Overzicht offertebeheer

Elke aanvraag die je klanten sturen, komt binnen in Quote list, het eerste onderdeel onder SA Request a Quote in je Shopify-beheer. De pagina zelf heet Quotes en is je werkwachtrij: je opent een aanvraag, prijst hem, stuurt hem terug en maakt er een bestelling van als de klant akkoord gaat.

De pagina Quotes is waar elke aanvraag binnenkomt.

Wat er op de pagina staat

Rechtsboven staan twee knoppen: Export en Create quote.

Daaronder staan de statustabbladen, die de wachtrij voor je verdelen.

Tabblad	Wat het toont
All	Elke offerte, in welke status dan ook.
Read	Aanvragen die iemand al heeft bekeken.
Unread	Nieuwe aanvragen die nog op je wachten. Kijk hier elke ochtend eerst.
Order created	Offertes waarvan al een bestelling is gemaakt.
Purchased	Offertes die de klant heeft betaald.

Naast de tabbladen staan een zoek- en filteroptie en een sorteeroptie, voor als de wachtrij lang wordt.

De tabel zelf heeft zes kolommen: Quote ID, Customer, Company, Created at, Status en Actions.

Elke rij heeft in de kolom Actions vier acties: pdf downloaden, e-mail versturen, dupliceren en verwijderen. Onderaan de tabel staat paginering met Items per page, die je kunt instellen op 10, 20, 30 of 50. Onder de tabel verwijst “Learn more about quote list” naar here.

Opmerking

De kolom Company wordt alleen gevuld als de klant er een heeft opgegeven. Als het voor je belangrijk is, vraag er dan naar in het formulier. Zie Overzicht offerteformulier.

In een offerte

Als je op een rij klikt, wordt de detailpagina van de offerte geopend met de kop Quote # en het nummer. Hier gebeurt bijna al het echte werk.

De detailpagina van de offerte: prijs hem, pas de bedragen aan en zet hem dan om.

Gebied	Waarvoor
Convert to Order en More actions	De knoppen rechtsboven. Met omzetten wordt een goedgekeurde offerte een verkoop.
Search products, Browse products, Manage products	Wijzig wat er op de offerte staat.
Products / Price & quantity / Total	De regelitems, elk met zijn SKU, bewerkbare vakken en een knop Duplicate items. Met Create section groepeer je ze.
Payment	Subtotal, Edit discount, Edit shipping, Edit tax rate en Total.
Mark as unread, Mark as paid, Resend an email	De drie knoppen onder het paneel Payment.
Timeline	De geschiedenis, plus een opmerkingenvak en Post. "Only you and your staff can see comments."
De rechterkolom	Customer en Email, daarna Contact information, Company information, Shipping address, Billing address, Payment terms, Extra info en Tags.

Wat je met een offerte kunt doen

Actie	Wanneer je het gebruikt	Hoe
View and edit	Lezen wat de klant heeft gevraagd en je prijs instellen.	Een offerte bekijken en bewerken
Send a quotation	Je geprijsde offerte per e-mail terugsturen naar de klant.	Een offerte versturen
Convert to a draft order	De klant is akkoord: zet de offerte om in een bestelling en factureer de klant.	Omzetten in een conceptbestelling
Create manually	Een aanvraag die telefonisch, per e-mail of persoonlijk binnenkwam.	Handmatig een offerte maken
Download a PDF	De koper wil een formeel document om te archiveren of goed te keuren.	Een offerte downloaden als pdf
Export to CSV	Rapportage, of de gegevens naar een ander systeem overbrengen.	Offertes exporteren naar CSV
Duplicate or delete	Een vergelijkbare offerte hergebruiken, of een test opruimen.	Een offerte dupliceren of verwijderen

Waar nieuwe aanvragen eerst verschijnen

Je hoeft niet op de pagina Quotes te blijven. Het dashboard van de app heeft een sectie Recent activity met Total quotes van de afgelopen 7 dagen, Pending quotes die beoordeeld moeten worden en een kaart voor de nieuwste aanvraag met Customer, Products, Estimated value en Status. Met View all ga je direct naar de volledige lijst.

Recent activity op het dashboard, met View all naar de wachtrij.

Je kunt ook een e-mail krijgen wanneer er een aanvraag binnenkomt. Mail notifications onder Advanced settings doet dat. Zie E-mails aan beheerders.

Een typische werkwijze

1. Er komt een aanvraag binnen

   Die verschijnt onder Unread, en je krijgt een e-mail als Mail notifications is ingeschakeld.

2. Je prijst hem

   Open de aanvraag. Lees het bericht in Extra info, stel de bedragen in bij Price & quantity en bekijk het paneel Payment.

3. Je stuurt hem terug

   Gebruik Resend an email op de offerte, of de actie voor e-mail versturen op de rij. Download ook de pdf als de koper een document nodig heeft.

4. De klant gaat akkoord

   Klik op Convert to Order en factureer. De offerte gaat naar Order created en daarna naar Purchased zodra hij is betaald.

Opmerking

Export quotes to CSV, Convert a quote to an order en Customizable PDF zijn functies van het PRO-abonnement.

Als een functie niet in je abonnement zit, schakelt de app het besturingselement uit en toont een slotregel — “🔐 This feature is available on …” — met een link naar het abonnement dat het wel bevat. Een grijze knop wijst op je abonnement, niet op een storing. Zie Abonnementen vergelijken of open Pricing plans in de navigatie van de app.

Volgende stappen

• Een offerte bekijken en bewerken — open je eerste aanvraag
• Een offerte versturen — krijg je prijs terug bij de klant
• Hoe het werkt — de hele werkwijze van begin tot eind