De offerte-pdf aanpassen

Zakelijke kopers handelen zelden op basis van alleen een e-mail. Ze archiveren de offerte, sturen hem door ter goedkeuring of voegen hem toe aan een inkooporder, dus het document is net zo belangrijk als het bericht.

In de app is Quote PDF het “Template used to convert a quote to a PDF file”. Dat krijgt een klant elke keer als je een offerte downloadt of doorstuurt, dus het is de moeite waard om het in te stellen voordat er een echte offerte de deur uit gaat.

Waar je het vindt

Klik in de zijbalk van de app op Advanced settings en kies het tabblad PDF template. Daar staan twee sjablonen:

Sjabloon	Wat het maakt
Quote PDF	"Template used to convert a quote to a PDF file" — het aanbod dat je naar een klant stuurt.
Invoice PDF	"Template used to convert a draft order to a PDF file" — het document dat hoort bij een offerte die je hebt omgezet in een conceptbestelling.

Quote PDF is het document dat je klant ontvangt.

Het sjabloon instellen

1. Advanced settings openen

   Klik in de zijbalk van de app op Advanced settings.

2. Naar het tabblad PDF template gaan

   Kies PDF template in de lijst met tabbladen.

3. Quote PDF openen

   Open Quote PDF. De editor heeft de kop Quote PDF template.

   De linkerkolom bevat drie secties die je één voor één uitklapt (Design, Content en Translations), met rechts ernaast de Preview.

   

   De editor van het Quote PDF template. Schakelaars links, Preview rechts.

4. Je logo en kleuren toevoegen in Design

   Klap Design uit. Deze sectie zorgt ervoor dat het document eruitziet alsof het van jou komt en niet van een app:

   • Header size en Font size, beide in px.
   • Logo — vink Use a logo image aan, stel Logo size in px in en klik op het uploadgebied om het bestand toe te voegen. De eigen tekst van de app luidt: “Click here to upload an image. For the best quality, use a 512 × 512 px image.” Het veld daaronder accepteert in plaats daarvan een afbeeldingsadres en heet Enter an image URL to change it.
   • Color & Background — zeven kleurstalen, in deze volgorde: Primary color, Background color, Table header color, Table header background, Table border color, Border color en Text color.

   

   Tip

   Stel eerst het logo in en bekijk de Preview voordat je aan de kleuren komt. Een logo verandert de verhoudingen van de koptekst, en kleurstalen die je bij de verkeerde koptekst hebt gekozen, moeten vaak opnieuw gekozen worden.

5. Content doorlopen

   Open Content en zet elke rij aan of uit. De groepen zijn Quote info, Quote products en Other information, gevolgd door Column width en Note. Ze staan hieronder volledig beschreven.

   

6. De tekst aanpassen in Translations

   Klap Translations uit. Het doet twee dingen en de meeste winkeliers hebben alleen het eerste nodig.

   • Om een label in het Engels te herformuleren, typ je erover. Elk label dat op het document wordt afgedrukt, heeft een eigen vak, waaronder Quote invoice, Quote no., Issue date, Payment terms, Quote from, Quote to, Ship to, Shipping, Additional information, Product, Quantity, Price, Total, Subtotal, Discount, Tax, Grand total en Note. Noemt jouw branche het een “Estimate” in plaats van een “Quote invoice”, dan pas je dat hier aan.
   • Om een andere taal toe te voegen, klik je op Add language, kies je de taal en vul je dezelfde vakken in. Met Languages wissel je tussen de talen die je bewerkt en met het prullenbakpictogram naast een taal verwijder je die. De standaardtaal heeft geen prullenbakpictogram en kan niet worden verwijderd.

   

7. De Preview lezen

   Preview toont het uiteindelijke document naast de schakelaars, zodat je het effect van elke schakelaar direct ziet.

8. Opslaan

   Zodra je iets wijzigt, verschijnt de opslagbalk van Shopify bovenaan het beheer. Klik op Save om het sjabloon te bewaren, of op Discard changes om het te laten vallen. Totdat je opslaat, bereikt niets van wat je hier deed een echte offerte.

   

9. Een testofferte downloaden

   Open Quote list in de zijbalk en gebruik de downloadactie voor de pdf op een van je eigen testoffertes. Lees het document van begin tot eind. Het is de moeite waard om het echte bestand te zien, niet alleen de preview.

Quote info

Het koptekstblok: van wie de offerte komt, wanneer hij is uitgegeven en hoe de bedragen zijn opgebouwd.

Schakelaar	Wat het toevoegt
Quote ID	De offertereferentie, zodat jij en de klant weken later over hetzelfde document kunnen praten.
Issue date	De datum waarop de offerte is gemaakt.
Choose date format	Geen schakelaar maar een keuzelijst. Kies DD/MM/YYYY, MM/DD/YYYY of YYYY/MM/DD, passend bij hoe je klanten datums lezen.
Payment terms	De voorwaarden die op de offerte zijn afgesproken.
Discount	Elke korting die op de offerte is toegepast.
Tax	Belasting als aparte regel in plaats van verstopt in het totaal.
Shipping	Het verzendbedrag.
Subtotal	Het totaal vóór korting, belasting en verzending.
Grand total	Het eindbedrag.

Tip

Zet Discount, Tax en Shipping aan als je aan bedrijven offreert. Kopers die een offerte intern moeten laten goedkeuren, willen zien wat de prijs omvat, als aparte regels vermeld.

Quote products

De tabel met regelitems. Elke schakelaar voegt een detail toe aan elk product op het document.

Schakelaar	Wat het toevoegt
Show product image	Een miniatuur naast elke regel.
Show vendor	De leverancier van het product.
Show SKU	De SKU. Handig als je klant bestelt op basis van artikelnummers.
Show variants and options	De gekozen variant en opties, zoals maat of kleur.
Show quantity	Hoeveel van elke regel.
Show price	De stukprijs.
Show total	Het regeltotaal.

Opgepast

Show price en Show total zijn schakelaars zoals alle andere. Als je ze uitzet, ontvangt de klant een document zonder bedragen per regel. Voor sommige bedrijven is dat bewust, voor de meeste is het een fout. Controleer de Preview voordat je verstuurt.

Other information

Schakelaar	Wat het toevoegt
Quote from	Jouw kant van het document. Zet het aan en het klapt uit in vijf eigen schakelaars (Store name, Email, Company name, Address en Phone number), zodat je precies bepaalt welke van je gegevens de koper krijgt.
Customer information	Voor wie de offerte is.
Shipping address	Waar de goederen naartoe zouden gaan.
Additional information	De extra informatie die op je offerteformulier is verzameld.

Column width bepaalt hoe die blokken op de pagina staan. De keuzes zijn 33% en 100%. Wissel ertussen en bekijk de Preview om te zien wat bij je document past.

Je eigen tekst toevoegen

In Note komt je eigen tekst op het document. Gebruik het voor de twee dingen die een offerte nodig heeft en die de schakelaars niet kunnen leveren:

• Hoe lang de offerte geldig is. “Geldig gedurende 30 dagen” is zowel commerciële bescherming als een vriendelijke reden voor de klant om te beslissen.
• Hoe je akkoord geeft. Een offerte zonder vervolgstap loopt vast.

Verkopen in meer dan één taal

De eigen tekst van het document staat in de sectie Translations van deze editor, niet in de algemene vertaalinstellingen van de app. Een tweede taal op de offerte-pdf voeg je dus hier toe, label voor label, zoals beschreven in de stappen hierboven.

Multi-language (PDF & email) zit in het FREE-abonnement, dus een klant die in een andere taal leest, kan toch een document krijgen dat hij of zij begrijpt. Voor de kant van de webshop en e-mail, zie Offerte-e-mails vertalen.

Opmerking

Invoice PDF is een apart sjabloon met een eigen sectie Translations, dus stel je talen voor beide in als je beide documenten verstuurt. Zie De factuur-pdf aanpassen.

Het watermerk

Pdf’s hebben een watermerk totdat je webshop is geverifieerd. De editor zegt het zelf: “Remove the watermark from your PDF. Please contact us to verify your store and receive this service for free.”

Opmerking

Verificatie kost niets. Schrijf naar [email protected] voordat je offertes naar echte klanten stuurt. Zie Contact opnemen met support.

Wat je abonnement bevat

Abonnement	Wat je krijgt
FREE	PDF: quote & invoice, en Multi-language (PDF & email).
PRO	Customizable PDF, bovenop alles in PREMIUM.

Zie Abonnementen vergelijken voor de volledige lijst.

Volgende stappen

• De factuur-pdf aanpassen — het document dat bij een conceptbestelling hoort
• Een offerte downloaden als pdf — download een offerte als pdf
• Een pdf toevoegen aan offerte-e-mails — bezorg het document bij je klant