Controlli del codice fiscale

Sami B2B Onboarding può controllare il codice fiscale di ogni richiesta non appena viene inviata. Le partite IVA dell’UE vengono cercate in VIES, il registro IVA dell’UE. In alcuni altri paesi, l’app verifica che il numero abbia il formato corretto. Scegli tu che cosa succede quando un controllo non va a buon fine, e le tue regole possono usare il risultato.

Nota

Prima di iniziare: il tuo modulo di richiesta deve avere una domanda Tax ID e una domanda Country. Il modulo predefinito Wholesale application le ha entrambe: Tax registration ID e Country nell’indirizzo di spedizione. Il controllo legge il paese dalla prima domanda Country del modulo.

Che cosa viene controllato

Il paese scelto dalla persona decide quale controllo viene eseguito. Non lo scegli tu.

Controllo	Paesi	Che cosa ti dice
Registry: partita IVA UE cercata in VIES	Austria, Belgio, Bulgaria, Croazia, Cipro, Cechia, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Ungheria, Irlanda, Italia, Lettonia, Lituania, Lussemburgo, Malta, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia	Se VIES contiene il numero e il nome dell’attività a cui è intestato.
Format: solo formato del numero	Australia, India, Indonesia, Malaysia, Nuova Zelanda, Filippine, Singapore, Thailandia, Regno Unito, Stati Uniti, Vietnam	Se il numero ha la lunghezza e la struttura giuste per quel paese. Non dimostra che l’attività esista.
Nessuno	Tutti gli altri paesi	Niente. Il codice fiscale viene raccolto ma non controllato.

Si può scrivere una partita IVA dell’UE con o senza il prefisso del paese, ad esempio DE123456789 o 123456789. Spazi, punti e trattini vengono ignorati.

L’elenco del registro nella scheda cita anche l’Irlanda del Nord. L’elenco dei paesi del modulo non ha una voce separata, quindi chi si trova lì sceglie United Kingdom e ottiene il controllo del formato del Regno Unito.

Attiva il controllo

1. Apri la scheda Tax ID validation

   Nell’amministrazione Shopify, apri Sami B2B Onboarding, fai clic su Automation nel menu dell’app, poi sulla scheda Rules. La scheda Tax ID validation si trova nella colonna di destra.

   Fai clic su Show every country in What gets checked per vedere gli elenchi completi dei paesi.

2. Attivalo

   Attiva l’interruttore accanto a Tax ID validation. Compaiono altre impostazioni:

   • Compare the registered name with the name typed: attiva per impostazione predefinita. Solo per i controlli sul registro, l’app confronta il nome restituito da VIES con il nome dell’azienda nella richiesta.
   • Re-check yearly and flag lapsed registrations: disattivata per impostazione predefinita. Vedi Ricontrollo annuale più sotto.

3. Scegli che cosa fa un controllo non superato

   In If the check fails, scegli una di queste opzioni:

   Opzione	Che cosa succede
   Let the buyer submit, flag for review (predefinita)	La richiesta arriva come al solito. Il controllo non superato compare su di essa per chi la esamina.
   Block the submit and show the error	Quando la persona invia, l’app controlla il formato del numero. Un formato errato blocca l’invio e un messaggio sotto la casella Tax ID segnala che il codice fiscale non sembra valido per il suo paese. La ricerca in VIES viene comunque eseguita dopo un invio riuscito.
   Reject automatically and email the buyer	Una richiesta il cui numero non supera il controllo viene rifiutata subito e le tue regole non vengono eseguite. Se l’email di rifiuto è attiva, comunica alla persona che il codice fiscale non ha potuto essere convalidato.

   Block the submit and show the error controlla solo il formato. I numeri UE vengono verificati in quel momento rispetto alla struttura delle partite IVA del loro paese, perché un registro lento o sovraccarico non deve mai bloccare l’invio di una persona.

4. Aggiungi la tua partita IVA (facoltativo, UE)

   In Your business VAT number, scegli il tuo Country code e scrivi la tua VAT number. Poi fai clic su Check with VIES per provarla prima di salvare:

   • Registered to seguito dal nome della tua attività, oppure VIES has this number: il numero è corretto.
   • VIES doesn’t have this number: controlla se c’è un errore di battitura.
   • VIES didn’t answer. Your number is saved either way.: VIES è occupato. Riprova più tardi.

   Con il tuo numero impostato, ogni ricerca VIES che trova il numero della persona restituisce un numero di consultazione. È la tua prova del controllo ai sensi del Regolamento UE 282/2011. Lascia vuote entrambe le caselle per saltare questo passaggio. Se ne compili una, devi compilare anche l’altra.

5. Salva

   Fai clic su Save nella barra di salvataggio. Compare Automation saved. D’ora in poi, ogni nuova richiesta e ogni risposta a una richiesta di informazioni viene controllata.

Attiva Tax ID validation, poi scegli che cosa fa un controllo non superato.

Vedi il risultato su una richiesta

Ogni controllo viene registrato sulla richiesta:

• Nella pagina della richiesta, la Timeline mostra Tax ID checked: valid, Tax ID checked: not valid o Tax ID not checked: the registry couldn’t be reached. La riga sotto indica come è stato controllato, ad esempio Checked with VIES o Checked the format for US. Mostra anche il nome registrato e il numero di consultazione quando VIES li restituisce. Se i nomi differiscono, riporta Not the name on the application.
• In Companies › Applications, fai clic sull’icona a forma di occhio (Quick review) nella riga della richiesta. In Readiness, la riga Tax verification riporta Verified with VIES, Format looks right, Not valid o Registry unavailable. Se il nome registrato non corrisponde, mostra Registered to e il nome presente in VIES. Quando la richiesta ha un codice fiscale ma nessun controllo è stato eseguito, perché il controllo è disattivato o il paese non è controllato, la riga riporta Not verified.

Un nome che non corrisponde non fa fallire il controllo. È lì perché chi esamina la richiesta lo valuti.

L’elenco Readiness mostra il risultato del controllo del codice fiscale per ogni richiesta.

Attenzione

Se VIES non è raggiungibile, non c’è alcuna risposta, e l’app non lo considera mai un errore. La richiesta non viene rifiutata né bloccata, e Tax ID is valid non la riconosce nelle tue regole, quindi una regola che richiede un codice fiscale valido la lascia al tuo team.

Usa il controllo nelle tue regole

In una regola, la condizione Tax ID con is valid corrisponde solo quando il numero ha superato il controllo:

• Con il controllo attivo, usa la risposta del controllo: VIES per i paesi UE, il controllo del formato per i paesi elencati sopra.
• Con il controllo disattivato, verifica il formato del numero per il paese della persona, oppure la struttura della partita IVA per un paese UE.
• Per un paese che non viene controllato, is valid non corrisponde mai.

Ad esempio, con il controllo attivo, “When Country is Germany and Tax ID is valid, then Approve automatically” approva le persone tedesche la cui partita IVA è confermata da VIES. Vedi Regole che decidono le richieste.

Ricontrollo annuale

Con Re-check yearly and flag lapsed registrations attivo, l’app cerca di nuovo in VIES le partite IVA UE delle tue aziende, un anno dopo l’ultimo controllo. Le aziende rimosse da B2B vengono saltate. Ne elabora fino a 25 al giorno.

Se VIES non ha più il numero, la pagina dell’azienda mostra un banner Tax registration no longer valid. Il banner ti invita a chiedere alla persona la partita IVA attuale e ad aggiornarla nella sede dell’azienda in Shopify. Se VIES non è raggiungibile, l’azienda viene riprovata il giorno dopo. I paesi con solo controllo del formato non vengono ricontrollati, perché la struttura del numero non cambia.

Passaggi successivi

• Regole che decidono le richieste — approva le persone con un codice fiscale valido.
• Preset di approvazione — imposta il trattamento fiscale di ogni azienda approvata.
• Esamina una richiesta — gestisci le richieste con un controllo non superato o senza risposta.