Automatisations et Shopify Flow

Chaque fois qu’une demande change d’état, Sami B2B Onboarding déclenche un événement : reçue, révisée, approuvée, rejetée, etc. Dans l’onglet Automations, chaque événement dispose d’un interrupteur. Cet interrupteur contrôle les e-mails que l’application envoie pour cet événement et le déclencheur Shopify Flow qu’elle publie. Dans Shopify Flow, vous pouvez lancer vos propres workflows à partir de ces déclencheurs et utiliser les actions de l’application pour approuver, rejeter ou demander des informations complémentaires.

Les événements

Événement	Quand il se déclenche	E-mails envoyés
Application received	Lorsqu’une personne acheteuse soumet une demande	Application received (à la personne acheteuse), New application (à votre équipe)
Application revised	Lorsqu’une personne acheteuse répond à une demande d’informations	Buyer resubmitted (à votre équipe)
Application approved	Lorsqu’une demande est approuvée, par une personne, une règle ou une action Flow	Account approved (à la personne acheteuse)
Revision requested	Lorsque vous demandez des informations complémentaires à une personne acheteuse	More information needed (à la personne acheteuse)
Application rejected	Lorsqu’une demande est rejetée	Application declined (à la personne acheteuse)
Company created	Lorsqu’une approbation crée l’entreprise dans Shopify	Aucun. Seul un déclencheur Shopify Flow est publié.

Les six événements sont activés à l’installation de l’application.

Activer ou désactiver un événement

1. Ouvrir l’onglet Automations

   Dans l’admin Shopify, ouvrez Sami B2B Onboarding, cliquez sur Automation dans le menu de l’application, puis sur l’onglet Automations.

   La carte Triggers liste les six événements. Chaque ligne indique :

   • Le nom de l’événement et le moment où il se déclenche.
   • Ce qu’il fait, par exemple « Emails: Application received (to the buyer), New application (to your team) · Publishes a Shopify Flow trigger ».
   • Le nombre d’exécutions ce mois-ci : No runs, 1 run this month ou « 12 runs this month ». Chaque e-mail et chaque déclencheur Flow envoyé par l’événement, ou que l’événement a tenté d’envoyer, compte comme une exécution.

2. Actionner l’interrupteur

   Désactivez ou activez l’interrupteur à la fin de la ligne. Le compteur de l’onglet indique combien d’événements sont activés.

3. Enregistrer

   Cliquez sur Save dans la barre d’enregistrement. Le message Automation saved s’affiche.

Chaque ligne indique les e-mails que l’événement envoie et le nombre d’exécutions ce mois-ci.

Attention

Un événement désactivé ne fait strictement rien. Il n’envoie aucun de ses e-mails, ni à la personne acheteuse ni à votre équipe, et ne publie aucun déclencheur Flow. Par exemple, désactiver Application rejected supprime tous les e-mails de refus. La décision elle-même est tout de même appliquée : une demande approuvée obtient quand même son entreprise Shopify et les conditions prédéfinies.

Un e-mail n’est envoyé que si son événement est activé et que l’e-mail lui-même est activé. Chaque e-mail de demande dispose de son propre interrupteur dans la section Email du créateur de formulaire : vous l’activez ou le désactivez formulaire par formulaire. L’e-mail Application declined est désactivé par défaut, de sorte que les personnes acheteuses ne sont pas informées d’un rejet tant que vous ne l’activez pas. Consultez Modifier les modèles d’e-mail. Les e-mails « à votre équipe » sont envoyés aux personnes indiquées dans Choisir qui est notifié.

Voir ce qui a été exécuté

La carte Recent runs, à droite de l’onglet Automations, affiche les cinq dernières actions envoyées ou écrites par l’application, de la plus récente à la plus ancienne : e-mails, déclencheurs Shopify Flow et mises à jour du client et de l’entreprise Shopify de la personne acheteuse. Chaque ligne indique l’événement et l’entreprise, puis le résultat et l’heure, par exemple « Application received · Acme Supply Co. » et « Email sent ». Le point est vert en cas de réussite et rouge en cas d’échec.

Cliquez sur View all pour ouvrir Settings › Activity log dans sa vue Emails, avec l’historique complet. Consultez Journal d’activité.

La carte Shopify Flow

La carte Shopify Flow se trouve au-dessus de Recent runs. Son badge indique comment s’est déroulé le dernier déclencheur :

Badge	Signification
Triggers available	Les déclencheurs sont prêts, et rien n’a encore été publié. Le premier événement de demande en enverra un.
Published et une heure, par exemple « Published 2 hours ago »	Le dernier déclencheur a atteint Shopify Flow. La carte le nomme ainsi que l’entreprise, par exemple « Last trigger: Application received · Acme Supply Co. »
Publish failed et une heure	Shopify Flow n’a pas accepté le dernier déclencheur. La carte affiche la raison.
Not connected	Les déclencheurs Shopify Flow ne sont pas encore connectés à cette boutique. Les interrupteurs ne contrôlent que les e-mails.

Tant que le badge n’indique pas Not connected, la carte liste aussi les actions qu’un workflow peut exécuter et comprend un bouton Open Shopify Flow qui ouvre Shopify Flow dans un nouvel onglet.

Le badge indique comment s’est déroulé le dernier déclencheur, et Open Shopify Flow vous mène directement à Flow.

Ce que l’application met à disposition de Shopify Flow

Dans Shopify Flow, les déclencheurs et les actions de l’application sont listés sous Sami B2B Onboarding.

Déclencheurs. Il existe un déclencheur pour chaque événement ci-dessus, avec le même nom. Chaque déclencheur transmet les informations suivantes sur la demande :

Information	Contenu
Application ID	Le numéro de la demande dans l’application. Utilisez-le dans les actions Flow de l’application.
Reference	La référence de la demande que voit votre équipe sur la demande.
Company name, Contact name, Contact email	Issus des réponses de la personne acheteuse.
Country	Le code pays à deux lettres de la personne acheteuse, par exemple US.
Status	Le statut de la demande.
Admin URL	Un lien vers la demande dans l’application, pour les messages à votre équipe.

Le déclencheur Company created transmet aussi l’entreprise Shopify, afin qu’un workflow puisse la lire et lui appliquer les actions d’entreprise propres à Shopify Flow. Il n’est publié que lorsque l’approbation a créé une entreprise dans Shopify.

Actions. Un workflow peut statuer sur une demande comme le ferait une personne chargée de l’examen. Les mêmes e-mails et événements suivent.

Action	Champs	Ce qu’elle fait
Approve application	Application (obligatoire), Preset name	Approuve la demande, crée l’entreprise Shopify avec les conditions du préréglage et envoie un e-mail à la personne acheteuse.
Reject application	Application (obligatoire), Reason	Rejette la demande. Le motif est indiqué à la personne acheteuse dans l’e-mail de refus.
Request more information	Application (obligatoire), Message to the buyer	Demande des informations complémentaires à la personne acheteuse, avec votre message dans l’e-mail. La demande reste en attente jusqu’à sa réponse.

Dans Application, utilisez l’Application ID du déclencheur (la variable applicationId) ou collez la référence affichée sur la demande. Saisissez Preset name exactement comme le préréglage est nommé dans l’application. Si vous laissez ce champ vide, la demande est approuvée sans les conditions d’un préréglage. Le préréglage par défaut n’est pas utilisé.

Créer un workflow : approuver les demandes des États-Unis

Ce workflow approuve toutes les demandes provenant des États-Unis avec le préréglage Wholesale standard.

1. Vérifier que l’événement est activé

   Dans Automation › Automations, assurez-vous que Application received est activé. Le badge de la carte Shopify Flow ne doit pas indiquer Not connected. Si vous n’avez pas encore Shopify Flow, installez-le d’abord depuis Shopify. Consultez Shopify Flow dans le Centre d’aide Shopify.

2. Démarrer un workflow à partir du déclencheur de l’application

   Cliquez sur Open Shopify Flow sur la carte. Dans Shopify Flow, cliquez sur Créer un workflow, puis sur Sélectionner un déclencheur. Recherchez Application received et choisissez celui de Sami B2B Onboarding.

3. Ajouter une condition

   Après le déclencheur, ajoutez une condition. Cliquez sur Ajouter une variable et choisissez country, conservez Égal à, puis saisissez US. Shopify Flow enregistre le workflow au fur et à mesure.

4. Ajouter l’action Approve application

   Sur la branche « vrai » de la condition, ajoutez une action. Recherchez Approve application et choisissez celle de Sami B2B Onboarding. Renseignez ensuite ses champs :

   • Application : cliquez sur Ajouter une variable sous le champ et choisissez applicationId. Le champ affiche alors {{applicationId}}.
   • Preset name : saisissez Wholesale standard.

5. Activer le workflow

   Cliquez sur Activer le workflow. Shopify Flow l’exécute désormais pour chaque nouvelle demande.

6. Le tester

   Soumettez une demande depuis votre vitrine au nom d’Acme Supply Co., avec United States comme pays. Une fois le workflow exécuté, le statut de la demande dans Companies › Applications indique Approved, et Jordan Lee reçoit l’e-mail Account approved. L’exécution du workflow apparaît dans l’historique des exécutions de Shopify Flow.

Le workflow transmet l’Application ID du déclencheur à l’action Approve application.

Note

L’application envoie Application received à Shopify Flow, puis exécute immédiatement vos règles. Une règle statue donc généralement sur la demande avant que l’action du workflow n’atteigne l’application. Si une règle a déjà approuvé ou rejeté la demande, l’étape Flow signale qu’elle a déjà fait l’objet d’une décision, ou Already done. lorsqu’elle demande la même décision. Utilisez une règle ou un workflow Flow pour chaque type de demande, pas les deux.

Quand une action Flow ne peut pas s’exécuter

Une étape qui ne peut pas s’exécuter échoue dans l’exécution du workflow dans Shopify Flow, avec l’un de ces messages :

Message	Cause	Que faire
No application matches that ID or reference.	Le champ Application est vide ou incorrect.	Utilisez la variable applicationId du déclencheur.
This application was already decided (…).	Elle a été approuvée, rejetée ou fermée avant l’exécution de l’étape.	Rien, ou vérifiez quelle règle a statué.
Can’t approve until these answers are filled in: …	Une réponse obligatoire associée à Shopify est vide.	Demandez-la à la personne acheteuse ou renseignez-la sur la demande.
No preset is named “…”.	Preset name ne correspond à aucun préréglage.	Corrigez le nom ou renommez le préréglage.

Si l’étape demande la décision que la demande a déjà, par exemple approuver une demande approuvée, elle signale Already done. et n’échoue pas.

Étapes suivantes

• Modifier les modèles d’e-mail : activez les e-mails et modifiez leur contenu.
• Règles qui statuent sur les demandes : statuez sur les demandes dans l’application, sans Flow.
• Webhooks (Zapier, Make, n8n) : envoyez les événements de demande à d’autres outils.
• Journal d’activité : consultez chaque e-mail et chaque déclencheur envoyé par l’application.