Personalizza il PDF del preventivo

Le aziende che acquistano raramente agiscono con la sola email. Archiviano il preventivo, lo inoltrano per l’approvazione o lo allegano a un ordine d’acquisto: il documento conta quanto il messaggio.

Nell’app, Quote PDF è il “Template used to convert a quote to a PDF file”. È ciò che riceve chi ha chiesto il preventivo ogni volta che scarichi un preventivo o lo inoltri, quindi conviene configurarlo prima che esca un preventivo reale.

Dove trovarlo

Nella barra laterale dell’app clicca su Advanced settings, poi scegli la scheda PDF template. Contiene due modelli:

Modello	Cosa produce
Quote PDF	"Template used to convert a quote to a PDF file": l'offerta che invii.
Invoice PDF	"Template used to convert a draft order to a PDF file": il documento che accompagna un preventivo trasformato in bozza d'ordine.

Quote PDF è il documento che riceve chi ha chiesto il preventivo.

Configura il modello

1. Apri Advanced settings

   Nella barra laterale dell’app clicca su Advanced settings.

2. Vai alla scheda PDF template

   Scegli PDF template dall’elenco delle schede.

3. Apri Quote PDF

   Apri Quote PDF. L’editor ha il titolo Quote PDF template.

   La colonna di sinistra contiene tre sezioni da espandere una alla volta, Design, Content e Translations, con la Preview accanto a destra.

   

   L’editor del Quote PDF template. Interruttori a sinistra, Preview a destra.

4. Aggiungi logo e colori in Design

   Espandi Design. È la sezione che fa sembrare il documento uscito da te e non da un’app:

   • Header size e Font size, entrambi in px.
   • Logo: spunta Use a logo image, imposta Logo size in px, poi clicca sull’area di caricamento per aggiungere il file. La nota dell’app dice: “Click here to upload an image. For the best quality, use a 512 × 512 px image.” Il campo sotto accetta invece l’indirizzo di un’immagine ed è etichettato Enter an image URL to change it.
   • Color & Background: sette campioni di colore, in quest’ordine, Primary color, Background color, Table header color, Table header background, Table border color, Border color e Text color.

   

   Consiglio

   Imposta prima il logo e guarda la Preview prima di toccare i colori. Un logo cambia le proporzioni dell’intestazione e i colori scelti su un’intestazione sbagliata spesso vanno scelti di nuovo.

5. Scorri Content

   Apri Content e attiva o disattiva ogni riga. I gruppi sono Quote info, Quote products e Other information, seguiti da Column width e Note: sono elencati per intero qui sotto.

   

6. Modifica i testi in Translations

   Espandi Translations. Svolge due compiti e la maggior parte di chi vende ha bisogno solo del primo.

   • Per riformulare un’etichetta in inglese, scrivici sopra. Ogni etichetta stampata nel documento ha la propria casella, tra cui Quote invoice, Quote no., Issue date, Payment terms, Quote from, Quote to, Ship to, Shipping, Additional information, Product, Quantity, Price, Total, Subtotal, Discount, Tax, Grand total e Note. Se nel tuo settore si chiama “Estimate” anziché “Quote invoice”, è qui che lo cambi.
   • Per aggiungere un’altra lingua, clicca su Add language, sceglila, poi compila le stesse caselle. Languages cambia quella che stai modificando e l’icona del cestino accanto a una lingua la rimuove. La lingua predefinita non ha l’icona del cestino e non può essere rimossa.

   

7. Leggi la Preview

   Preview mostra il documento finito accanto agli interruttori, così vedi l’effetto di ciascuno man mano.

8. Salva

   Modifica qualcosa e la barra di salvataggio di Shopify compare in alto nell’amministrazione. Clicca su Save per conservare il modello oppure su Discard changes per scartarlo. Finché non salvi, nulla di ciò che hai fatto qui arriva a un preventivo reale.

   

9. Scarica un preventivo di prova

   Apri Quote list nella barra laterale e usa l’azione di download del PDF su uno dei tuoi preventivi di prova. Leggi il documento dall’inizio alla fine: vale la pena vedere il file vero, non solo l’anteprima.

Quote info

Il blocco dell’intestazione: da chi proviene il preventivo, quando è stato emesso e come si suddividono gli importi.

Interruttore	Cosa aggiunge
Quote ID	Il riferimento del preventivo, così tu e chi lo ha richiesto potete indicare lo stesso documento settimane dopo.
Issue date	La data in cui è stato creato il preventivo.
Choose date format	Non è un interruttore, ma un menu a tendina. Scegli DD/MM/YYYY, MM/DD/YYYY o YYYY/MM/DD in base a come chi acquista legge le date.
Payment terms	I termini concordati nel preventivo.
Discount	Eventuale sconto applicato al preventivo.
Tax	Le imposte mostrate su una riga propria anziché nascoste nel totale.
Shipping	L'importo della spedizione.
Subtotal	Il totale prima di sconto, imposte e spedizione.
Grand total	La cifra finale.

Consiglio

Attiva Discount, Tax e Shipping se fai preventivi ad aziende. Chi deve far approvare un preventivo internamente ha bisogno di vedere cosa copre il prezzo, indicato su righe separate.

Quote products

La tabella delle righe degli articoli. Ogni interruttore aggiunge un dettaglio a ogni prodotto del documento.

Interruttore	Cosa aggiunge
Show product image	Una miniatura accanto a ogni riga.
Show vendor	Il fornitore del prodotto.
Show SKU	Lo SKU: utile se chi acquista ordina in base ai codici articolo.
Show variants and options	La variante e le opzioni scelte, come taglia o colore.
Show quantity	Quanti pezzi per ogni riga.
Show price	Il prezzo unitario.
Show total	Il totale della riga.

Attenzione

Show price e Show total sono interruttori come gli altri. Se li lasci disattivati, chi acquista riceve un documento senza cifre per riga. Per alcune attività è voluto, per la maggior parte è un errore: controlla la Preview prima di inviare.

Other information

Interruttore	Cosa aggiunge
Quote from	La tua parte del documento. Attivalo e si apre in altri cinque interruttori, Store name, Email, Company name, Address e Phone number, così decidi esattamente quali dei tuoi dati riceve chi acquista.
Customer information	A chi è destinato il preventivo.
Shipping address	Dove andrebbero le merci.
Additional information	I dettagli extra raccolti nel modulo del preventivo.

Column width stabilisce come questi blocchi si dispongono nella pagina. Le scelte sono 33% e 100%: passa dall’una all’altra e guarda la Preview per capire quale si adatta meglio al tuo documento.

Aggiungi i tuoi testi

Note è il punto in cui inserire il tuo testo nel documento. Usalo per le due cose di cui un preventivo ha bisogno e che gli interruttori non possono fornire:

• Per quanto tempo il preventivo è valido. “Valido per 30 giorni” è sia una tutela commerciale sia un gentile incentivo a decidere.
• Come accettare. Un preventivo senza un passaggio successivo si blocca.

Vendere in più lingue

I testi del documento si trovano nella sezione Translations di questo editor, non nelle impostazioni di traduzione generali dell’app: una seconda lingua nel PDF del preventivo si aggiunge quindi qui, etichetta per etichetta, come descritto nei passaggi sopra.

Multi-language (PDF & email) è incluso nel piano FREE, quindi chi legge in un’altra lingua può comunque ricevere un documento che capisce. Per la parte di vetrina ed email, consulta Traduci le email dei preventivi.

Nota

Invoice PDF è un modello separato con la propria sezione Translations, quindi configura le lingue in entrambi se invii entrambi i documenti: consulta Personalizza il PDF della fattura.

La filigrana

I PDF portano una filigrana finché il tuo negozio non viene verificato. L’editor lo dice direttamente: “Remove the watermark from your PDF. Please contact us to verify your store and receive this service for free.”

Nota

La verifica non costa nulla. Scrivi a [email protected] prima di inviare preventivi a persone reali: consulta Contatta l’assistenza.

Cosa include il tuo piano

Piano	Cosa ottieni
FREE	PDF: quote & invoice e Multi-language (PDF & email).
PRO	Customizable PDF, in aggiunta a tutto ciò che è incluso in PREMIUM.

Consulta Confronto dei piani per l’elenco completo.

Passaggi successivi

• Personalizza il PDF della fattura: il documento che accompagna una bozza d’ordine
• Scarica un preventivo in PDF: scarica un preventivo come PDF
• Allega un PDF alle email dei preventivi: fai arrivare il documento a chi acquista