Een pdf toevoegen aan offerte-e-mails

Zakelijke kopers hebben vaak een document nodig in plaats van een e-mail: iets om te archiveren, ter goedkeuring door te sturen of bij een inkooporder te voegen. De app kan er een meesturen met de e-mail en bouwt het op basis van je Quote PDF-sjabloon.

De bijlage inschakelen

Attach PDF file staat in de sectie PDF attachment van de Mail notifications-editor.

1. De Mail notifications-editor openen

   Ga naar Advanced settings > Email notifications en klik op de pictogramknop aan het einde van de rij Mail notifications.

2. Attach PDF file aanvinken

   Scrol op het tabblad Basic naar PDF attachment en vink Attach PDF file aan.

   

   De bijlage is een instelling van de e-mail, niet van het pdf-sjabloon.

   

3. Opslaan en jezelf een test sturen

   Sla op, verstuur daarna een testofferte vanuit je eigen webshop en open de bijlage die binnenkomt.

Opgepast

Stel het sjabloon in voordat je de bijlage inschakelt. Anders is het eerste document dat een echte klant ontvangt het eerste document dat je zelf ooit hebt bekeken.

Het Quote PDF-sjabloon instellen

1. Naar het tabblad PDF template gaan

   Kies in Advanced settings de optie PDF template. Er zijn twee sjablonen:

   

   Het document zelf ontwerp je op het tabblad PDF template.

2. Quote PDF openen

   Quote PDF is het “Template used to convert a quote to a PDF file”. Als je het opent, kom je bij Quote PDF template, dat is onderverdeeld in Design, Content en Translations.

3. Kiezen wat er op het document komt

   Content is een reeks selectievakjes, gegroepeerd in Quote info, Quote products en Other information. Vink aan wat op je offerte hoort en vink uit wat er niet op hoort.

4. De Preview controleren en opslaan

   Preview toont het document zoals het wordt gemaakt. Lees het na voordat je opslaat.

Groep	Wat je kunt tonen
Quote info	Quote ID, Issue date (met Choose date format), Payment terms, Discount, Tax, Shipping, Subtotal, Grand total.
Quote products	Show product image, Show vendor, Show SKU, Show variants and options, Show quantity, Show price, Show total.
Other information	Quote from, Customer information, Shipping address, Additional information.

Er is ook Column width (33% of 100%) en een Note. Alle details vind je in De offerte-pdf aanpassen.

Opgepast

De app toont deze melding bij het sjabloon: “Remove the watermark from your PDF. Please contact us to verify your store and receive this service for free.” Totdat je webshop is geverifieerd, hebben de documenten die je verstuurt een watermerk. Regel dat dus voordat je een pdf aan een echte offerte toevoegt.

Opmerking

Invoice PDF is het “Template used to convert a draft order to a PDF file”. Het is verstandig om dit tegelijk in te stellen: De factuur-pdf aanpassen.

Een document versturen zonder de automatische bijlage

Je hoeft niet aan elke e-mail een pdf toe te voegen. Open Quote list in de zijbalk. Elke rij op de pagina Quotes heeft vier acties: pdf downloaden, e-mail versturen, dupliceren en verwijderen.

Actie	Gebruik het wanneer
download PDF	Een koper om een document heeft gevraagd dat je aan je eigen antwoord kunt toevoegen, of je een kopie nodig hebt voor je administratie.
send email	Je de klant antwoordt vanuit de app.

Stapsgewijze instructies vind je in Een offerte downloaden als pdf en Een offerte versturen.

Wat je abonnement bevat

Abonnement	Wat je krijgt
FREE	PDF: quote & invoice, en Multi-language (PDF & email).
PRO	Customizable PDF, bovenop alles in PREMIUM.

Zie Abonnementen vergelijken voor de volledige lijst.

Volgende stappen

• De offerte-pdf aanpassen — elke schakelaar op het offertedocument
• Een offerte downloaden als pdf — download een offerte als pdf
• Offerte-e-mails vertalen — offertes en e-mails in andere talen