Dostosowywanie PDF oferty

Kupujący biznesowi rzadko działają wyłącznie na podstawie e-maila. Archiwizują ofertę, przekazują ją do zatwierdzenia lub dołączają do zamówienia zakupu – dlatego dokument jest tak samo ważny jak wiadomość.

W aplikacji Quote PDF to „Template used to convert a quote to a PDF file”. Właśnie to otrzymuje klient za każdym razem, gdy pobierasz ofertę lub przekazujesz ją dalej, więc warto go skonfigurować, zanim wyjdzie prawdziwa oferta.

Gdzie to znaleźć

W panelu bocznym aplikacji kliknij Advanced settings, a następnie wybierz kartę PDF template. Zawiera ona dwa szablony:

Szablon	Co tworzy
Quote PDF	„Template used to convert a quote to a PDF file” – oferta, którą wysyłasz klientowi.
Invoice PDF	„Template used to convert a draft order to a PDF file” – dokument towarzyszący ofercie zamienionej w wersję roboczą zamówienia.

Quote PDF to dokument, który otrzymuje klient.

Skonfiguruj szablon

1. Otwórz Advanced settings

   W panelu bocznym aplikacji kliknij Advanced settings.

2. Przejdź do karty PDF template

   Wybierz PDF template z listy kart.

3. Otwórz Quote PDF

   Otwórz Quote PDF. Edytor ma nagłówek Quote PDF template.

   Lewa kolumna zawiera trzy sekcje rozwijane pojedynczo – Design, Content i Translations – a obok po prawej znajduje się Preview.

   

   Edytor szablonu Quote PDF. Przełączniki po lewej, Preview po prawej.

4. Dodaj logo i kolory w Design

   Rozwiń Design. To sekcja, dzięki której dokument wygląda, jakby pochodził od Ciebie, a nie z aplikacji:

   • Header size i Font size, oba w px.
   • Logo – zaznacz Use a logo image, ustaw Logo size w px, a następnie kliknij obszar przesyłania, aby dodać plik. Komunikat aplikacji brzmi: „Click here to upload an image. For the best quality, use a 512 × 512 px image.” Pole poniżej przyjmuje zamiast tego adres obrazu i ma etykietę Enter an image URL to change it.
   • Color & Background – siedem próbek, w tej kolejności: Primary color, Background color, Table header color, Table header background, Table border color, Border color i Text color.

   

   Wskazówka

   Najpierw ustaw logo i sprawdź Preview, zanim ruszysz kolory. Logo zmienia proporcje nagłówka, a próbki wybrane pod niewłaściwy nagłówek często trzeba wybierać ponownie.

5. Przejdź przez Content

   Otwórz Content i włączaj lub wyłączaj poszczególne wiersze. Grupy to Quote info, Quote products i Other information, a po nich Column width i Note – wszystkie są wymienione poniżej.

   

6. Edytuj teksty w Translations

   Rozwiń Translations. Pełni dwie funkcje, a większość sprzedawców potrzebuje tylko pierwszej.

   • Aby zmienić brzmienie etykiety po angielsku, nadpisz ją. Każda etykieta drukowana na dokumencie ma własne pole – wśród nich Quote invoice, Quote no., Issue date, Payment terms, Quote from, Quote to, Ship to, Shipping, Additional information, Product, Quantity, Price, Total, Subtotal, Discount, Tax, Grand total i Note. Jeśli w Twojej branży mówi się „Estimate”, a nie „Quote invoice”, tutaj to zmienisz.
   • Aby dodać kolejny język, kliknij Add language, wybierz go, a następnie wypełnij te same pola. Languages przełącza, który język edytujesz, a ikona kosza obok języka go usuwa. Język domyślny nie ma ikony kosza i nie można go usunąć.

   

7. Sprawdź Preview

   Preview pokazuje gotowy dokument obok przełączników, więc na bieżąco widzisz efekt każdego z nich.

8. Zapisz

   Zmień cokolwiek, a u góry panelu administracyjnego pojawi się pasek zapisu Shopify. Kliknij Save, aby zachować szablon, lub Discard changes, aby go odrzucić. Dopóki nie zapiszesz, nic z tego, co tu zrobiono, nie trafi do prawdziwej oferty.

   

9. Pobierz testową ofertę

   Otwórz Quote list w panelu bocznym i użyj akcji pobierania PDF przy jednej ze swoich ofert testowych. Przeczytaj dokument od początku do końca – warto zobaczyć prawdziwy plik, a nie tylko podgląd.

Quote info

Blok nagłówkowy: od kogo jest oferta, kiedy ją wystawiono i jak rozkładają się kwoty.

Przełącznik	Co dodaje
Quote ID	Numer referencyjny oferty, dzięki któremu Ty i klient możecie po tygodniach mówić o tym samym dokumencie.
Issue date	Datę utworzenia oferty.
Choose date format	To nie przełącznik, lecz lista rozwijana. Wybierz DD/MM/YYYY, MM/DD/YYYY lub YYYY/MM/DD, aby pasował do tego, jak Twoi klienci czytają daty.
Payment terms	Warunki uzgodnione w ofercie.
Discount	Każdy rabat zastosowany do oferty.
Tax	Podatek pokazany w osobnym wierszu, a nie ukryty w sumie.
Shipping	Kwotę wysyłki.
Subtotal	Sumę przed rabatem, podatkiem i wysyłką.
Grand total	Kwotę końcową.

Wskazówka

Włącz Discount, Tax i Shipping, jeśli wyceniasz dla firm. Kupujący, którzy muszą uzyskać wewnętrzną akceptację oferty, chcą widzieć, co obejmuje cena, podane w osobnych wierszach.

Quote products

Tabela pozycji. Każdy przełącznik dodaje szczegół do każdego produktu w dokumencie.

Przełącznik	Co dodaje
Show product image	Miniaturę obok każdej pozycji.
Show vendor	Dostawcę produktu.
Show SKU	SKU – warto je mieć, jeśli klient zamawia według numerów części.
Show variants and options	Wybrany wariant i opcje, takie jak rozmiar lub kolor.
Show quantity	Ile sztuk w każdej pozycji.
Show price	Cenę jednostkową.
Show total	Wartość pozycji.

Uwaga

Show price i Show total to przełączniki jak każde inne. Jeśli je wyłączysz, klient otrzyma dokument bez kwot w poszczególnych pozycjach. W niektórych firmach jest to celowe, a w większości to błąd – sprawdź Preview przed wysłaniem.

Other information

Przełącznik	Co dodaje
Quote from	Twoją stronę dokumentu. Po włączeniu rozwija się na pięć własnych przełączników – Store name, Email, Company name, Address i Phone number – dzięki czemu sam decydujesz, które z Twoich danych otrzyma kupujący.
Customer information	Dla kogo jest oferta.
Shipping address	Dokąd trafiłyby towary.
Additional information	Dodatkowe szczegóły zebrane w formularzu oferty.

Column width ustawia, jak te bloki są rozmieszczone na stronie. Do wyboru są 33% i 100% – przełączaj je i sprawdzaj Preview, aby zobaczyć, który pasuje do Twojego dokumentu.

Dodaj własny tekst

Note to miejsce na Twój własny tekst w dokumencie. Użyj go do dwóch rzeczy, których oferta potrzebuje, a których przełączniki nie dostarczą:

• Jak długo oferta jest ważna. „Valid for 30 days” to zarówno zabezpieczenie handlowe, jak i delikatna zachęta, by klient podjął decyzję.
• Jak zaakceptować. Oferta bez następnego kroku utknie w miejscu.

Sprzedaż w więcej niż jednym języku

Teksty samego dokumentu znajdują się w sekcji Translations tego edytora, a nie w ogólnych ustawieniach tłumaczeń aplikacji – drugi język w PDF oferty dodajesz więc tutaj, etykieta po etykiecie, jak opisano w krokach powyżej.

Multi-language (PDF & email) jest w planie FREE, więc klientowi czytającemu w innym języku nadal można wysłać zrozumiały dokument. Informacje o sklepie i e-mailach znajdziesz w Tłumaczenie e-maili z ofertą.

Notatka

Invoice PDF to osobny szablon z własną sekcją Translations, więc jeśli wysyłasz oba dokumenty, skonfiguruj języki w obu – zobacz Dostosowywanie PDF faktury.

Znak wodny

PDF-y zawierają znak wodny, dopóki Twój sklep nie zostanie zweryfikowany. Edytor mówi o tym wprost: „Remove the watermark from your PDF. Please contact us to verify your store and receive this service for free.”

Notatka

Weryfikacja nic nie kosztuje. Napisz na [email protected], zanim wyślesz oferty prawdziwym klientom – zobacz Kontakt z pomocą techniczną.

Co obejmuje Twój plan

Plan	Co otrzymujesz
FREE	PDF: quote & invoice oraz Multi-language (PDF & email).
PRO	Customizable PDF, oprócz wszystkiego, co jest w PREMIUM.

Pełną listę znajdziesz w Porównanie planów.

Następne kroki

• Dostosowywanie PDF faktury – dokument towarzyszący wersji roboczej zamówienia
• Pobieranie oferty jako PDF – pobierz ofertę jako PDF
• Załączanie PDF do e-maili z ofertą – dostarcz dokument klientowi