Resend an email i offerten, eller åtgärden för att skicka e-post på dess rad. Ladda också ned PDF:en om köparen behöver ett dokument.

4. De godkänner

   Klicka på Convert to Order och fakturera. Offerten flyttas till Order created och sedan till Purchased när den är betald.

Note

Export quotes to CSV, Convert a quote to an order och Customizable PDF är funktioner i planen PRO.

När en funktion inte ingår i din plan inaktiverar appen reglaget och visar en rad med hänglås – ”🔐 This feature is available on …” – med en länk till den plan som innehåller den. En gråad knapp beror på planen, inte på ett fel. Se Jämförelse av planer eller öppna Pricing plans i appens navigering.

Nästa steg

• Visa och redigera en offert – öppna din första förfrågan
• Skicka en offert – få tillbaka ditt pris till kunden
• Så fungerar det – hela flödet, från början till slut