Controles van het btw-nummer

Sami B2B Onboarding kan het btw-nummer van elke aanvraag controleren zodra die wordt ingediend. EU-btw-nummers worden opgezocht in VIES, het eigen btw-register van de EU. In sommige andere landen controleert de app of het nummer het juiste formaat heeft. Jij kiest wat er gebeurt wanneer een controle mislukt en je regels kunnen het resultaat gebruiken.

Opmerking

Voordat je begint: je aanvraagformulier heeft een vraag Tax ID en een vraag Country nodig. Het standaardformulier Wholesale application heeft beide: Tax registration ID, en Country in het verzendadres. De controle leest het land uit de eerste vraag Country van het formulier.

Wat wordt gecontroleerd

Het land dat de koper kiest, bepaalt welke controle wordt uitgevoerd. Je kiest die niet zelf.

Controle	Landen	Wat het je vertelt
Registry: EU-btw opgezocht in VIES	Oostenrijk, België, Bulgarije, Kroatië, Cyprus, Tsjechië, Denemarken, Estland, Finland, Frankrijk, Duitsland, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Polen, Portugal, Roemenië, Slowakije, Slovenië, Spanje, Zweden	Of VIES het nummer heeft en op welke bedrijfsnaam het is geregistreerd.
Format: alleen het nummerformaat	Australië, India, Indonesië, Maleisië, Nieuw-Zeeland, Filipijnen, Singapore, Thailand, Verenigd Koninkrijk, Verenigde Staten, Vietnam	Of het nummer de juiste lengte en vorm heeft voor dat land. Het bewijst niet dat het bedrijf bestaat.
None	Elk ander land	Niets. Het btw-nummer wordt verzameld maar niet gecontroleerd.

Kopers kunnen een EU-btw-nummer met of zonder landvoorvoegsel typen, bijvoorbeeld DE123456789 of 123456789. Spaties, punten en streepjes worden genegeerd.

De registerlijst op de kaart noemt ook Noord-Ierland. De landenlijst van het formulier heeft daarvoor geen aparte vermelding, dus een koper daar kiest United Kingdom en krijgt de formaatcontrole van het Verenigd Koninkrijk.

De controle aanzetten

1. De kaart Tax ID validation openen

   Open in Shopify-beheer Sami B2B Onboarding, klik in het appmenu op Automation en klik daarna op het tabblad Rules. De kaart Tax ID validation staat in de rechterkolom.

   Klik onder What gets checked op Show every country om de volledige landenlijsten te zien.

2. Aanzetten

   Zet de schakelaar naast Tax ID validation aan. Er verschijnen meer instellingen:

   • Compare the registered name with the name typed: standaard aan. Alleen bij registercontroles vergelijkt de app de naam die VIES teruggeeft met de bedrijfsnaam op de aanvraag.
   • Re-check yearly and flag lapsed registrations: standaard uit. Zie Jaarlijkse hercontrole hieronder.

3. Kiezen wat een mislukte controle doet

   Kies onder If the check fails een van deze opties:

   Optie	Wat er gebeurt
   Let the buyer submit, flag for review (standaard)	De aanvraag komt gewoon binnen. De mislukte controle wordt erbij getoond voor je beoordelaar.
   Block the submit and show the error	Wanneer de koper verzendt, controleert de app het formaat van het nummer. Een onjuist formaat stopt het verzenden en een bericht onder het vak Tax ID vertelt de koper dat het btw-nummer er niet geldig uitziet voor zijn of haar land. De VIES-opzoeking wordt na een geslaagde verzending nog steeds uitgevoerd.
   Reject automatically and email the buyer	Een aanvraag waarvan het nummer niet door de controle komt, wordt direct afgewezen en je regels worden niet uitgevoerd. Staat de afwijzingsmail aan, dan vertelt die de koper dat het btw-nummer niet kon worden gevalideerd.

   Block the submit and show the error controleert alleen het formaat. EU-nummers worden op dat moment gecontroleerd aan de hand van de vorm van het btw-nummer van het land, omdat een trage of drukke registerdienst het verzenden van een koper nooit mag ophouden.

4. Je eigen btw-nummer toevoegen (optioneel, EU)

   Kies onder Your business VAT number je Country code en typ je VAT number. Klik daarna op Check with VIES om het te testen voordat je opslaat:

   • Registered to gevolgd door je bedrijfsnaam, of VIES has this number: het nummer is juist.
   • VIES doesn’t have this number: controleer op een typefout.
   • VIES didn’t answer. Your number is saved either way.: VIES is druk. Probeer het later opnieuw.

   Met je nummer ingesteld geeft elke VIES-opzoeking die het nummer van de koper vindt een consultatienummer terug. Dat is je bewijs van de controle volgens EU-verordening 282/2011. Laat beide vakken leeg om dit over te slaan. Vul je er een in, dan moet je ook de andere invullen.

5. Opslaan

   Klik op Save in de opslagbalk. Je ziet Automation saved. Vanaf nu wordt elke nieuwe aanvraag, en elk antwoord op een verzoek om informatie, gecontroleerd.

Zet Tax ID validation aan en kies daarna wat een mislukte controle doet.

Het resultaat bij een aanvraag bekijken

Elke controle wordt bij de aanvraag vastgelegd:

• Op de pagina van de aanvraag toont de Timeline Tax ID checked: valid, Tax ID checked: not valid of Tax ID not checked: the registry couldn’t be reached. De regel eronder zegt hoe is gecontroleerd, zoals Checked with VIES of Checked the format for US. Ook toont die de geregistreerde naam en het consultatienummer wanneer VIES die teruggeeft. Als de namen verschillen, staat er Not the name on the application.
• Klik op Companies › Applications op het oogpictogram (Quick review) in de rij van de aanvraag. Onder Readiness toont de rij Tax verification Verified with VIES, Format looks right, Not valid of Registry unavailable. Komt de geregistreerde naam niet overeen, dan toont die Registered to en de naam die VIES heeft. Als de aanvraag een btw-nummer heeft maar er geen controle is uitgevoerd, omdat de controle uit staat of het land niet wordt gecontroleerd, toont de rij Not verified.

Een naam die niet overeenkomt, laat de controle niet mislukken. Hij staat er zodat je beoordelaar ernaar kan kijken.

De lijst Readiness toont het resultaat van de btw-nummercontrole voor elke aanvraag.

Opgepast

Als VIES niet bereikbaar is, is er geen antwoord en behandelt de app dat nooit als een mislukking. De aanvraag wordt niet afgewezen of geblokkeerd en Tax ID is valid komt er in je regels niet mee overeen, dus een regel die een geldig btw-nummer nodig heeft, laat de aanvraag aan je team over.

De controle gebruiken in je regels

In een regel komt de voorwaarde Tax ID met is valid alleen overeen wanneer het nummer de controle heeft doorstaan:

• Met de controle aan wordt het antwoord van de controle gebruikt: VIES voor EU-landen, de formaatcontrole voor de hierboven genoemde landen.
• Met de controle uit wordt het formaat van het nummer getest voor het land van de koper, of de vorm van het btw-nummer voor een EU-land.
• Voor een land dat niet wordt gecontroleerd, komt is valid nooit overeen.

Met de controle aan keurt bijvoorbeeld “When Country is Germany and Tax ID is valid, then Approve automatically” Duitse kopers goed van wie VIES het btw-nummer bevestigt. Zie Regels die over aanvragen beslissen.

Jaarlijkse hercontrole

Met Re-check yearly and flag lapsed registrations aan zoekt de app de EU-btw-nummers van je bedrijven een jaar na hun laatste controle opnieuw op in VIES. Bedrijven die uit B2B zijn verwijderd, worden overgeslagen. De app verwerkt per dag maximaal 25 bedrijven.

Heeft VIES het nummer niet meer, dan toont de pagina van het bedrijf een banner Tax registration no longer valid. De banner zegt dat je de koper om het huidige btw-nummer moet vragen en dat moet bijwerken op de locatie van het bedrijf in Shopify. Is VIES niet bereikbaar, dan wordt het bedrijf de volgende dag opnieuw geprobeerd. Landen met alleen een formaatcontrole worden niet opnieuw gecontroleerd, omdat de vorm van het nummer niet verandert.

Volgende stappen

• Regels die over aanvragen beslissen — keur kopers goed van wie het btw-nummer geldig is.
• Goedkeuringsvoorinstellingen — stel de btw-instelling in die elk goedgekeurd bedrijf krijgt.
• Een aanvraag beoordelen — behandel aanvragen met een mislukte of onbeantwoorde controle.