Comprobaciones de identificador fiscal

Sami B2B Onboarding puede comprobar el identificador fiscal de cada solicitud en cuanto se envía. Los números de IVA de la UE se consultan en VIES, el registro de IVA de la propia UE. En otros países, la aplicación comprueba que el número tenga el formato correcto. Tú eliges qué ocurre cuando una comprobación falla, y tus reglas pueden usar el resultado.

Nota

Antes de empezar: tu formulario de solicitud necesita una pregunta Tax ID y una pregunta Country. El formulario Wholesale application predeterminado tiene ambas: Tax registration ID, y Country en la dirección de envío. La comprobación lee el país de la primera pregunta Country del formulario.

Qué se comprueba

El país que elige la persona compradora determina qué comprobación se ejecuta. No la eliges tú.

Comprobación	Países	Qué te indica
Registry: IVA de la UE consultado en VIES	Alemania, Austria, Bélgica, Bulgaria, Chequia, Chipre, Croacia, Dinamarca, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estonia, Finlandia, Francia, Grecia, Hungría, Irlanda, Italia, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Países Bajos, Polonia, Portugal, Rumanía, Suecia	Si VIES tiene el número y el nombre del negocio al que está registrado.
Format: solo el formato del número	Australia, Filipinas, India, Indonesia, Malasia, Nueva Zelanda, Reino Unido, Singapur, Tailandia, Estados Unidos, Vietnam	Si el número tiene la longitud y la forma correctas para ese país. No demuestra que el negocio exista.
Ninguna	Cualquier otro país	Nada. El identificador fiscal se recoge pero no se comprueba.

Las personas compradoras pueden escribir un número de IVA de la UE con o sin el prefijo de su país, por ejemplo DE123456789 o 123456789. Se ignoran los espacios, los puntos y los guiones.

La lista del registro de la tarjeta también nombra Irlanda del Norte. La lista de países del formulario no tiene una entrada aparte para ella, así que quien está allí elige United Kingdom y obtiene la comprobación de formato del Reino Unido.

Activar la comprobación

1. Abre la tarjeta Tax ID validation

   En el panel de administración de Shopify, abre Sami B2B Onboarding, haz clic en Automation en el menú de la aplicación y después en la pestaña Rules. La tarjeta Tax ID validation está en la columna derecha.

   Haz clic en Show every country bajo What gets checked para ver las listas completas de países.

2. Actívala

   Activa el interruptor junto a Tax ID validation. Aparecen más ajustes:

   • Compare the registered name with the name typed: activado de forma predeterminada. Solo en las comprobaciones de registro, la aplicación compara el nombre que devuelve VIES con el nombre de la empresa de la solicitud.
   • Re-check yearly and flag lapsed registrations: desactivado de forma predeterminada. Consulta Nueva comprobación anual más abajo.

3. Elige qué hace una comprobación fallida

   En If the check fails, elige una de estas opciones:

   Opción	Qué ocurre
   Let the buyer submit, flag for review (predeterminada)	La solicitud llega como de costumbre. La comprobación fallida se muestra en ella para tu persona revisora.
   Block the submit and show the error	Cuando la persona compradora envía, la aplicación comprueba el formato del número. Un formato incorrecto detiene el envío y un mensaje bajo el cuadro Tax ID le indica que el identificador fiscal no parece válido para su país. La consulta a VIES se sigue ejecutando tras un envío correcto.
   Reject automatically and email the buyer	Una solicitud cuyo número falla se rechaza de inmediato y tus reglas no se ejecutan. Si el correo de rechazo está activado, informa a la persona compradora de que no se pudo validar el identificador fiscal.

   Block the submit and show the error comprueba solo el formato. Los números de la UE se comprueban en ese momento con la forma del número de IVA de su país, ya que un registro lento u ocupado nunca debe retrasar el envío de una persona compradora.

4. Añade tu propio número de IVA (opcional, UE)

   En Your business VAT number, elige tu Country code y escribe tu VAT number. Después haz clic en Check with VIES para probarlo antes de guardar:

   • Registered to seguido del nombre de tu negocio, o VIES has this number: el número es correcto.
   • VIES doesn’t have this number: comprueba si hay una errata.
   • VIES didn’t answer. Your number is saved either way.: VIES está ocupado. Inténtalo de nuevo más tarde.

   Con tu número configurado, cada consulta a VIES que encuentra el número de la persona compradora devuelve un número de consulta. Es tu prueba de la comprobación según el Reglamento (UE) 282/2011. Deja ambos cuadros en blanco para omitirlo. Si rellenas uno, debes rellenar el otro.

5. Guarda

   Haz clic en Save en la barra de guardado. Verás Automation saved. A partir de ahora se comprueba cada solicitud nueva y cada respuesta a una petición de información.

Activa Tax ID validation y después elige qué hace una comprobación fallida.

Ver el resultado en una solicitud

Cada comprobación queda registrada en la solicitud:

• En la página de la solicitud, la Timeline muestra Tax ID checked: valid, Tax ID checked: not valid o Tax ID not checked: the registry couldn’t be reached. La línea de debajo indica cómo se comprobó, como Checked with VIES o Checked the format for US. También muestra el nombre registrado y el número de consulta cuando VIES los devuelve. Si los nombres difieren, dice Not the name on the application.
• En Companies › Applications, haz clic en el icono del ojo (Quick review) en la fila de la solicitud. En Readiness, la fila Tax verification dice Verified with VIES, Format looks right, Not valid o Registry unavailable. Si el nombre registrado no coincide, muestra Registered to y el nombre que tiene VIES. Cuando la solicitud tiene un identificador fiscal pero no se ejecutó ninguna comprobación, porque está desactivada o el país no se comprueba, la fila dice Not verified.

Un nombre que no coincide no hace fallar la comprobación. Está ahí para que lo vea tu persona revisora.

La lista Readiness muestra el resultado de la comprobación del identificador fiscal de cada solicitud.

Precaución

Si no se puede contactar con VIES, no hay respuesta, y la aplicación nunca lo trata como un fallo. La solicitud no se rechaza ni se bloquea, y Tax ID is valid no la hace coincidir en tus reglas, así que una regla que necesita un identificador fiscal válido la deja para tu equipo.

Usar la comprobación en tus reglas

En una regla, la condición Tax ID con is valid solo coincide cuando el número superó la comprobación:

• Con la comprobación activada, usa la respuesta de la comprobación: VIES para los países de la UE, la comprobación de formato para los países indicados antes.
• Con la comprobación desactivada, evalúa el formato del número para el país de la persona compradora, o la forma del número de IVA en un país de la UE.
• En un país que no se comprueba, is valid nunca coincide.

Por ejemplo, con la comprobación activada, “When Country is Germany and Tax ID is valid, then Approve automatically” aprueba a las personas compradoras alemanas cuyo número de IVA confirma VIES. Consulta Reglas que deciden las solicitudes.

Nueva comprobación anual

Con Re-check yearly and flag lapsed registrations activado, la aplicación vuelve a consultar en VIES los números de IVA de la UE de tus empresas un año después de su última comprobación. Se omiten las empresas eliminadas de B2B. Procesa hasta 25 empresas al día.

Si VIES ya no tiene el número, la página de la empresa muestra un banner Tax registration no longer valid. El banner te indica que pidas a la persona compradora su número de IVA actual y lo actualices en la ubicación de la empresa en Shopify. Si no se puede contactar con VIES, se vuelve a intentar con la empresa al día siguiente. Los países de solo formato no se vuelven a comprobar, porque la forma del número no cambia.

Próximos pasos

• Reglas que deciden las solicitudes: aprueba a las personas compradoras cuyo identificador fiscal es válido.
• Ajustes preestablecidos de aprobación: define la configuración de impuestos que recibe cada empresa aprobada.
• Revisa una solicitud: gestiona las solicitudes con una comprobación fallida o sin respuesta.