Goedkeuringsvoorinstellingen

Een voorinstelling is een benoemde set goedkeuringsvoorwaarden in Sami B2B Onboarding. Wanneer een aanvraag met een voorinstelling wordt goedgekeurd, schrijft de app die voorwaarden naar het nieuwe Shopify-bedrijf van de koper en de bijbehorende locatie. Je hoeft de catalogus, betalingsvoorwaarden en btw-instellingen niet voor elk bedrijf handmatig in te stellen.

Je kunt een voorinstelling op drie plaatsen gebruiken:

• Wanneer je zelf een aanvraag goedkeurt. De standaardvoorinstelling wordt voor je gekozen.
• In een regel die aanvragen automatisch goedkeurt.
• In de actie Approve application van een Shopify Flow-workflow.

Opmerking

De meeste voorwaarden (catalogus, betalingsvoorwaarden, aanbetaling, afrekenen, btw, contactrol en toegewezen medewerkers) worden ingesteld op de Shopify-bedrijfslocatie. Ze bereiken Shopify alleen wanneer de goedkeuring daar een bedrijf aanmaakt, en voor het aanmaken van een bedrijf in Shopify is een abonnement nodig dat B2B bevat. Zonder bedrijf zet de app de btw-instelling in plaats daarvan op de Shopify-klant van de koper. Klanttags komen in beide gevallen op de klant.

Een voorinstelling aanmaken

1. Het tabblad Presets openen

   Open in Shopify-beheer Sami B2B Onboarding en klik in het appmenu op Automation. Het tabblad Presets opent eerst.

   Klik bovenaan de pagina op Create preset. Heb je nog geen voorinstellingen, dan staat de knop in plaats daarvan midden op de pagina, onder No presets yet. De pagina New preset opent en bovenaan verschijnt de opslagbalk.

2. De voorinstelling een naam geven

   • Name: wat je team ziet in het goedkeuringsvenster en in regels, bijvoorbeeld Wholesale standard. Een naam is verplicht.
   • Default preset: kies Yes om deze voorinstelling voor je te laten kiezen wanneer je een aanvraag goedkeurt. Slechts één voorinstelling kan de standaard zijn. Wanneer je deze tot standaard maakt, verliest de vorige die status.
   • Description: een optionele notitie. Alleen je team ziet die.

3. Prijzen instellen

   Doe in de kaart Pricing rechts het volgende:

   • Catalog: kies een van je B2B-catalogi. Gearchiveerde catalogi worden niet getoond en conceptcatalogi eindigen op “(draft)”. Staat onder Catalog de tekst “No B2B catalogs in this store yet”, maak dan eerst een catalogus aan in Shopify onder Producten › Catalogi en laad daarna de pagina opnieuw.
   • Payment terms: kies No payment terms of een van de betalingsvoorwaarden van je winkel, bijvoorbeeld Net 30.
   • Require deposit on orders created at checkout: verschijnt zodra je betalingsvoorwaarden kiest. Vink het aan en voer een Deposit in van 1 tot 99 procent van het bestelbedrag, verschuldigd bij het afrekenen.

4. Afrekenen en btw instellen

   Doe in de kaart Checkout het volgende:

   • Allow customers to ship to any one-time address: vink dit aan zodat de kopers van het bedrijf bij het afrekenen een verzendadres kunnen typen in plaats van het adres van de locatie te gebruiken.
   • Order submission: kies Automatically submit orders, of Submit all orders as drafts for review om elke bestelling als conceptbestelling te laten binnenkomen die je eerst beoordeelt.

   Kies in de kaart Tax settings de optie Collect tax, Collect tax unless exemptions apply of Don’t collect tax. Kies bij Collect tax unless exemptions apply onder Exemptions een of meer btw-vrijstellingen van Shopify. Het btw-nummer van de koper uit het formulier wordt ook op de bedrijfslocatie opgeslagen.

5. De klant instellen

   Doe in de kaart Customer het volgende:

   • Default contact role: de rol die de koper krijgt op zijn of haar bedrijfslocatie. Kies Location admin of Ordering only.
   • Customer tags: typ een tag en druk op Enter, of kies een van de bestaande tags van je winkel uit de suggesties. De tags worden toegevoegd aan de Shopify-klant van de koper wanneer een aanvraag met deze voorinstelling wordt goedgekeurd.

   Een nieuwe klant krijgt de tags altijd. Een klant die al bestond, krijgt ze alleen wanneer If the customer already exists in het paneel Shopify van het formulier op Update with application data staat. Een koper die was ingelogd op zijn of haar klantaccount toen de aanvraag werd gedaan, krijgt ze niet. Zie Bestaande Shopify-klanten.

6. Verkoopmedewerkers toewijzen

   Klik in de kaart Assigned staff op Add staff en kies maximaal 10 personen. Bij goedkeuring worden ze toegevoegd als verkoopmedewerkers op de locatie van het bedrijf in Shopify. Medewerkers van wie de Shopify-rechten beperkt zijn tot toegewezen locaties, zien alleen hun eigen bedrijven en bestellingen.

   Alleen personen die de app hebben geopend, kunnen worden gekozen. Om iemand toe te voegen, geef je diegene toegang tot de app in Shopify en vraag je hem of haar de app eenmaal te openen.

7. Opslaan

   Klik op Save in de opslagbalk. Je ziet Preset saved en de paginatitel verandert in de naam van de voorinstelling. Om terug te gaan naar de lijst, klik je op Automation in het kruimelpad naast de titel.

De aanbetalingsoptie verschijnt pas nadat je betalingsvoorwaarden kiest.

Instellingen van de voorinstelling

Instelling	Wat het doet	Standaard
Name	De naam die wordt getoond in het goedkeuringsvenster, in regels en in Shopify Flow.	Geen (verplicht)
Default preset	Kiest deze voorinstelling voor je wanneer je een aanvraag goedkeurt.	No
Description	Een notitie voor je team.	Leeg
Catalog	De B2B-catalogus die aan de bedrijfslocatie is toegewezen.	Geen
Payment terms	De betalingsvoorwaarden die op de bedrijfslocatie zijn ingesteld.	No payment terms
Deposit	Het percentage van het bestelbedrag dat bij het afrekenen verschuldigd is (1–99). Alleen met betalingsvoorwaarden.	Uit
Allow customers to ship to any one-time address	Laat kopers bij het afrekenen een ander verzendadres invoeren.	Uit
Order submission	Bestellingen op de gebruikelijke manier plaatsen, of als concepten die jij beoordeelt.	Automatically submit orders
Tax settings	Btw heffen, heffen tenzij vrijstellingen gelden, of niet heffen.	Collect tax
Exemptions	De btw-vrijstellingen die gelden. Alleen met Collect tax unless exemptions apply.	Geen
Default contact role	De rol van de koper op zijn of haar bedrijfslocatie.	Location admin
Customer tags	Tags die bij goedkeuring aan de Shopify-klant van de koper worden toegevoegd.	Geen
Assigned staff	Maximaal 10 personen die als verkoopmedewerkers aan de bedrijfslocatie worden toegevoegd.	Geen

Om aanvragen automatisch goed te keuren met een voorinstelling, voeg je een regel toe met de actie Approve automatically en kies je daar de voorinstelling. Zie Regels die over aanvragen beslissen.

Je voorinstellingen beheren

Het tabblad Presets toont elke voorinstelling. Typ in het zoekvak om er een te vinden op naam of beschrijving, of klik op Sort om de lijst te ordenen op Name of Last updated. Twee kolommen laten zien waar een voorinstelling wordt gebruikt:

• Companies: met hoeveel bedrijven die is goedgekeurd.
• Rules: hoeveel regels die toepassen.

Klik op de naam van een voorinstelling om die te bewerken. Wijzigingen gelden voor goedkeuringen vanaf dat moment. Bedrijven die al zijn goedgekeurd, behouden de voorwaarden die ze kregen.

Klik op de knop … aan het einde van een rij voor meer acties:

• Set as default: maakt dit de standaardvoorinstelling. Je ziet Default preset updated en de badge Default verplaatst naar deze rij.
• Duplicate: maakt een kopie met “copy” achter de naam, bijvoorbeeld “Wholesale standard copy”, en opent die. Pas aan wat anders is en sla op.
• Delete: vraagt eerst om bevestiging (zie hieronder).

Via het menu … van elke rij kun je een voorinstelling de standaard maken, dupliceren of verwijderen.

Een voorinstelling verwijderen

1. Het verwijderdialoogvenster openen

   Klik op het tabblad Presets op … in de rij van de voorinstelling en daarna op Delete.

2. Lezen wat er verandert

   Het dialoogvenster vertelt je:

   • Bedrijven die al met de voorinstelling zijn goedgekeurd, behouden hun voorwaarden in Shopify.
   • Als regels de voorinstelling gebruiken, keuren die regels goed zonder voorwaarden totdat je een andere voorinstelling kiest. In de regel staat de voorinstelling nu als Deleted preset.
   • Als het de standaardvoorinstelling is, wordt de oudste resterende voorinstelling de standaard. Het dialoogvenster noemt die bij naam.

3. Bevestigen

   Klik op Delete preset. Je ziet Preset deleted en de rij verdwijnt uit de lijst.

Opgepast

Open nadat je een voorinstelling hebt verwijderd Automation › Rules en kies in elke regel die de voorinstelling gebruikte een andere voorinstelling. Anders blijven die regels aanvragen goedkeuren zonder voorwaarden.

Volgende stappen

• Regels die over aanvragen beslissen — keur aanvragen automatisch goed met deze voorinstelling.
• Een aanvraag goedkeuren — bekijk de standaardvoorinstelling in het goedkeuringsvenster.
• Een bedrijf beheren — controleer de voorwaarden die een bedrijf na goedkeuring kreeg.