HubSpot

Als je HubSpot koppelt, wordt elke offerteaanvraag ook een contact dat je kunt opvolgen, zonder dat iemand gegevens met de hand hoeft over te nemen.

Opgepast

HubSpot heeft twee waarden nodig, niet één: een Portal ID en een HubSpot access token. Daarnaast moeten drie scopes zijn aangevinkt voor de private app die het token uitgeeft. Mis je een van beide, dan lijkt de koppeling ingesteld maar wordt er niets verzonden. Stap 1 behandelt beide.

Opmerking

HubSpot valt onder het abonnement PRO. Klaviyo, Mailchimp en Shopify zijn de integraties onder FREE. Zie Abonnementen vergelijken.

Bevat je abonnement het niet, dan toont de lijst Third-party integration een uitgeschakelde knop Upgrade in plaats van het instellingenpictogram, met een slotje ernaast. Als je op het slotje klikt, zie je welk abonnement de functie nodig heeft en krijg je een link naar Pricing plans in de app. Dat ligt aan je abonnement en is geen storing.

Stap 1 — Haal je Portal ID en access token op bij HubSpot

HubSpot geeft geen klassieke API-sleutels meer uit. In plaats daarvan maak je een private app aan in je HubSpot-account, en die geeft je een access token. Het Portal ID staat hier los van: het identificeert je HubSpot-account zelf.

1. Zoek je Portal ID

   Je Portal ID (ook wel account-ID of hub-ID genoemd) geeft aan in welk HubSpot-account de app schrijft. De eigen handleiding van HubSpot: Check your current account.

   Dezelfde link staat in de app als hulptekst Find your Portal ID onder het veld.

2. Maak een private app aan met de juiste scopes

   Maak de private app aan in je HubSpot-account. De eigen handleiding van HubSpot leidt je erdoorheen: Private apps.

   Vink voordat je klaar bent met aanmaken minstens deze drie scopes aan:

   • forms
   • crm.objects.contacts.write
   • crm.schemas.contacts.write

   De app toont dezelfde drie onder het tokenveld, zodat je ze later kunt vergelijken met je private app.

   

   Screenshot nodig. Het scherm met scopes van de private app van HubSpot, met forms, crm.objects.contacts.write en crm.schemas.contacts.write aangevinkt.

3. Kopieer het access token

   HubSpot toont het token zodra de private app is aangemaakt. Kopieer het en bewaar het op een veilige plek terwijl je de installatie afrondt.

Gevaar

Scopes zijn de stille foutbron. Een token dat is aangemaakt zonder forms, crm.objects.contacts.write en crm.schemas.contacts.write is een volkomen geldig token: Enable blijft aan, de app slaat zonder klachten op en HubSpot weigert elk contact dat wordt verzonden. Komen er nooit contacten binnen, controleer dan eerst de scopes voordat je iets anders nakijkt.

Opgepast

De app koppelt offerteaanvragen aan een HubSpot-formulier, niet aan een contactlijst. Maak dat formulier aan in HubSpot voordat je begint: de dropdown kan alleen formulieren aanbieden die al bestaan.

Stap 2 — Verbind het in de app

1. Open het tabblad Integrations

   Open in je Shopify-beheer SA Request a Quote, selecteer Advanced settings en open het tabblad Integrations.

2. Selecteer HubSpot

   Selecteer onder Third-party integration HubSpot, in de app omschreven als “Seamlessly connect your submissions to your data”.

   De pagina van HubSpot opent, met een broodkruimel Third-party om terug te gaan naar de lijst.

   

   Kies de service en open daarna de instellingen.

3. Zet Enable aan

   Schakel Enable in, het eerste onderdeel op de pagina. Er wordt niets naar HubSpot verzonden totdat je dat doet.

4. Plak beide gegevens

   De twee velden staan direct onder Enable, in deze volgorde:

   1. Portal ID — plak het account-ID uit stap 1. De hulptekst is Find your Portal ID.
   2. HubSpot access token — plak het token van de private app uit stap 1. De hulptekst is Find or generate your access token, en daaronder toont de app de scopes die het token nodig heeft: forms, crm.objects.contacts.write en crm.schemas.contacts.write.

   Het veld heet HubSpot access token, niet “API key”: het token is wat een private app uitgeeft.

   Vul beide in. De app haalt je HubSpot-formulieren pas op als hij het paar heeft, dus een pagina met alleen het token blijft hangen zonder iets om uit te kiezen. Verschijnt de dropdown niet nadat je hebt getypt, selecteer dan Merge fields naast het tokenveld zodat de app opnieuw ophaalt.

   

   HubSpot heeft twee waarden nodig, en ze zijn niet uitwisselbaar.

5. Kies het HubSpot-formulier

   Open Select a HubSpot form to integrate en kies het formulier dat de offerteaanvragen moeten voeden. Totdat je kiest, staat er “Please select a HubSpot form”.

   Meldt de app “It looks like you don’t have any HubSpot forms”, dan bestaat het formulier nog niet, is een van de twee gegevens onjuist of mist het token de scope forms. Los dat op voordat je verdergaat; de veldkoppeling blijft verborgen totdat een formulier is geselecteerd.

6. Koppel je formuliervelden

   De koppelingsrijen verschijnen pas zodra het Portal ID, het HubSpot access token en het formulier allemaal zijn ingesteld. De rijen komen uit het HubSpot-formulier dat je zojuist hebt gekozen, het zijn dus de eigen velden van dat formulier en geen vaste lijst. Kies eerst het formulier en de rijen volgen.

   Lees elke rij van links naar rechts:

   • Links — het HubSpot-veld, grijs weergegeven omdat je de naam niet kunt wijzigen.
   • In het midden — hoe de waarde wordt aangeleverd: has no value, is dynamic value by (overnemen uit het offerteformulier) of is fixed value by (bij elke offerte dezelfde tekst verzenden).
   • Rechts — het veld van het offerteformulier dat je verzendt, of de vaste tekst die je hebt getypt.

   Je kiest dus rechts de waarde uit het offerteformulier om het HubSpot-veld links te vullen, nooit andersom.

   De e-mailrij is de rij die je niet kunt overslaan: zonder dat is er geen contact om aan te maken. Verzamelt je formulier Company information, koppel dan ook de bedrijfsnaam, zodat sales kan zien wie er vraagt. Is een veld in het HubSpot-formulier als verplicht gemarkeerd en laat je het ongekoppeld, dan markeert de app de rij en weigert hij op te slaan.

   

7. Opslaan

   Selecteer Save. Er wordt niets bewaard totdat je dat doet, en een niet-opgeslagen pagina verstuurt niets.

   Zolang je niet-opgeslagen wijzigingen hebt, toont de app een opslagbalk met Save en Discard changes. Met Discard changes gooi je alles weg wat je op de pagina hebt getypt. Een bericht Changes saved bevestigt het opslaan.

Opmerking

Mailchimp toont dezelfde koppelingstabel van dichtbij. Volg die alleen voor de koppeling: Mailchimp heeft één API-sleutel nodig en kiest een lijst, terwijl HubSpot ook het Portal ID nodig heeft en een formulier kiest.

Stap 3 — Test het

Dien een echte offerteaanvraag in vanuit je webshop en controleer daarna in HubSpot of het nieuwe contact er staat. Bevestig dat de velden die je hebt gekoppeld echt zijn aangekomen, niet alleen het e-mailadres.

Opgepast

Sla de test niet over. Een koppeling kan actief lijken en toch niets bruikbaars opleveren als de velden verkeerd zijn gekoppeld, en je merkt het pas als je de gegevens wilt gebruiken.

Is dit de juiste tool?

De juiste keuze als offertes door een verkoopteam worden afgehandeld in plaats van door marketing.

Gebruik je HubSpot nog niet, neem het dan niet alleen hiervoor in gebruik: Zapier koppelt offertegegevens aan bijna alles, en Een Shopify-klant aanmaken na het verzenden houdt alles binnen Shopify in het abonnement FREE.

Als er geen contacten binnenkomen

• Controleer de scopes van je private app. forms, crm.objects.contacts.write en crm.schemas.contacts.write moeten allemaal zijn toegekend. Een token zonder deze scopes wordt probleemloos opgeslagen en levert niets op. Dit is de meest voorkomende oorzaak.
• Controleer of Enable nog aanstaat. Er wordt niets verzonden als het uitstaat.
• Controleer naast het token ook het Portal ID. Een juist token met een ontbrekend of verkeerd getypt Portal ID laat de koppeling half af: de app kan je formulieren niet laden, dus er wordt niets verzonden.
• Controleer of het token nog geldig is. Als je een token in HubSpot vernieuwt, werkt de koppeling niet meer totdat je het nieuwe plakt. Opgeslagen tokens worden afgeschermd getoond, dus plak bij twijfel een nieuw.
• Controleer of je het juiste formulier hebt gekozen. Misschien komen contacten binnen op een plek waar je niet kijkt.
• Controleer of de e-mailrij is gekoppeld. Zonder die rij is er geen contact om aan te maken.

Kom je er nog niet uit? Mail naar [email protected].

Volgende stappen

• Overzicht integraties — de andere tools die je kunt koppelen
• Een B2B-formulier bouwen — verzamel bedrijfsgegevens die de moeite waard zijn om naar een CRM te sturen
• Abonnementen vergelijken — wat het abonnement PRO bevat