運作方式

本頁會追蹤一份申請在 Sami B2B Onboarding 中的歷程，從買家點擊 Submit 的那一刻，到他們在 Shopify 中用來採購的公司。您可以藉此了解某份申請為何處於目前的階段，以及應用程式接下來會做什麼。

歷程總覽

階段	發生的事	您可以在哪裡看到
1. 送出	買家填寫您的表單並送出。應用程式會在儲存前先進行檢查。	您的商店前台
2. 初步處理	寄出電子郵件，並執行稅籍編號檢查、重複檢查和您的規則。	申請的時間軸
3. 審核	您的團隊核准、要求更多資訊或拒絕。	Companies › Applications
4. 核准	應用程式會在 Shopify 中建立顧客和公司，並套用您的條款。	Shopify 後台和時間軸
5. 後續處理	買家回覆您的問題，或申請被關閉。	申請的狀態

1. 買家送出申請

買家開啟您表單的頁面，逐頁填寫並點擊 Submit。檔案在選取後會立即上傳到私人儲存空間。

在儲存申請之前，應用程式會先進行檢查。如果某項檢查未通過，買家會看到原因，且不會儲存任何內容。

檢查	執行時機	未通過時買家會看到
已登入	Account required 為 Log in first, then apply	顯示登入提示，而不是表單
每個帳號一份申請	買家已登入	顯示其申請目前的進度，而不是表單
Captcha	表單有驗證碼，且買家未登入	“That captcha check failed. Please try again.”
答案	一律執行	在每個缺漏或有誤的欄位下方顯示訊息。您的規則設為必填的欄位也會計入。
稅籍編號格式	稅籍編號檢查設為 Block the submit and show the error	“That tax ID doesn’t look valid for” 加上其國家/地區
重複的公司	Duplicate companies 設為 Block the submit and tell the buyer to contact sales	“Your company already has an account with us. Contact us and we’ll add you to it.”

在被規則隱藏的欄位中輸入的答案會被捨棄，因此您只會收到買家被詢問過的內容。

檢查通過後，申請會以 Pending 狀態儲存，並有專屬的參考編號。從對應到文件類型的欄位上傳的檔案，會歸檔到 Documents。買家會看到您的感謝畫面，或前往您設定的轉址頁面。此時尚未有任何內容寫入 Shopify。

2. 應用程式的初步處理

在送出後，應用程式會在背景依序執行下列步驟。其中大多數步驟都會在申請的時間軸上留下一個項目。

1. Default reviewer. 如果您在 Settings › Reviewers 中選擇了 Default reviewer，申請就會指派給該人員。
2. Application received. 買家會收到 Application received 電子郵件，您的團隊會收到 New application。Application received 觸發條件會在 Shopify Flow 中執行，設為傳送送出事件的整合也會收到該申請。
3. Tax ID check. 如果已開啟，應用程式會檢查稅籍編號。若選擇 Reject automatically and email the buyer，未通過檢查的編號會在此處直接拒絕申請，且不會執行規則。無法連線的登記系統絕不會決定任何結果。
4. Duplicate check. 如果 Settings › Application rules › Duplicate companies 設為標記申請或提議將買家加入現有公司，應用程式會依您在該處選擇的比對條件，將申請與您的公司和其他申請進行比較。一旦比對相符，時間軸會註明該公司，且規則會將申請留給人員決定。
5. Rules. 您的 Live 規則會由上而下執行，第一個符合的規則會做出決定：以預設組合核准、拒絕、要求資訊、指派給審核人員，或標記待審核。當核准所需的答案為空白時，規則無法核准。

請參閱稅籍編號檢查、申請規則和決定申請結果的規則。

3. 您的團隊審核

需要決定的申請位於 Companies › Applications 的 Needs your action 檢視中。管理員和審核人員都可以做出決定。在每份申請上，就緒檢查會顯示 Ready to approve，或列出仍需處理的項目，例如缺少公司名稱，或核准前表單要求填寫的答案。

共有三種決定：

• Approve：應用程式會建立顧客和公司，詳見下文。請參閱核准申請。
• Request info：向買家要求更多資訊。請參閱要求更多資訊。
• Reject：駁回申請。請參閱拒絕申請。

Shopify Flow 工作流程也可以透過應用程式的動作做出相同的三種決定。

4. 核准時寫入 Shopify 的內容

申請中的任何內容在核准之前都不會進入 Shopify。無論是由人員、規則還是 Flow 工作流程核准，核准的執行方式都相同。這些步驟需要幾分鐘的時間，每一步都會記錄在時間軸上；如果 Shopify 拒絕，也會附上 Shopify 提供的原因。

1. Customer. 應用程式會依買家的電子郵件找到 Shopify 顧客，或以已對應的答案建立一位。由您的表單決定現有顧客的資料是保留還是更新。同時會加入預設組合的顧客標籤。
2. Approved flag. 顧客的 B2B approved 欄位會開啟，並新增標籤 b2b-approved。您的商店存取規則和結帳封鎖讀取的是該欄位，而不是標籤。
3. Company. 應用程式會在 Shopify 中建立公司，包含位於已對應地址的據點、作為主要聯絡人的買家，以及任何已對應的中繼欄位。這需要包含 B2B 的方案。
4. Terms. 據點會獲得核准條款：型錄、付款條款、訂金、運送地址規則、訂單提交、含買家稅籍編號的稅務設定，以及買家的聯絡人角色。已指派的員工會加入該據點。
5. Company in the app. 公司會以 Active 狀態出現在 Companies 分頁中。被指派處理該申請的人員會成為其業務代表。
6. Email and events. 公司建立後，Company created 觸發條件會在 Shopify Flow 中執行。接著買家會收到 Account approved 電子郵件，並執行 Application approved 觸發條件。設為傳送核准事件的整合（例如 Klaviyo 或 Webhook）也會收到該申請，但由規則核准的情況除外。

在不含 B2B 的方案上，不會執行步驟 3 和 4。顧客仍會被建立並核准，核准的稅務設定會套用到顧客身上，而公司只會保留在應用程式中。

如果您改為將買家加入您已有的公司，買家會成為該公司的聯絡人，不會再建立第二間公司。

核准的每個步驟都會在時間軸上留下一個項目，並附有其結果。

5. 要求、重新送出和關閉

當您要求更多資訊時。 申請會變成 Needs info，買家會收到 More information needed 電子郵件。其中的連結會開啟您表單的頁面，並已填好他們的答案。他們送出後，申請會變成 Resubmitted，您的團隊會收到 Buyer resubmitted。

初步處理中的檢查和規則，會在重新送出時再次執行，但有一點不同。當要求更多資訊的是您團隊中的人員時，答案會回到該人員手上：稅籍編號檢查和規則仍會記錄它們的發現，但不會核准、拒絕或再次要求。當要求更多資訊的是規則或 Flow 工作流程時，自動化可以再次做出決定。

當您拒絕時。 選擇 Let them update it and send it again 可讓買家修改申請後再送回，申請會因此變成 Resubmitted。選擇 Close the application 則會結束申請。Application declined 電子郵件預設為關閉，因此如果您希望被拒絕的買家收到通知，請在表單的 Email 區段中開啟它。

當買家沒有回覆時。 經過 Settings › Application rules › Data retention 中設定的時間後，等待買家回覆的申請會以 Abandoned 狀態關閉，其連結也會失效。

核准之後。 您之後可以變更公司的條款。應用程式會將新條款套用到 Shopify 公司據點，且不會寄送任何電子郵件。

狀態

狀態	意義	接下來會發生什麼
Pending	新的申請。	由您的團隊或規則做出決定。
Needs info	您、規則或 Flow 工作流程向買家要求了更多資訊。	買家回覆，或以 Abandoned 狀態關閉。
Resubmitted	買家將申請送了回來。	由您的團隊做出決定；如果是自動化要求的，則由自動化決定。
Approved	由人員或 Flow 工作流程核准。	買家可以依您的批發條款採購。
Approved 並帶有 Auto-applied	由您的其中一個規則核准。	與 Approved 相同。
Rejected	由人員、規則、稅籍編號檢查或 Flow 工作流程駁回。	只有在您允許時，買家才能重新送出。
Abandoned	買家始終沒有回覆您的要求。	無。會依照您的保留排程刪除。

事件及其寄送的電子郵件

上述每個步驟都會觸發一個事件：Application received、Application revised、Revision requested、Application approved、Application rejected 和 Company created。每個事件在 Automation › Automations 下都有一個開關。它控制該事件寄送的電子郵件，以及同名的 Shopify Flow 觸發條件。每封申請電子郵件在表單建置工具的 Email 區段中也有自己的開關，且只有在兩者都開啟時才會寄出。關於每個事件會寄送哪封電子郵件，請參閱自動化與 Shopify Flow。

後續步驟

• 申請：尋找並處理等待您決定的申請。
• 將答案對應到 Shopify：選擇核准時寫入顧客和公司的內容。
• 自動化：讓預設組合、規則和 Flow 分擔部分工作。
• 權限與資料：應用程式會讀取、寫入和儲存哪些內容。