Eksport ofert do CSV

Eksport daje dane ofert w postaci arkusza – przydatnego do raportowania, o co klienci pytają najczęściej, oraz do przeniesienia informacji do systemu CRM lub księgowego.

Notatka

Export quotes to CSV to funkcja planu PRO. Zobacz Porównanie planów lub otwórz Pricing plans w nawigacji aplikacji.

Jeśli Export jest wyszarzone z linią z kłódką – „🔐 This feature is available on …” – to kwestia planu, a nie usterka. Nic się nie zepsuło.

Eksport

1. Otwórz Quote list

   Przejdź do Quote list w nawigacji aplikacji. Strona ma nagłówek Quotes.

2. Zawęź listę, jeśli eksportujesz bieżącą stronę

   Karty statusu – All, Read, Unread, Order created i Purchased – dzielą kolejkę, a kontrolka wyszukiwania i filtrowania obok nich zawęża ją dalej. Dostępna jest też kontrolka sortowania i ustawienie Items per page.

   Ma to znaczenie tylko wtedy, gdy w następnym kroku wybierzesz Current page, ponieważ ta opcja eksportuje dokładnie wiersze widoczne na ekranie. All quotes i zakres dat ignorują zastosowane filtry.

   Jeśli zamiast tego potrzebujesz konkretnych kilku ofert, zaznacz teraz ich pola wyboru – właśnie to eksportuje opcja Quotes selected.

3. Kliknij Export

   

   Export znajduje się w prawym górnym rogu, obok Create quote.

   

   Okno decyduje, jak dużo z listy zabierasz ze sobą.

4. Wybierz, co trafi do pliku

   Otworzy się okno z nagłówkiem Export quotes to CSV file. Zanim zrobisz cokolwiek innego, dokonaj wyboru w sekcji Export: – nic nie zostanie wyeksportowane, dopóki nie naciśniesz przycisku w następnym kroku.

   Opcja	Co eksportuje
   Current page	Dokładnie te wiersze, które są teraz widoczne na ekranie – to właśnie o nich decydują Twoja karta, wyszukiwanie, filtr i ustawienie Items per page.
   All quotes	Wszystko, niezależnie od filtrów. Po wybraniu pojawia się lista zakresów numerów ofert – #1 -> #20 i tak dalej – dzięki czemu duży sklep może eksportować po jednym bloku.
   By condition	Otwiera drugi zestaw opcji: Quotes selected eksportuje wiersze zaznaczone na liście, a Date range udostępnia pola Start date i End date w formacie YYYY-MM-DD.

   Nad opcjami znajduje się jedno pole wyboru, Without quote list items. Zostaw je niezaznaczone przy pełnym eksporcie. Zaznacz je, gdy chcesz mieć tylko jeden wiersz na ofertę – klient, daty i status, bez produktów – co jest odpowiednim kształtem dla listy kontaktów lub prostego zliczania.

   Notatka

   Split into multiple files, w sekcji By condition, jest wyszarzone. Nie można go wybrać, więc gdy eksport jest zbyt duży, aby obsłużyć go w całości, użyj zakresów w All quotes.

5. Kliknij Export quotes

   Export quotes to niebieski przycisk na dole okna – Cancel obok niego zamyka okno bez eksportu.

   Aplikacja potwierdza komunikatem „Quotes exported successfully.”, a plik jest pobierany jako quotes.csv, gotowy do otwarcia w Excelu, Arkuszach Google lub Numbers.

Co faktycznie zawiera jedna oferta

Eksport jest tak przydatny, jak oferty, na których się opiera, więc warto wiedzieć, co zawiera jedna oferta. Otwórz dowolny wiersz na stronie Quotes, a zobaczysz wszystko.

W ofercie	Co to jest
Pozycje	Products, Price & quantity i Total, każda pozycja z SKU – uzgodnione ceny, a nie Twoje ceny katalogowe.
Panel Payment	Subtotal, kwoty stojące za Edit discount, Edit shipping i Edit tax rate oraz Total.
Prawa kolumna	Customer i Email, a następnie Contact information, Company information, Shipping address, Billing address, Payment terms, Extra info i Tags.
Timeline	Twoje własne notatki do oferty. „Only you and your staff can see comments”, więc wszystko, co zapiszesz tam przyciskiem Post, pozostaje poza zasięgiem wzroku klienta.

Jeśli oczekiwana kolumna jest pusta, zwykle dzieje się tak dlatego, że formularz nigdy o to nie pytał. Zobacz Przegląd formularza oferty.

Pamiętaj, że Without quote list items usuwa pozycje produktów. Jeśli w eksporcie nie ma produktów, najpierw sprawdź to pole, zanim uznasz, że coś jest nie tak.

Czego możesz się z tego dowiedzieć

Pytanie	Na co patrzeć
O co ludzie pytają najczęściej?	Pogrupuj według produktu, aby znaleźć popyt, którego nie wychwytują opublikowane ceny.
Ile ofert zamienia się w zamówienia?	Porównaj oferty, które utworzono, z tymi, które dotarły do Order created i Purchased – to Twój wskaźnik konwersji ofert w zamówienia.
Jakie wielkości są typowe?	Ilości pokazują, czy minimalne zamówienie i progi cenowe są ustawione rozsądnie.
Kto kupuje?	Kolumna Company pokazuje, jaka część ofert dotyczy kupujących biznesowych, a nie osób prywatnych.

Analytics overview na pulpicie odpowiada na część tych pytań bez żadnego eksportu: Quote number, Completed orders, Total draft orders i Order value dla wybranego zakresu dat.

Wskazówka

Eksport kwartalny to szybki sposób na wychwycenie wzorców, a Date range w By condition jest stworzony właśnie do tego – ustaw Start date i End date na kwartał i pobieraj jeden plik na okres. Jeśli ten sam produkt jest stale wyceniany i zawsze uzgadniany w zbliżonej cenie, to kandydat na opublikowaną cenę progową i o jedną ofertę mniej do obsłużenia co tydzień.

Zachowaj własną kopię

Jeśli polegasz na historii ofert, wykonuj eksport okresowo. To także sposób na zachowanie danych, gdybyś kiedykolwiek odinstalował aplikację – zobacz Uprawnienia i dane.

Sekcja Pricing plan details na pulpicie pokazuje Storage size i Used storage, co warto sprawdzić, jeśli przy ofertach otrzymujesz dużo przesłanych plików.

Uwaga

Eksporty zawierają dane kontaktowe klientów. Traktuj plik tak jak wszelkie dane klientów – przechowuj go w odpowiednim miejscu i nie rozsyłaj e-mailem.

Ważne

Eksportuj przed usunięciem, a nie po. Usunięcie oferty niszczy także pliki przesłane do niej przez klientów, „including from previously exported links” – więc linki do załączników w starym eksporcie przestają działać, gdy oferta, do której należą, zniknie. Zobacz Duplikowanie lub usuwanie oferty.

Automatyczne wysyłanie danych ofert

Jeśli eksportujesz po to, aby przenieść oferty do innego narzędzia, integracja może zaoszczędzić Ci tej drogi okrężnej. W Advanced settings > Integrations aplikacja łączy się z Mailchimp, Klaviyo, Shopify, HubSpot, Omnisend, GetResponse, Sendinblue, ActiveCampaign, Campaign Monitor i Zapier.

Notatka

Mailchimp, Klaviyo i Shopify są w planie FREE. Pozostałe wymagają PRO, podobnie jak sam eksport.

Następne kroki

• Przegląd integracji – wysyłaj dane ofert do swoich narzędzi automatycznie
• Uprawnienia i dane – co jest przechowywane i jak długo
• Duplikowanie lub usuwanie oferty – usuń oferty, gdy masz już kopię