Quote-PDF anpassen

Geschäftskundschaft handelt selten allein aufgrund einer E-Mail. Sie legt das Angebot ab, leitet es zur Freigabe weiter oder hängt es an eine Bestellung an – das Dokument ist also genauso wichtig wie die Nachricht.

In der App ist Quote PDF das „Template used to convert a quote to a PDF file“. Es ist das, was die Kundschaft erhält, wenn Sie ein Angebot herunterladen oder weitergeben. Richten Sie es daher ein, bevor ein echtes Angebot rausgeht.

Wo Sie es finden

Klicken Sie in der Seitenleiste der App auf Advanced settings und wählen Sie dann den Tab PDF template. Er enthält zwei Vorlagen:

Vorlage	Was sie erzeugt
Quote PDF	„Template used to convert a quote to a PDF file“ – das Angebot, das Sie an die Kundschaft senden.
Invoice PDF	„Template used to convert a draft order to a PDF file“ – das Dokument zu einem Angebot, das Sie in eine Entwurfsbestellung umgewandelt haben.

„Quote PDF“ ist das Dokument, das Ihre Kundschaft erhält.

Vorlage einrichten

1. Advanced settings öffnen

   Klicken Sie in der Seitenleiste der App auf Advanced settings.

2. Zum Tab „PDF template“ wechseln

   Wählen Sie in der Liste der Tabs PDF template.

3. Quote PDF öffnen

   Öffnen Sie Quote PDF. Der Editor ist mit Quote PDF template überschrieben.

   Die linke Spalte enthält drei Abschnitte, die Sie einzeln aufklappen – Design, Content und Translations –, mit der Preview daneben rechts.

   

   Der Editor „Quote PDF template“. Links die Schalter, rechts die Vorschau.

4. Unter „Design“ Logo und Farben festlegen

   Klappen Sie Design auf. In diesem Abschnitt sorgen Sie dafür, dass das Dokument aussieht, als käme es von Ihnen und nicht von einer App:

   • Header size und Font size, beide in px.
   • Logo – aktivieren Sie Use a logo image, legen Sie Logo size in px fest und klicken Sie dann auf den Upload-Bereich, um die Datei hinzuzufügen. Der Hinweis der App lautet: „Click here to upload an image. For the best quality, use a 512 × 512 px image.“ Das Feld darunter nimmt stattdessen eine Bildadresse auf und heißt Enter an image URL to change it.
   • Color & Background – sieben Farbfelder in dieser Reihenfolge: Primary color, Background color, Table header color, Table header background, Table border color, Border color und Text color.

   

   Tipp

   Legen Sie zuerst das Logo fest und sehen Sie sich die Preview an, bevor Sie die Farben anfassen. Ein Logo verändert die Proportionen der Kopfzeile, und Farben, die zu einer falschen Kopfzeile gewählt wurden, müssen oft neu gewählt werden.

5. Unter „Content“ alles durchgehen

   Öffnen Sie Content und schalten Sie jede Zeile ein oder aus. Die Gruppen sind Quote info, Quote products und Other information, gefolgt von Column width und Note – sie sind unten vollständig aufgeführt.

   

6. Unter „Translations“ den Wortlaut bearbeiten

   Klappen Sie Translations auf. Der Abschnitt hat zwei Aufgaben, und die meisten Shops brauchen nur die erste.

   • Um eine Beschriftung auf Englisch umzuformulieren, überschreiben Sie sie. Jede im Dokument gedruckte Beschriftung hat ein eigenes Feld – darunter Quote invoice, Quote no., Issue date, Payment terms, Quote from, Quote to, Ship to, Shipping, Additional information, Product, Quantity, Price, Total, Subtotal, Discount, Tax, Grand total und Note. Wenn man in Ihrer Branche „Estimate“ statt „Quote invoice“ sagt, ändern Sie das hier.
   • Um eine weitere Sprache hinzuzufügen, klicken Sie auf Add language, wählen Sie sie aus und füllen Sie dieselben Felder aus. Mit Languages wechseln Sie, welche Sprache Sie bearbeiten, und das Papierkorb-Symbol neben einer Sprache entfernt sie. Die Standardsprache hat kein Papierkorb-Symbol und lässt sich nicht entfernen.

   

7. Preview ansehen

   Die Preview zeigt das fertige Dokument neben den Schaltern, sodass Sie die Wirkung jedes einzelnen direkt sehen.

8. Speichern

   Sobald Sie etwas ändern, erscheint die Speicherleiste von Shopify oben im Admin. Klicken Sie auf Save, um die Vorlage zu behalten, oder auf Discard changes, um sie zu verwerfen. Bis Sie speichern, gelangt nichts von dem, was Sie hier getan haben, in ein echtes Angebot.

   

9. Ein Testangebot herunterladen

   Öffnen Sie Quote list in der Seitenleiste und nutzen Sie die Aktion zum PDF-Download bei einem Ihrer eigenen Testangebote. Lesen Sie das Dokument von Anfang bis Ende – es lohnt sich, die echte Datei zu sehen, nicht nur die Vorschau.

Quote info

Der Kopfbereich: von wem das Angebot stammt, wann es ausgestellt wurde und wie sich die Beträge zusammensetzen.

Schalter	Was er hinzufügt
Quote ID	Die Angebotsreferenz, damit Sie und die Kundschaft Wochen später dasselbe Dokument benennen können.
Issue date	Das Datum, an dem das Angebot erstellt wurde.
Choose date format	Kein Schalter, sondern ein Dropdown. Wählen Sie DD/MM/YYYY, MM/DD/YYYY oder YYYY/MM/DD, passend dazu, wie Ihre Kundschaft Daten liest.
Payment terms	Die im Angebot vereinbarten Bedingungen.
Discount	Ein auf das Angebot angewendeter Rabatt.
Tax	Die Steuer als eigene Zeile statt in der Summe versteckt.
Shipping	Der Versandbetrag.
Subtotal	Die Summe vor Rabatt, Steuer und Versand.
Grand total	Der Endbetrag.

Tipp

Aktivieren Sie Discount, Tax und Shipping, wenn Sie Unternehmen Angebote machen. Wer ein Angebot intern freigeben lassen muss, will sehen, was der Preis umfasst, in separaten Zeilen.

Quote products

Die Tabelle mit den Positionen. Jeder Schalter fügt jedem Produkt im Dokument eine Angabe hinzu.

Schalter	Was er hinzufügt
Show product image	Ein Vorschaubild neben jeder Position.
Show vendor	Den Anbieter des Produkts.
Show SKU	Die SKU – sinnvoll, wenn Ihre Kundschaft nach Artikelnummern bestellt.
Show variants and options	Die gewählte Variante und Optionen, etwa Größe oder Farbe.
Show quantity	Wie viele von jeder Position.
Show price	Den Einzelpreis.
Show total	Die Positionssumme.

Achtung

Show price und Show total sind Schalter wie alle anderen. Lassen Sie sie ausgeschaltet, erhält die Kundschaft ein Dokument ohne Beträge je Position. Für manche Unternehmen ist das Absicht, für die meisten ein Fehler – prüfen Sie die Preview, bevor Sie senden.

Other information

Schalter	Was er hinzufügt
Quote from	Ihre Seite des Dokuments. Wenn Sie ihn aktivieren, klappt er in fünf eigene Schalter auf – Store name, Email, Company name, Address und Phone number –, sodass Sie genau entscheiden, welche Ihrer Angaben die Kundschaft erhält.
Customer information	Für wen das Angebot ist.
Shipping address	Wohin die Ware gehen würde.
Additional information	Die zusätzlichen Angaben aus Ihrem Angebotsformular.

Column width legt fest, wie diese Blöcke auf der Seite angeordnet sind. Zur Wahl stehen 33% und 100% – wechseln Sie zwischen beiden und sehen Sie in der Preview, was zu Ihrem Dokument passt.

Eigenen Text hinzufügen

Unter Note steht Ihr eigener Text im Dokument. Nutzen Sie ihn für die zwei Dinge, die ein Angebot braucht und die die Schalter nicht liefern können:

• Wie lange das Angebot gültig ist. „Valid for 30 days“ ist sowohl geschäftlicher Schutz als auch ein sanfter Anlass für die Kundschaft, sich zu entscheiden.
• Wie man annimmt. Ein Angebot ohne nächsten Schritt gerät ins Stocken.

In mehreren Sprachen verkaufen

Der Wortlaut des Dokuments befindet sich im Abschnitt Translations dieses Editors, nicht in den allgemeinen Übersetzungseinstellungen der App – eine zweite Sprache im Quote-PDF fügen Sie also hier hinzu, Beschriftung für Beschriftung, wie in der Schrittfolge oben beschrieben.

Multi-language (PDF & email) ist im Tarif FREE enthalten, sodass Sie Kundschaft, die in einer anderen Sprache liest, trotzdem ein Dokument senden können, das sie versteht. Zur Seite von Onlineshop und E-Mails siehe Angebots-E-Mails übersetzen.

Hinweis

Invoice PDF ist eine eigene Vorlage mit einem eigenen Abschnitt Translations. Richten Sie Ihre Sprachen daher bei beiden ein, wenn Sie beide Dokumente senden – siehe Rechnungs-PDF anpassen.

Das Wasserzeichen

PDFs tragen ein Wasserzeichen, bis Ihr Shop verifiziert ist. Der Editor sagt es direkt: „Remove the watermark from your PDF. Please contact us to verify your store and receive this service for free.“

Hinweis

Die Verifizierung kostet nichts. Schreiben Sie an [email protected], bevor Sie Angebote an echte Kundschaft senden – siehe Support kontaktieren.

Was Ihr Tarif enthält

Tarif	Was Sie erhalten
FREE	PDF: quote & invoice und Multi-language (PDF & email).
PRO	Customizable PDF, zusätzlich zu allem in PREMIUM.

Die vollständige Liste finden Sie im Tarifvergleich.

Nächste Schritte

• Rechnungs-PDF anpassen – das Dokument zu einer Entwurfsbestellung
• Angebot als PDF herunterladen – ein Angebot als PDF herunterladen
• PDF an Angebots-E-Mails anhängen – das Dokument zur Kundschaft bringen