Automatiseringar och Shopify Flow

Varje gång en ansökan går vidare utlöser Sami B2B Onboarding en händelse: mottagen, reviderad, godkänd, avslagen och så vidare. På fliken Automations har varje händelse en omkopplare. Omkopplaren styr e-postmeddelandena som appen skickar för den händelsen och Shopify Flow-utlösaren den publicerar. I Shopify Flow kan du starta egna arbetsflöden från de utlösarna och använda appens åtgärder för att godkänna, avslå eller be om mer information.

Händelserna

Händelse	När den utlöses	E-postmeddelanden den skickar
Application received	När en köpare skickar in en ansökan	Application received (till köparen), New application (till ditt team)
Application revised	När en köpare svarar på en begäran om information	Buyer resubmitted (till ditt team)
Application approved	När en ansökan godkänns, av en person, en regel eller en Flow-åtgärd	Account approved (till köparen)
Revision requested	När du ber en köpare om mer information	More information needed (till köparen)
Application rejected	När en ansökan avslås	Application declined (till köparen)
Company created	När ett godkännande skapar Shopify-företaget	Inga. Den publicerar bara en Shopify Flow-utlösare.

Alla sex händelser är på när du installerar appen.

Slå på eller av en händelse

1. Öppna fliken Automations

   Öppna Sami B2B Onboarding i Shopify-admin, klicka på Automation i appmenyn och klicka sedan på fliken Automations.

   Kortet Triggers listar de sex händelserna. Varje rad visar:

   • Händelsens namn och när den utlöses.
   • Vad den gör, till exempel ”Emails: Application received (to the buyer), New application (to your team) · Publishes a Shopify Flow trigger”.
   • Hur ofta den kördes den här månaden: No runs, 1 run this month eller ”12 runs this month”. Varje e-postmeddelande och varje Flow-utlösare som händelsen skickade, eller försökte skicka, räknas som en körning.

2. Slå om omkopplaren

   Slå av eller på omkopplaren i slutet av raden. Flikens antal visar hur många händelser som är på.

3. Spara

   Klicka på Save i sparfältet. Du ser Automation saved.

Varje rad anger vilka e-postmeddelanden händelsen skickar och hur ofta den kördes den här månaden.

Caution

En händelse som är avstängd gör ingenting alls. Den skickar inga av sina e-postmeddelanden, varken till köparen eller till ditt team, och publicerar ingen Flow-utlösare. Om du till exempel stänger av Application rejected upphör alla avslagsmejl. Själva beslutet fattas ändå: en godkänd ansökan får fortfarande sitt Shopify-företag och sina malvillkor.

Ett e-postmeddelande skickas bara när dess händelse är på och själva e-postmeddelandet är påslaget. Varje ansökningsmejl har sin egen omkopplare i avsnittet Email i formulärbyggaren, så du slår på eller av det ett formulär i taget. Mejlet Application declined är avstängt från start, så köpare får inget besked om ett avslag förrän du slår på det. Se Redigera e-postmallar. Mejlen ”till ditt team” går till personerna i Välj vem som får aviseringar.

Se vad som kördes

Kortet Recent runs till höger på fliken Automations visar de fem senaste sakerna appen skickade eller skrev, nyaste först: e-postmeddelanden, Shopify Flow-utlösare och uppdateringar av köparens Shopify-kund och företag. Varje rad anger händelsen och företaget, sedan resultatet och tiden, till exempel ”Application received · Acme Supply Co.” och ”Email sent”. Pricken är grön när det fungerade och röd när det misslyckades.

Klicka på View all för att öppna Settings › Activity log i vyn Emails, med hela historiken. Se Aktivitetslogg.

Kortet Shopify Flow

Kortet Shopify Flow sitter ovanför Recent runs. Dess märke visar hur den senaste utlösaren gick:

Märke	Vad det betyder
Triggers available	Utlösarna är redo och inget har publicerats än. Den första ansökningshändelsen skickar en.
Published och en tid, till exempel ”Published 2 hours ago”	Den senaste utlösaren nådde Shopify Flow. Kortet anger den och företaget, till exempel ”Last trigger: Application received · Acme Supply Co.”
Publish failed och en tid	Shopify Flow tog inte emot den senaste utlösaren. Kortet visar orsaken.
Not connected	Shopify Flow-utlösare är inte anslutna till den här butiken än. Omkopplarna styr bara e-post.

Om inte märket lyder Not connected listar kortet också de åtgärder ett arbetsflöde kan köra, och har en knapp Open Shopify Flow som öppnar Shopify Flow i en ny flik.

Märket visar hur den senaste utlösaren gick, och Open Shopify Flow tar dig direkt till Flow.

Vad appen ger Shopify Flow

I Shopify Flow listas appens utlösare och åtgärder under Sami B2B Onboarding.

Utlösare. Det finns en utlösare för varje händelse ovan, med samma namn. Varje utlösare bär dessa uppgifter om ansökan:

Uppgift	Vad den innehåller
Application ID	Ansökans nummer i appen. Använd det i appens Flow-åtgärder.
Reference	Ansökningsreferensen som ditt team ser på ansökan.
Company name, Contact name, Contact email	Från köparens svar.
Country	Köparens landskod på två bokstäver, till exempel US.
Status	Ansökans status.
Admin URL	En länk till ansökan i appen, för meddelanden till ditt team.

Utlösaren Company created bär också Shopify-företaget, så att ett arbetsflöde kan läsa det och använda Shopify Flows egna företagsåtgärder på det. Den publiceras bara när godkännandet skapade ett företag i Shopify.

Åtgärder. Ett arbetsflöde kan avgöra en ansökan på samma sätt som en granskare. Samma e-postmeddelanden och händelser följer.

Åtgärd	Fält	Vad den gör
Approve application	Application (obligatoriskt), Preset name	Godkänner ansökan, skapar Shopify-företaget med mallens villkor och mejlar köparen.
Reject application	Application (obligatoriskt), Reason	Avslår ansökan. Orsaken visas för köparen i avslagsmejlet.
Request more information	Application (obligatoriskt), Message to the buyer	Ber köparen om mer information, med ditt meddelande i mejlet. Ansökan väntar tills köparen svarar.

Använd utlösarens Application ID (variabeln applicationId) i Application, eller klistra in referensen som visas på ansökan. Skriv Preset name exakt som mallen heter i appen. Om du lämnar det tomt godkänns ansökan utan en malls villkor. Standardmallen används inte.

Bygg ett arbetsflöde: godkänn amerikanska ansökningar

Det här arbetsflödet godkänner varje ansökan från USA med mallen Wholesale standard.

1. Kontrollera att händelsen är på

   Kontrollera på Automation › Automations att Application received är på. Märket på kortet Shopify Flow ska inte lyda Not connected. Om du inte har Shopify Flow än, installera det först från Shopify. Se Shopify Flow i Shopifys hjälpcenter.

2. Starta ett arbetsflöde från appens utlösare

   Klicka på Open Shopify Flow på kortet. Klicka i Shopify Flow på Create workflow och sedan på Select a trigger. Sök efter Application received och välj den från Sami B2B Onboarding.

3. Lägg till ett villkor

   Lägg till ett villkor efter utlösaren. Klicka på Add a variable och välj country, låt Equal to stå kvar och skriv US. Shopify Flow sparar arbetsflödet allteftersom.

4. Lägg till åtgärden Approve application

   Lägg till en åtgärd på villkorets sanna gren. Sök efter Approve application och välj den från Sami B2B Onboarding. Fyll sedan i dess fält:

   • Application: klicka på Add variable under fältet och välj applicationId. Fältet lyder då {{applicationId}}.
   • Preset name: skriv Wholesale standard.

5. Slå på arbetsflödet

   Klicka på Turn on workflow. Shopify Flow kör nu det för varje ny ansökan.

6. Testa det

   Skicka in en ansökan från din butik som Acme Supply Co., med United States som land. När arbetsflödet har körts lyder ansökans status i Companies › Applications Approved, och Jordan Lee får mejlet Account approved. Arbetsflödets körning visas i Shopify Flows körningshistorik.

Arbetsflödet skickar utlösarens Application ID vidare till åtgärden Approve application.

Note

Appen skickar Application received till Shopify Flow och kör sedan dina regler direkt, så en regel avgör oftast ansökan innan arbetsflödets åtgärd når appen. Om en regel redan har godkänt eller avslagit ansökan rapporterar Flow-steget att den redan var avgjord, eller Already done. när det begär samma beslut. Använd antingen en regel eller ett Flow-arbetsflöde för varje typ av ansökan, inte båda.

När en Flow-åtgärd inte kan köras

Ett steg som inte kan köras misslyckas i arbetsflödets körning i Shopify Flow, med något av dessa meddelanden:

Meddelande	Varför	Vad du ska göra
No application matches that ID or reference.	Fältet Application är tomt eller felaktigt.	Använd utlösarens variabel applicationId.
This application was already decided (…).	Den godkändes, avslogs eller stängdes innan steget kördes.	Ingenting, eller kontrollera vilken regel som avgjorde den.
Can’t approve until these answers are filled in: …	Ett obligatoriskt svar som är kopplat till Shopify är tomt.	Be köparen om det, eller fyll i det på ansökan.
No preset is named “…”.	Preset name matchar ingen mall.	Rätta namnet, eller byt namn på mallen.

Om steget begär det beslut ansökan redan har, till exempel att godkänna en godkänd ansökan, rapporterar det Already done. och misslyckas inte.

Nästa steg

• Redigera e-postmallar — slå på e-post och ändra vad den säger.
• Regler som avgör ansökningar — avgör ansökningar i appen, utan Flow.
• Webhooks (Zapier, Make, n8n) — skicka ansökningshändelser till andra verktyg.
• Aktivitetslogg — se alla e-postmeddelanden och utlösare som appen skickade.