Anpassa offert-PDF:en

Företagskunder agerar sällan på enbart ett e-postmeddelande. De arkiverar offerten, vidarebefordrar den för godkännande eller bifogar den till en inköpsorder – så dokumentet är lika viktigt som meddelandet.

I appen är Quote PDF ”Template used to convert a quote to a PDF file”. Det är vad kunden får varje gång du laddar ned en offert eller skickar vidare den, så det är värt att ställa in innan en riktig offert skickas.

Var du hittar den

Klicka på Advanced settings i appens sidofält och välj sedan fliken PDF template. Den innehåller två mallar:

Mall	Vad den skapar
Quote PDF	”Template used to convert a quote to a PDF file” – erbjudandet du skickar till en kund.
Invoice PDF	”Template used to convert a draft order to a PDF file” – dokumentet som hör till en offert som du har gjort om till en utkastorder.

Quote PDF är dokumentet som din kund får.

Ställ in mallen

1. Öppna Advanced settings

   Klicka på Advanced settings i appens sidofält.

2. Gå till fliken PDF template

   Välj PDF template i listan med flikar.

3. Öppna Quote PDF

   Öppna Quote PDF. Redigeraren har rubriken Quote PDF template.

   Kolumnen till vänster innehåller tre avsnitt som du fäller ut ett i taget – Design, Content och Translations – med Preview bredvid till höger.

   

   Redigeraren Quote PDF template. Reglagen till vänster, Preview till höger.

4. Lägg till din logotyp och dina färger i Design

   Fäll ut Design. Det är det här avsnittet som gör att dokumentet ser ut att komma från dig i stället för från en app:

   • Header size och Font size, båda i px.
   • Logo – markera Use a logo image, ange Logo size i px och klicka sedan på uppladdningsytan för att lägga till filen. Appens egen anvisning lyder: ”Click here to upload an image. For the best quality, use a 512 × 512 px image.” Fältet under tar i stället en bildadress och heter Enter an image URL to change it.
   • Color & Background – sju färgrutor, i den här ordningen: Primary color, Background color, Table header color, Table header background, Table border color, Border color och Text color.

   

   Tip

   Ange logotypen först och titta på Preview innan du rör färgerna. En logotyp ändrar sidhuvudets proportioner, och färger som valts mot fel sidhuvud måste ofta väljas om.

5. Gå igenom Content

   Öppna Content och slå på eller av varje rad. Grupperna är Quote info, Quote products och Other information, följda av Column width och Note – de listas i sin helhet nedan.

   

6. Redigera formuleringarna i Translations

   Fäll ut Translations. Den har två uppgifter, och de flesta butiksägare behöver bara den första.

   • Om du vill ändra en etikett på engelska skriver du över den. Varje etikett som skrivs ut på dokumentet har en egen ruta – bland dem Quote invoice, Quote no., Issue date, Payment terms, Quote from, Quote to, Ship to, Shipping, Additional information, Product, Quantity, Price, Total, Subtotal, Discount, Tax, Grand total och Note. Om din bransch kallar det ”Estimate” i stället för ”Quote invoice” är det här du ändrar det.
   • Om du vill lägga till ett annat språk klickar du på Add language, väljer språket och fyller sedan i samma rutor. Languages växlar vilket språk du redigerar, och papperskorgsikonen bredvid ett språk tar bort det. Standardspråket har ingen papperskorgsikon och kan inte tas bort.

   

7. Läs Preview

   Preview visar det färdiga dokumentet bredvid reglagen, så att du ser effekten av varje reglage medan du arbetar.

8. Spara

   Ändra något så visas Shopifys sparfält överst i admin. Klicka på Save för att behålla mallen, eller på Discard changes för att förkasta den. Förrän du sparar når ingenting du gjort här en riktig offert.

   

9. Ladda ned en testoffert

   Öppna Quote list i sidofältet och använd åtgärden för att ladda ned PDF på en av dina egna testofferter. Läs dokumentet från början till slut – det är värt att se den riktiga filen, inte bara förhandsvisningen.

Quote info

Sidhuvudsblocket: vem offerten kommer från, när den utfärdades och hur beloppen fördelar sig.

Reglage	Vad det lägger till
Quote ID	Offertens referens, så att du och kunden kan hänvisa till samma dokument veckor senare.
Issue date	Datumet då offerten skapades.
Choose date format	Inget reglage – en rullgardinslista. Välj DD/MM/YYYY, MM/DD/YYYY eller YYYY/MM/DD så att det passar hur dina kunder läser datum.
Payment terms	De villkor som avtalats i offerten.
Discount	Eventuell rabatt som tillämpats på offerten.
Tax	Skatt som visas på en egen rad i stället för att vara dold i totalen.
Shipping	Fraktbeloppet.
Subtotal	Summan före rabatt, skatt och frakt.
Grand total	Slutsumman.

Tip

Slå på Discount, Tax och Shipping om du ger offert till företag. Köpare som måste få en offert godkänd internt behöver se vad priset omfattar, angivet på separata rader.

Quote products

Tabellen med orderrader. Varje reglage lägger till en uppgift för varje produkt i dokumentet.

Reglage	Vad det lägger till
Show product image	En miniatyrbild bredvid varje rad.
Show vendor	Produktens leverantör.
Show SKU	SKU:n – värd att ha om din kund beställer mot artikelnummer.
Show variants and options	Vald variant och valda alternativ, till exempel storlek eller färg.
Show quantity	Hur många av varje rad.
Show price	Styckpriset.
Show total	Radsumman.

Caution

Show price och Show total är reglage som alla andra. Om du lämnar dem av får kunden ett dokument utan belopp per rad. Det är avsiktligt för vissa företag och ett misstag för de flesta – kontrollera Preview innan du skickar.

Other information

Reglage	Vad det lägger till
Quote from	Din sida av dokumentet. Slå på det så fälls det ut till fem egna reglage – Store name, Email, Company name, Address och Phone number – så att du bestämmer exakt vilka av dina uppgifter köparen får.
Customer information	Vem offerten gäller.
Shipping address	Dit varorna skulle skickas.
Additional information	Den extra information som samlats in i ditt offertformulär.

Column width anger hur blocken placeras på sidan. Alternativen är 33% och 100% – växla mellan dem och läs Preview för att se vilket som passar ditt dokument.

Lägg till egna formuleringar

Note är där din egen text hamnar i dokumentet. Använd den för de två saker som en offert behöver och som reglagen inte kan ge:

• Hur länge offerten gäller. ”Gäller i 30 dagar” är både ett kommersiellt skydd och en vänlig anledning för kunden att bestämma sig.
• Hur man accepterar. En offert utan nästa steg stannar av.

Sälja på mer än ett språk

Dokumentets egna formuleringar finns i avsnittet Translations i den här redigeraren, inte i appens allmänna översättningsinställningar – så ett andra språk på offert-PDF:en lägger du till här, etikett för etikett, som beskrivs i stegen ovan.

Multi-language (PDF & email) ingår i planen FREE, så en kund som läser på ett annat språk kan ändå få ett dokument som hen förstår. För delen som gäller butiken och e-post, se Översätt offertmejl.

Note

Invoice PDF är en separat mall med ett eget avsnitt Translations, så ställ in dina språk i båda om du skickar båda dokumenten – se Anpassa faktura-PDF:en.

Vattenstämpeln

PDF-filer har en vattenstämpel tills din butik har verifierats. Redigeraren säger det rakt ut: ”Remove the watermark from your PDF. Please contact us to verify your store and receive this service for free.”

Note

Verifieringen kostar ingenting. Skriv till [email protected] innan du skickar offerter till riktiga kunder – se Kontakta supporten.

Vad din plan innehåller

Plan	Det här får du
FREE	PDF: quote & invoice och Multi-language (PDF & email).
PRO	Customizable PDF, utöver allt som ingår i PREMIUM.

Se Jämförelse av planer för hela listan.

Nästa steg

• Anpassa faktura-PDF:en – dokumentet som hör till en utkastorder
• Ladda ned en offert som PDF – ladda ned en offert som PDF
• Bifoga en PDF till offertmejl – få dokumentet till din kund