Regler som avgör ansökningar

Med regler kan Sami B2B Onboarding agera på en ansökan så fort den kommer in, utan att någon öppnar den. Varje regel läses som en mening: När dess villkor matchar, Då utför den en åtgärd, till exempel ”När Country är United States och Tax ID är giltigt, godkänn då automatiskt med Wholesale standard”.

Så körs regler

• Regler körs när en köpare skickar in en ansökan, och igen när en köpare skickar den information du bad om.
• Appen testar dina Live-regler i ordning, uppifrån och ned. Den första regeln som matchar avgör vad som händer, och reglerna under den körs inte.
• Om ingen regel matchar ändras ingenting. Ansökan väntar i Companies › Applications på ditt team, precis som om du inte hade några regler alls.
• När någon i ditt team ber en köpare om mer information går köparens svar tillbaka till den personen. Regler körs fortfarande och noterar i tidslinjen vad de skulle göra, men de godkänner, avslår eller frågar inte igen.

Note

Två andra inställningar verkar före dina regler. Om skatte-ID-kontrollen är inställd på att avslå vid misslyckande, avslår en misslyckad kontroll ansökan och reglerna körs inte. Om Settings › Application rules › Duplicate companies hittar ett företag som ser likadant ut lämnar reglerna ansökan åt en person att avgöra. Se Ansökningsregler.

Lägg till en regel

1. Öppna fliken Rules

   Öppna Sami B2B Onboarding i Shopify-admin, klicka på Automation i appmenyn och klicka sedan på fliken Rules.

   Klicka på Add rule. Om det inte finns några regler än sitter knappen under No rules yet. Annars finns den under den sista regeln. Ett kort som heter New rule visas, öppet och Paused.

2. Namnge regeln

   Klicka på namnet New rule och ersätt det med ett namn som ditt team känner igen, till exempel US with valid tax ID. Tryck på Enter för att behålla det, eller Escape för att ångra. Namnet visas i ansökans tidslinje när regeln agerar.

3. Ställ in det första villkoret

   Klicka på det streckade villkoret på raden When. Rutan Edit condition öppnas:

   1. Klicka på fältrutan på den första raden (den visar det aktuella fältet, till exempel Country) och välj vad som ska testas. När listan är lång kan du skriva i Search fields för att snabbt hitta en fråga.
   2. Välj en operator i rutan bredvid, till exempel is eller is valid.
   3. Under dem väljer du ett värde i listan, eller skriver ett i rutan. Vissa operatorer, som is valid och is missing, behöver inget värde.
   4. Klicka på Done.

4. Lägg till fler villkor

   Klicka på + Condition för att lägga till ett till. Dess ruta Edit condition öppnas direkt. När en regel har två eller fler villkor visas ett val i början av raden When:

   • all of these: alla villkor måste matcha. Brickorna binds ihop med AND.
   • any of these: ett matchande villkor räcker. Brickorna binds ihop med OR.

   Ett val gäller alla villkor i regeln. Om du vill blanda ”och” med ”eller”, skapa två regler.

   Om du vill ta bort ett villkor klickar du på det och sedan på Remove condition. En regel behåller alltid minst ett villkor.

5. Välj åtgärd

   Klicka på åtgärden på raden Then och välj en i listan. Vissa åtgärder kräver ytterligare ett val:

   • Approve automatically: klicka på mallen efter using och välj en. No preset godkänner utan villkor.
   • Assign to a reviewer: klicka på Anyone och välj en person i ditt team. Om den står kvar på Anyone tilldelar regeln ingen.

6. Slå på och spara

   Slå på omkopplaren på regelns kort. Märket ändras från Paused till Live. Klicka sedan på Save i sparfältet. Du ser Automation saved.

   Allt på den här fliken är ett utkast tills du sparar: namn, villkor, omkopplare, ordning, nya regler och borttagna. Klicka på Discard i sparfältet för att ångra allt.

Varje regel läses som en mening, och du klickar på valfri bricka för att ändra den.

Vad ett villkor kan testa

Fältlistan börjar med Application details, de fakta som appen registrerar för varje ansökan. Under dem kommer frågorna i dina ansökningsformulär. Med ett formulär listas dess frågor under formulärets namn. Med flera formulär väljer du ett formulär under Form questions för att se dess frågor.

Fält	Vad det läser	Operatorer
Country	Svaret på formulärets första Country-fråga.	is, is not
Tax ID	Svaret på formulärets Tax ID-fråga.	is valid, is missing, is
Email domain	Delen av kontaktens e-postadress efter @, till exempel example.com.	is, contains
Form	Formuläret som köparen ansökte via.	is, is not
Uploaded document	Om köparen laddade upp någon fil.	is missing
En Dropdown-, Radio buttons-, Checkbox-, Checkboxes- eller Country-fråga	Alternativet som köparen valde. En enskild samtyckesruta erbjuder Ticked och Not ticked.	is, is not, is missing
En Number-fråga	Talet som köparen skrev.	is over, is under, is, is missing
Alla andra frågor (Short text, Long text, Email, Phone, State / province, Date and time)	Det köparen skrev eller valde.	is, is not, contains, is missing

Så jämför operatorerna:

Operator	Matchar när
is / is not	Svaret är lika med värdet, eller inte. Versaler och mellanslag i början och slutet ignoreras. För en fråga med flera ikryssade svar matchar is om något av dem är värdet.
contains	Värdet förekommer var som helst i svaret.
is over / is under	Svaret är ett tal över eller under värdet.
is missing	Köparen lämnade det tomt. För Uploaded document laddades ingen fil upp.
is valid	Skatte-ID:t klarade skatte-ID-kontrollen. Om kontrollen är av har det rätt nummerformat för köparens land. Se Skatte-ID-kontroller.

Filuppladdningsfrågor och layoutelement, som rubriker och stycken, finns inte i listan. Om du vill testa uppladdningar, använd Uploaded document.

När du har fler än ett formulär visar rutan Edit condition vilka formulär som ställer frågan du valde, till exempel Asked by Wholesale application. Om formulären erbjuder olika alternativ för den frågan läggs with different options on each till.

Skydd som håller reglerna säkra

• Ett villkor på en formulärfråga som köparens formulär aldrig ställde matchar inte. Det gäller alla operatorer, även is not och is missing. Om du vill rikta en regel mot ett formulär, lägg till villkoret Form is och välj det formuläret.
• En regel med ett ofullständigt villkor kan inte sparas. Om ett villkor saknar värde, eller pekar på en fråga som tagits bort från formuläret, stoppas Save med ett meddelande som ”Rule 2, condition 1 has no value to match against.” och villkoret blir rött. En aktiv regel med en borttagen fråga visar Needs attention. Klicka på den röda brickan och välj ett annat fält.
• En regel kan inte godkänna förbi ett obligatoriskt svar. Om en formulärfråga som är kopplad till Shopify är inställd på If the answer is empty › Don’t allow approval och köparen lämnade den tom godkänner inte en Approve automatically-regel. Tidslinjen visar att regeln inte kunde godkänna den och listar de svar som saknas. Se Koppla svar till Shopify.

Åtgärder

Åtgärd	Vad som händer
Approve automatically	Ansökan godkänns och Shopify-företaget skapas med den valda mallens villkor. Dess status lyder Approved, med anteckningen Auto-applied.
Assign to a reviewer	Ansökan tilldelas personen du valde och stannar kvar i kön. Om en köpare svarar på en begäran och någon redan har ansökan stannar den hos hen.
Request information	Ansökan flyttas till Needs info och köparen får mejlet More information needed, som ber hen kontrollera sina svar och lägga till det som saknas.
Reject automatically	Ansökan avslås. Om avslagsmejlet är på får köparen veta att ansökan inte uppfyllde kriterierna för ett konto.
Flag for review	Ingenting ändras förutom tidslinjen, som noterar att regeln matchade. Ansökan väntar på ditt team och reglerna under körs inte.

E-postmeddelandena skickas bara när händelsens omkopplare är på under Automation › Automations och själva mejlet är påslaget. Mejlet Application declined är avstängt från start. Se Automatiseringar och Shopify Flow.

Hantera dina regler

Varje regelkort har dessa kontroller på översta raden:

• Numret: regelns plats i ordningen.
• Namnet: klicka på det för att byta namn på regeln.
• Märket och omkopplaren: Live-regler körs. Paused-regler gör det inte. En pausad regel viks ihop till en rad, som ”2 conditions · Approve automatically”.
• Pilen: öppnar eller viker ihop kortet.
• Menyn …: Move up, Move down, Duplicate och Delete.

Om du vill ändra ordningen drar du ett kort i greppet vid vänstra kanten, eller använder Move up och Move down. Duplicate lägger till en kopia direkt under originalet, med ”copy” efter namnet, till exempel ”Outside the US copy”. Kopian är Live eller Paused precis som originalet. Delete tar bort regeln från listan. Allt detta sparas först när du klickar på Save.

Praktiskt exempel

En butik som säljer kafétillbehör vill godkänna amerikanska återförsäljare med giltigt skatte-ID, skicka alla utanför USA till en granskare och titta på resten för hand.

1. Skapa mallen

   Skapa en mall som heter Wholesale standard på fliken Presets, med din grossistkatalog och betalningsvillkoren Net 30. Se Godkännandemallar.

2. Regel 1: godkänn amerikanska återförsäljare

   Lägg till en regel som heter US with valid tax ID:

   • When all of these: Country is United States, och Tax ID is valid.
   • Then Approve automatically using Wholesale standard.

3. Regel 2: tilldela resten av världen

   Lägg till en andra regel som heter Outside the US:

   • When Country is not United States.
   • Then Assign to a reviewer, och välj personen som hanterar exportkonton.

4. Slå på båda och spara

   Slå på båda omkopplarna och klicka på Save. Antalet på fliken Rules visar 2.

5. Se resultatet

   Acme Supply Co. ansöker från Springfield i USA, med ett skatteregistrerings-ID på 9 siffror:

   • Regel 1 matchar. Ansökan godkänns direkt med villkoren i Wholesale standard, och Jordan Lee får mejlet Account approved.
   • En ansökan från Tyskland klarar inte regel 1 på grund av landet, men matchar regel 2. Den tilldelas din exportgranskare.
   • En amerikansk ansökan med ett skatte-ID på 6 siffror klarar inte regel 1 på grund av skatte-ID:t och inte regel 2 på grund av landet. Ingen regel matchar, så den väntar i Companies › Applications på ditt team.

Öppna en ansökan som en regel har agerat på för att se vad som hände. Dess Timeline visar regeln vid namn, till exempel ”Rule “US with valid tax ID” approved it”.

Tidslinjen anger vilken regel som agerade, så att ditt team kan se varför en ansökan avgjordes.

Nästa steg

• Skatte-ID-kontroller — bestäm vad Tax ID is valid kontrollerar för varje land.
• Godkännandemallar — ställ in de villkor dina Approve automatically-regler ger.
• Automatiseringar och Shopify Flow — välj vilka e-postmeddelanden som skickas när en regel avgör.
• Granska en ansökan — hantera de ansökningar som ingen regel avgjorde.