Een offerte dupliceren of verwijderen

Beide acties zijn op twee plaatsen beschikbaar en bij beide wordt om bevestiging gevraagd voordat er iets gebeurt:

• In de lijst — in de kolom Actions van de pagina Quotes. Dupliceren is de derde van de vier rij-acties, verwijderen de laatste. De knopinfo luidt Duplicate quote en Delete.
• In de offerte zelf — onder More actions rechtsboven, als Duplicate quote en Delete quote.

Gebruik de lijst als je al weet welke offerte je bedoelt. Open eerst de offerte als je een aanvraag wilt bekijken voordat je hem kopieert of vernietigt.

Vanuit de lijst Quotes

1. Quote list openen

   Ga in de navigatie van de app naar Quote list om de pagina Quotes te openen.

2. De rij van de offerte zoeken

   Gebruik de statustabbladen of de zoek- en filteroptie om bij de gewenste offerte te komen. Controleer de kolommen Quote ID, Customer en Created at, zodat je zeker weet dat het de juiste is.

3. De actie voor dupliceren of verwijderen gebruiken

   De kolom Actions bevat op elke rij vier acties. Ze zijn altijd zichtbaar, dus je hoeft nergens overheen te bewegen. In volgorde: pdf downloaden, e-mail opnieuw versturen, Duplicate quote, Delete.

   

   Dupliceren en verwijderen kun je direct vanuit de lijst doen.

4. Bevestigen

   Geen van beide acties wordt direct uitgevoerd.

   Bij dupliceren wordt gevraagd Duplicate selected quotes? — “Are you sure you want to duplicate the selected quotes?” — met Duplicate en No, keep them.

   Bij verwijderen wordt gevraagd Delete selected quotes? — “Are you sure you want to delete the selected quotes? This action can’t be undone.” — met Yes, delete en No, keep them.

   

Vanuit de offerte zelf

1. De offerte openen

   Klik op de rij op de pagina Quotes. Waar je ook klikt, de offerte wordt geopend; er is geen apart Edit-pictogram. De detailpagina wordt geopend met de kop Quote # en het nummer.

2. Controleren of je het juiste gaat kopiëren of verwijderen

   Bekijk de regelitems (Products, Price & quantity, Total) en Extra info in de rechterkolom, waar het eigen bericht van de klant staat. De Timeline laat zien wat er tot nu toe met de offerte is gebeurd.

   Deze stap voorkomt dat je een echte aanvraag verwijdert die op een test leek.

3. More actions > Duplicate quote of Delete quote

   More actions staat rechtsboven in de offerte. Het menu bevat drie opties: Download as PDF, Duplicate quote en Delete quote. Kies de gewenste optie.

   

   Controleer of je de juiste offerte hebt voordat je hem dupliceert of verwijdert.

4. Bevestigen

   Bij Duplicate quote wordt gevraagd Duplicate Quote? — “Duplicate this quote?” — met Duplicate en No, keep them.

   Bij Delete quote wordt gevraagd Remove Quote? — “Are you sure you want to delete this quote?” — met Yes, delete en No, keep them.

   

Dupliceren

Bij dupliceren wordt de hele offerte gekopieerd, zodat je die kunt wijzigen zonder het origineel aan te raken. Dat is handig wanneer:

• Een klant dezelfde bestelling nogmaals wil, met andere aantallen
• Je meerdere klanten een offerte geeft voor een vergelijkbare opdracht
• Je alternatieve prijzen wilt proberen terwijl het origineel intact blijft

Welke route je ook gebruikte, de app bevestigt met Quote duplicated en opent daarna de kopie, zodat je meteen op het juiste scherm bent om te beginnen met bewerken. Lukt het niet, dan meldt de app “Couldn’t duplicate the quote.”

Opmerking

Verwar dit niet met Duplicate items, de knop op een regel in een geopende offerte. Daarmee kopieer je één productregel binnen dezelfde offerte. Duplicate quote kopieert de hele offerte.

Opgepast

Een duplicaat telt als een nieuwe offerte voor de maandelijkse limiet van je abonnement. Als je die hebt opgebruikt, is Duplicate quote grijs op de rij en toont de app de rode banner Quote limit reached, met Upgrade plan en Contact support. Zie Abonnementen vergelijken.

Wat je met de kopie doet

De kopie wordt vanzelf geopend. Werk hem door voordat hij ergens naartoe gaat.

1. De prijzen en aantallen aanpassen

   De kopie bevat de regelitems van het origineel, dus typ alles wat anders is opnieuw in bij Price & quantity. Met Duplicate items voeg je nog een bijna identieke regel toe en met de verwijderknop op een regel haal je er een weg.

2. Aanpassen voor wie het is

   Wijzig het Email-adres en de Contact information in de rechterkolom als deze kopie voor een andere koper is. Als je dit fout doet, krijgt de ene klant de prijzen van een andere klant te zien.

3. Het geld controleren en dan versturen

   Bekijk Subtotal, de links voor korting, verzending en btw-tarief, en Total in het paneel Payment. Sla je wijzigingen op en gebruik dan Resend an email. Zie Een offerte versturen.

Dupliceren is meestal sneller dan helemaal opnieuw beginnen, want de klantgegevens en producten staan er al in. Bouw je liever een verse offerte, zie dan Handmatig een offerte maken.

Verwijderen

Bij verwijderen wordt de offerte uit je lijst gehaald.

Verwijderen gebeurt direct en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Gevaar

Bij verwijderen gaan ook de geüploade bestanden verloren. De eigen waarschuwing van de app voor bulksgewijs verwijderen zegt het volledig: “This action can’t be undone. The quotes and any files uploaded to them are deleted permanently, including from previously exported links. Make sure you’ve saved any exported and uploaded files before deleting.”

Als een klant dus een tekening, specificatie of inkooporder aan de aanvraag heeft toegevoegd, download die dan voordat je verwijdert. Links die je al hebt gedeeld, werken ook niet meer.

Opgepast

Als je het record mogelijk nodig hebt, bijvoorbeeld bij een geschil of voor je eigen rapportage, bewaar dan een kopie voordat je verwijdert. Houd er rekening mee dat Export quotes to CSV een functie van het PRO-abonnement is, dus met FREE of PREMIUM heb je geen export om op terug te vallen.

Als Export grijs is met een slotregel — “🔐 This feature is available on …” — komt dat door je abonnement en niet door een storing. Download de offerte dan als pdf voordat je hem verwijdert. Zie Een offerte downloaden als pdf.

Verwijder gerust de testofferte die je zelf hebt gemaakt tijdens het instellen. Wees voorzichtiger met echte klantaanvragen, vooral die onder Order created of Purchased.

Meerdere offertes tegelijk verwijderen

Vink de selectievakjes naast de gewenste rijen aan en boven de tabel verschijnt de actie Delete quotes. Er wordt gevraagd Are you sure you want to delete the selected quotes?, met dezelfde waarschuwing voor definitief verwijderen, en je bevestigt met Yes, delete of No, keep them.

Er is geen bulkfunctie voor dupliceren; kopieën maak je één offerte per keer.

Opmerking

Als de offerte alleen je wachtrij vervuilt en niet echt klaar is, gebruik dan de knoppen onderaan het paneel Payment. Met Mark as unread zet je hem terug onder het tabblad Unread en met Mark as paid leg je vast dat de klant heeft betaald. Geen van beide vernietigt iets.

Volgende stappen

• Handmatig een offerte maken — bouw in plaats daarvan een offerte vanaf nul
• Offertes exporteren naar CSV — bewaar een record voordat je verwijdert
• Overzicht offertebeheer — de rest van de pagina Quotes