Exportar cotizaciones a CSV

La exportación te da los datos de tus cotizaciones en una hoja de cálculo: resulta útil para analizar lo que la clientela pide una y otra vez y para llevar la información a un CRM o a un sistema de contabilidad.

Nota

Export quotes to CSV es una función del plan PRO. Consulta Comparación de planes o abre Pricing plans en la navegación de la aplicación.

Si Export aparece deshabilitado con una línea de candado (“🔐 This feature is available on …”), es tu plan, no un fallo. No hay nada roto.

Exportar

1. Abre Quote list

   Ve a Quote list en la navegación de la aplicación. La página tiene el encabezado Quotes.

2. Acota la lista si vas a exportar la página actual

   Las pestañas de estado (All, Read, Unread, Order created y Purchased) dividen la cola, y el control de búsqueda y filtro que tienen al lado la acota aún más. También hay un control de orden y un ajuste Items per page.

   Esto solo importa si en el siguiente paso eliges Current page, porque esa opción exporta exactamente las filas que ves en pantalla. All quotes y el intervalo de fechas ignoran lo que hayas filtrado.

   Si prefieres exportar unas pocas cotizaciones concretas, marca ahora sus casillas: eso es lo que exporta la opción Quotes selected.

3. Haz clic en Export

   

   Export está arriba a la derecha, junto a Create quote.

   

   El cuadro de diálogo decide cuánto de la lista te llevas.

4. Elige qué se incluye en el archivo

   Se abre un cuadro de diálogo con el encabezado Export quotes to CSV file. Haz tu elección en Export: antes de hacer nada más: no se exporta nada hasta que pulses el botón del siguiente paso.

   Opción	Qué exporta
   Current page	Exactamente las filas que se ven ahora en pantalla, así que esta es la que dependen de tu pestaña, búsqueda, filtro y ajuste Items per page.
   All quotes	Todo, esté filtrado o no. Al elegirla aparece una lista de intervalos de números de cotización (#1 -> #20, etc.), de modo que una tienda grande puede tomar un bloque cada vez.
   By condition	Abre un segundo conjunto de opciones: Quotes selected exporta las filas que marcaste en la lista, y Date range te da los cuadros Start date y End date en formato YYYY-MM-DD.

   Sobre las opciones hay una casilla, Without quote list items. Déjala sin marcar para una exportación completa. Márcala cuando solo quieras una fila por cotización (la persona, las fechas y el estado, sin los productos), que es el formato que necesitas para una lista de contactos o un simple recuento.

   Nota

   Split into multiple files, en By condition, aparece deshabilitada. No se puede seleccionar, así que usa los intervalos de All quotes cuando una exportación sea demasiado grande para manejarla de una vez.

5. Haz clic en Export quotes

   Export quotes es el botón azul al final del cuadro de diálogo; Cancel, a su lado, lo cierra sin exportar.

   La aplicación lo confirma con “Quotes exported successfully.” y el archivo se descarga como quotes.csv, listo para abrirlo en Excel, Google Sheets o Numbers.

Qué contiene realmente una cotización

Una exportación es tan útil como las cotizaciones en las que se basa, así que conviene saber qué incluye una cotización. Abre cualquier fila de la página Quotes y lo verás todo.

En la cotización	Qué es
Las líneas	Products, Price & quantity y Total, cada línea con su SKU: los precios que acordaste, no tus precios de lista.
El panel Payment	Subtotal, los importes que hay detrás de Edit discount, Edit shipping y Edit tax rate, y Total.
La columna derecha	Customer y Email, después Contact information, Company information, Shipping address, Billing address, Payment terms, Extra info y Tags.
La Timeline	Tus propias notas sobre la cotización. Como "Only you and your staff can see comments", lo que registres allí con Post no lo ve la clientela.

Si una columna que esperabas está vacía, lo habitual es que tu formulario nunca la pidiera. Consulta Resumen del formulario de cotización.

Recuerda que Without quote list items elimina las líneas de producto. Si tu exportación no tiene productos, revisa primero esa casilla antes de suponer que algo va mal.

Qué puedes aprender de ella

Pregunta	Qué mirar
¿Qué es lo que más se pide?	Agrupa por producto para encontrar la demanda que tus precios publicados no están captando.
¿Cuántas cotizaciones se convierten en pedidos?	Compara las cotizaciones que creaste con las que llegaron a Order created y Purchased: esa es tu tasa de cotización a pedido.
¿Qué tamaños son habituales?	Las cantidades indican si tu pedido mínimo y tus niveles de precio están bien definidos.
¿Quién compra?	La columna Company muestra qué parte de tus cotizaciones corresponde a compradores empresariales en lugar de particulares.

Analytics overview del panel responde a parte de esto sin necesidad de exportar: Quote number, Completed orders, Total draft orders y Order value en el intervalo de fechas que elijas.

Consejo

Una exportación trimestral es una forma rápida de detectar patrones, y Date range en By condition está pensado justo para eso: define Start date y End date con el trimestre y toma un archivo por periodo. Si el mismo producto se cotiza constantemente y siempre se acuerda cerca del mismo precio, es un candidato a precio por niveles publicado, y una cotización menos que gestionar cada semana.

Cómo conservar tu propia copia

Si dependes del historial de cotizaciones, haz una exportación periódicamente. También es la forma de conservar tus registros si alguna vez desinstalas la aplicación; consulta Permisos y datos.

La sección Pricing plan details del panel muestra tu Storage size y Used storage, algo que conviene mirar si recibes muchos archivos subidos con tus cotizaciones.

Precaución

Las exportaciones contienen datos de contacto de la clientela. Trata el archivo como tratarías cualquier dato de clientes: guárdalo en un lugar adecuado y no lo envíes por correo a todo el mundo.

Peligro

Exporta antes de eliminar, no después. Eliminar una cotización también destruye los archivos que la clientela subió a ella, “including from previously exported links”, así que los enlaces de adjuntos de una exportación antigua dejan de funcionar cuando desaparece la cotización que hay detrás. Consulta Duplicar o eliminar una cotización.

Enviar los datos de las cotizaciones a otro sitio automáticamente

Si exportas para llevar las cotizaciones a otra herramienta, una integración puede ahorrarte el rodeo. En Advanced settings > Integrations, la aplicación se conecta con Mailchimp, Klaviyo, Shopify, HubSpot, Omnisend, GetResponse, Sendinblue, ActiveCampaign, Campaign Monitor y Zapier.

Nota

Mailchimp, Klaviyo y Shopify están en el plan FREE. El resto requieren PRO, igual que la propia exportación.

Siguientes pasos

• Resumen de integraciones: envía los datos de las cotizaciones a tus herramientas automáticamente
• Permisos y datos: qué se almacena y durante cuánto tiempo
• Duplicar o eliminar una cotización: limpia las cotizaciones cuando ya tengas una copia