HubSpot

Wenn Sie HubSpot verbinden, wird jede Angebotsanfrage auch zu einem Kontakt, bei dem Sie nachfassen können, ohne dass jemand Angaben von Hand kopiert.

Achtung

HubSpot braucht zwei Werte, nicht nur einen: eine Portal ID und ein HubSpot access token. Außerdem müssen in der privaten App, die das Token ausstellt, drei Berechtigungsbereiche (Scopes) angehakt sein. Fehlt eines von beiden, sieht die Verbindung konfiguriert aus, sendet aber nichts – Schritt 1 behandelt beides.

Hinweis

HubSpot ist im Tarif PRO enthalten. Klaviyo, Mailchimp und Shopify sind die Integrationen im Tarif FREE. Siehe Tarifvergleich.

Wenn Ihr Tarif sie nicht enthält, zeigt die Liste Third-party integration statt des Einstellungssymbols eine deaktivierte Schaltfläche Upgrade mit einem Schloss daneben. Ein Klick auf das Schloss erklärt, welchen Tarif die Funktion braucht, und verlinkt auf Pricing plans in der App. Das liegt am Tarif, nicht an einem Fehler.

Schritt 1 – Portal ID und Access Token aus HubSpot holen

HubSpot stellt keine klassischen API-Schlüssel mehr aus. Stattdessen erstellen Sie in Ihrem HubSpot-Konto eine private App, die Ihnen ein Access Token gibt. Die Portal ID ist davon getrennt – sie identifiziert Ihr HubSpot-Konto selbst.

1. Ihre Portal ID finden

   Ihre Portal ID (auch Konto-ID oder Hub-ID genannt) gibt an, in welches HubSpot-Konto die App schreibt. Die eigene Anleitung von HubSpot: Check your current account.

   Derselbe Link steht in der App als Hilfetext Find your Portal ID unter dem Feld.

2. Eine private App mit den richtigen Scopes erstellen

   Erstellen Sie die private App in Ihrem HubSpot-Konto. Die eigene Anleitung von HubSpot führt Sie durch den Vorgang: Private apps.

   Haken Sie vor dem Abschluss mindestens diese drei Scopes an:

   • forms
   • crm.objects.contacts.write
   • crm.schemas.contacts.write

   Die App listet dieselben drei unter dem Token-Feld auf, sodass Sie sie später mit Ihrer privaten App abgleichen können.

   

   Screenshot erforderlich. Der Scope-Bildschirm einer privaten HubSpot-App mit angehakten Scopes forms, crm.objects.contacts.write und crm.schemas.contacts.write.

3. Das Access Token kopieren

   HubSpot zeigt das Token an, sobald die private App erstellt ist. Kopieren Sie es und bewahren Sie es sicher auf, bis Sie die Einrichtung abgeschlossen haben.

Gefahr

Scopes sind der stille Fehler. Ein Token, das ohne forms, crm.objects.contacts.write und crm.schemas.contacts.write erstellt wurde, ist ein völlig gültiges Token: Enable bleibt eingeschaltet, die App speichert ohne Beanstandung, und HubSpot lehnt jeden gesendeten Kontakt ab. Wenn nie Kontakte ankommen, prüfen Sie zuerst die Scopes, bevor Sie etwas anderes prüfen.

Achtung

Die App verbindet Angebotsanfragen mit einem HubSpot-Formular, nicht mit einer Kontaktliste. Legen Sie dieses Formular in HubSpot an, bevor Sie beginnen – das Dropdown-Menü kann nur Formulare anbieten, die bereits existieren.

Schritt 2 – In der App verbinden

1. Den Tab „Integrations“ öffnen

   Öffnen Sie in Ihrem Shopify Admin SA Request a Quote, wählen Sie Advanced settings und öffnen Sie dann den Tab Integrations.

2. HubSpot auswählen

   Wählen Sie unter Third-party integration den Eintrag HubSpot – in der App beschrieben als „Seamlessly connect your submissions to your data“.

   Die Seite zu HubSpot öffnet sich, mit einem Breadcrumb Third-party, der Sie zur Liste zurückführt.

   

   Den Dienst auswählen und dann seine Einstellungen öffnen.

3. „Enable“ aktivieren

   Schalten Sie Enable ein, das erste Steuerelement auf der Seite. Solange das nicht geschehen ist, wird nichts an HubSpot gesendet.

4. Beide Zugangsdaten einfügen

   Die beiden Felder stehen direkt unter Enable, in dieser Reihenfolge:

   1. Portal ID – fügen Sie die Konto-ID aus Schritt 1 ein. Der Hilfetext lautet Find your Portal ID.
   2. HubSpot access token – fügen Sie das Token der privaten App aus Schritt 1 ein. Der Hilfetext lautet Find or generate your access token, und darunter gibt die App die Scopes aus, die das Token braucht: forms, crm.objects.contacts.write und crm.schemas.contacts.write.

   Das Feld heißt HubSpot access token, nicht „API key“ – das Token ist das, was eine private App ausstellt.

   Füllen Sie beide aus. Die App ruft Ihre HubSpot-Formulare erst ab, wenn sie das Paar hat, sodass eine Seite mit nur dem Token ohne Auswahl bleibt. Wenn das Dropdown-Menü nach der Eingabe nicht erscheint, wählen Sie Merge fields neben dem Token-Feld, damit die App erneut abruft.

   

   HubSpot braucht zwei Werte, und sie sind nicht austauschbar.

5. Das HubSpot-Formular auswählen

   Öffnen Sie Select a HubSpot form to integrate und wählen Sie das Formular, das Angebotsanfragen befüllen sollen. Bis Sie eine Auswahl treffen, steht dort „Please select a HubSpot form“.

   Wenn die App „It looks like you don’t have any HubSpot forms“ meldet, existiert das Formular entweder noch nicht, eine der beiden Zugangsangaben ist falsch, oder dem Token fehlt der Scope forms. Beheben Sie das, bevor Sie weitermachen – die Feldzuordnung bleibt ausgeblendet, bis ein Formular gewählt ist.

6. Die Formularfelder zuordnen

   Die Zuordnungszeilen erscheinen erst, wenn Portal ID, HubSpot access token und das Formular gesetzt sind. Die Zeilen stammen aus dem soeben gewählten HubSpot-Formular, es sind also dessen eigene Felder und keine feste Liste – wählen Sie zuerst das Formular, dann folgen die Zeilen.

   Lesen Sie jede Zeile von links nach rechts:

   • Links – das HubSpot-Feld, ausgegraut, weil es sich nicht umbenennen lässt.
   • In der Mitte – wie der Wert geliefert wird: has no value, is dynamic value by (aus dem Angebotsformular übernehmen) oder is fixed value by (bei jedem Angebot denselben Text senden).
   • Rechts – das Feld des Angebotsformulars, das Sie senden, oder der feste Text, den Sie eingegeben haben.

   Sie wählen also rechts den Wert aus dem Angebotsformular, der das links genannte HubSpot-Feld füllt, nie umgekehrt.

   Die E-Mail-Zeile können Sie nicht überspringen: Ohne sie gibt es keinen Kontakt, der angelegt werden könnte. Wenn Ihr Formular Company information erfasst, ordnen Sie auch den Firmennamen zu, damit der Vertrieb sieht, wer anfragt. Wenn ein Feld im HubSpot-Formular als Pflichtfeld markiert ist und Sie es nicht zuordnen, markiert die App die Zeile und verweigert das Speichern.

   

7. Speichern

   Wählen Sie Save. Erst dann wird etwas gespeichert, und eine nicht gespeicherte Seite sendet nichts.

   Solange ungespeicherte Änderungen vorliegen, zeigt die App eine Speicherleiste mit Save und Discard changes – Discard changes verwirft alles, was Sie auf der Seite eingegeben haben. Eine Meldung Changes saved bestätigt das Speichern.

Hinweis

Mailchimp zeigt dieselbe Tabelle zur Feldzuordnung in der Nahansicht. Folgen Sie dieser Seite nur für die Zuordnung – Mailchimp braucht einen einzelnen API-Schlüssel und wählt eine Liste, HubSpot dagegen zusätzlich die Portal ID und wählt ein Formular.

Schritt 3 – Testen

Senden Sie eine echte Angebotsanfrage aus Ihrem Onlineshop ab und prüfen Sie dann in HubSpot den neuen Kontakt. Vergewissern Sie sich, dass die zugeordneten Felder tatsächlich angekommen sind – nicht nur die E-Mail-Adresse.

Achtung

Überspringen Sie den Test nicht. Eine Verbindung kann aktiv aussehen und trotzdem nichts Brauchbares liefern, wenn die Felder falsch zugeordnet sind, und Sie merken es erst, wenn Sie die Daten nutzen wollen.

Ist das das richtige Tool?

Die richtige Wahl, wenn Angebote von einem Vertriebsteam statt vom Marketing bearbeitet werden.

Wenn Sie HubSpot nicht ohnehin nutzen, führen Sie es nicht nur dafür ein – Zapier verbindet Angebotsdaten mit fast allem, und Nach dem Absenden ein Shopify-Kundenkonto anlegen hält alles innerhalb von Shopify, im Tarif FREE.

Wenn keine Kontakte ankommen

• Prüfen Sie die Scopes Ihrer privaten App. forms, crm.objects.contacts.write und crm.schemas.contacts.write müssen alle erteilt sein. Ein Token ohne sie lässt sich sauber speichern und liefert nichts. Das ist die häufigste Ursache.
• Prüfen Sie, ob Enable noch eingeschaltet ist. Solange es aus ist, wird nichts gesendet.
• Prüfen Sie neben dem Token auch die Portal ID. Ein korrektes Token mit fehlender oder falsch geschriebener Portal ID lässt die Verbindung halb fertig – die App kann Ihre Formulare nicht laden, daher wird nichts gesendet.
• Prüfen Sie, ob das Token noch gültig ist. Wenn Sie ein Token in HubSpot rotieren, ist die Verbindung unterbrochen, bis Sie das neue einfügen. Gespeicherte Token werden maskiert angezeigt, fügen Sie im Zweifel also ein neues ein.
• Prüfen Sie, ob Sie das richtige Formular gewählt haben. Kontakte kommen eventuell an einer Stelle an, an der Sie nicht nachsehen.
• Prüfen Sie, ob die E-Mail-Zeile zugeordnet ist. Ohne sie gibt es keinen Kontakt, der angelegt werden könnte.

Kommen Sie nicht weiter? Schreiben Sie an [email protected].

Nächste Schritte

• Übersicht: Integrationen – die anderen Tools, die Sie verbinden können
• B2B-Formular erstellen – Firmendaten erfassen, die sich für ein CRM lohnen
• Tarifvergleich – was der Tarif PRO enthält