Équipe et rôles

Votre équipe dans Sami B2B Onboarding se compose des membres du personnel de votre boutique Shopify qui ont ouvert l’application. Chaque personne est soit Admin, et peut tout modifier, soit Reviewer, et traite les demandes et les entreprises. Vous gérez l’équipe dans Settings › Reviewers.

Ce que peut faire chaque rôle

Tâche	Admin	Reviewer
Examiner les demandes, et les approuver, les refuser ou demander des informations complémentaires	Oui	Oui
Modifier les réponses et les conditions d’approbation, attribuer des demandes, ajouter des notes	Oui	Oui
Ajouter une personne acheteuse à une entreprise existante à partir d’un doublon possible	Oui	Oui
Modifier les entreprises et leurs notes	Oui	Oui
Approuver ou refuser les demandes de modification de compte	Oui	Oui
Consulter et télécharger les documents	Oui	Oui
Voir le journal d’activité et les membres de l’équipe	Oui	Oui
Choisir la langue de l’application pour soi-même	Oui	Oui
Créer et modifier des formulaires, et les traduire	Oui	Non
Utiliser Automation : préréglages, règles et automatisations	Oui	Non
Importer ou synchroniser des entreprises	Oui	Non
Modifier les paramètres, les intégrations, les rôles et les accès	Oui	Non

Une personne Reviewer qui ouvre Settings ne voit que Activity log et Reviewers, et consulte la liste de l’équipe sans pouvoir la modifier.

Certaines règles s’appliquent toujours :

• La personne propriétaire de la boutique est toujours administratrice et a toujours accès à l’application.
• L’équipe conserve toujours au moins un administrateur. Pour passer le dernier administrateur au rôle de Reviewer, ou retirer son accès, nommez d’abord quelqu’un d’autre administrateur.
• Vous ne pouvez pas retirer votre propre accès.

Ajouter quelqu’un à votre équipe

L’application ne peut pas inviter de personnes. Une personne rejoint l’équipe en ouvrant l’application une fois, après que Shopify lui en a donné l’accès.

1. Lui donner l’application dans Shopify

   Dans l’application, allez dans Settings › Reviewers et cliquez sur Manage users in Shopify dans la carte Add people to your team. Paramètres › Utilisateurs et autorisations de Shopify s’ouvre. Donnez à la personne l’accès à cette application : ouvrez son rôle et activez l’application sous Applications. Si elle est nouvelle dans votre boutique, invitez-la d’abord à cet endroit.

   Pour qu’elle puisse approuver des demandes, ses autorisations Shopify doivent aussi inclure Companies et Customers.

2. Lui demander d’ouvrir l’application

   Demandez à la personne d’ouvrir Sami B2B Onboarding depuis Applications dans son admin Shopify.

3. La retrouver dans votre équipe

   De retour dans Settings › Reviewers, elle apparaît dans Your team avec son nom, son adresse e-mail et la dernière fois qu’elle a ouvert l’application, comme « Last opened just now ». Les nouvelles personnes rejoignent l’équipe en tant que Reviewer. Les exceptions sont la personne propriétaire de la boutique, qui rejoint toujours l’équipe en tant qu’Admin, et la première personne qui ouvre l’application tant que l’équipe n’a pas encore d’administrateur.

   

   Toutes les personnes qui ont ouvert l’application sont listées, avec leur rôle à droite.

Les badges à côté d’un nom donnent des précisions :

Badge	Signification
You	La personne actuellement connectée.
Store owner	La personne propriétaire de la boutique Shopify. Son rôle ne peut pas être modifié.
Collaborator	Un compte de collaboration, comme celui d’une agence. Les comptes de collaboration peuvent utiliser l’application, mais ils ne sont pas proposés comme personne chargée de l’examen par défaut ni dans les suggestions de destinataires d’e-mails.
No access	Son accès a été retiré.

Modifier le rôle d’une personne

1. Choisir le rôle

   Dans Settings › Reviewers, ouvrez la liste des rôles à côté de la personne et choisissez Admin ou Reviewer. La liste des rôles de la personne propriétaire de la boutique est grisée.

2. Enregistrer

   Cliquez sur Save dans la barre d’enregistrement.

Le nouveau rôle s’applique dès l’enregistrement. Si vous passez votre propre rôle à Reviewer, vous perdez l’accès aux sections réservées aux administrateurs dès l’enregistrement.

Retirer l’accès d’une personne

1. Ouvrir le menu de la personne

   Dans Your team, cliquez sur … à côté de la personne et choisissez Remove access. Sur la ligne de la personne propriétaire et sur la vôtre, le bouton … est grisé.

2. Confirmer

   Une boîte de dialogue explique que la personne ne pourra plus ouvrir l’application et que son compte Shopify n’est pas modifié. Son nom reste associé aux demandes, aux notes et aux décisions sur lesquelles elle a travaillé. Cliquez sur Remove access.

   

   Le retrait de l’accès prend effet immédiatement, et vous pouvez le rétablir plus tard.

Cela se fait immédiatement, sans la barre d’enregistrement. Un message « Access removed » apparaît, la personne passe en bas de la liste avec un badge No access, et si elle ouvre l’application, elle voit un écran No access. Si elle était la personne chargée de l’examen par défaut, les nouvelles demandes ne lui sont plus attribuées.

Pour rétablir l’accès, cliquez sur … à côté de la personne et choisissez Give access again. Elle retrouve le rôle qu’elle avait.

Vérifier les autorisations Shopify

L’approbation d’une demande et la modification du statut d’une entreprise écrivent aussi dans Shopify. Pour cela, les autorisations Shopify de la personne doivent inclure Companies et Customers. Lorsqu’elles manquent, la ligne de la personne affiche un avertissement, par exemple « Can’t approve applications: needs the Companies and Customers permissions in Shopify. »

Pour corriger cela, la personne propriétaire de la boutique ou un administrateur Shopify ajoute ces autorisations au rôle de la personne dans Paramètres › Utilisateurs et autorisations de Shopify. L’application prend en compte la modification la prochaine fois que la personne l’utilise, ce qui peut prendre jusqu’à une heure.

Choisir une personne chargée de l’examen par défaut

Les nouvelles demandes peuvent être attribuées à une personne dès leur arrivée.

1. Trouver la carte Assigned reviewer

   Dans Settings › Reviewers, repérez la carte Assigned reviewer.

2. Choisir une personne

   Dans Default reviewer, choisissez une personne, ou No default reviewer.

3. Enregistrer

   Cliquez sur Save dans la barre d’enregistrement.

Seules les personnes qui ont ouvert l’application et qui ne sont pas des comptes de collaboration sont proposées. Si la personne perd ensuite son accès, le paramètre revient à No default reviewer.

Étapes suivantes

• Examiner une demande — ce que font les personnes chargées de l’examen d’une demande.
• Choisir qui est notifié — envoyez les e-mails de nouvelle demande à votre équipe.
• Règles qui traitent les demandes — attribuez des demandes à quelqu’un avec une règle.
• Journal d’activité — voyez ce qu’a fait chaque personne.