E-mails aan klanten

Deze e-mail is vaak de eerste indruk die een klant krijgt van hoe je zaken doet. Hij bevestigt dat de aanvraag is aangekomen en zet de toon voor alles wat volgt.

De instelling heet Auto response email en de app beschrijft haar als: “Automatically send an email notification to customers after they submit a quote.”

Instellen

1. Advanced settings openen

   Klik in de zijbalk van de app op Advanced settings.

2. Naar het tabblad Email notifications gaan

   Kies Email notifications in de lijst met tabbladen.

   

   Auto response email is de e-mail die je klant ontvangt.

3. De Auto response email-editor openen

   Klik op de pictogramknop aan het einde van de rij Auto response email. De e-mail opent in een eigen editor: bovenaan de sjabloontabbladen Basic en Advanced, aan de rechterkant de secties waaruit de e-mail bestaat, en Preview om het resultaat na te lezen.

   

   Lees de e-mail van de klant na in Preview voordat hij ooit wordt verstuurd.

4. Een sjabloon kiezen

   Er zijn twee e-mailsjablonen en je kiest er een:

   • Basic — configureer het e-mailsjabloon met de beschikbare opties. Je vinkt aan wat je wilt tonen en de app bouwt de e-mail.
   • Advanced — bewerk de inhoud van de e-mail zelf handmatig.

   Als je Basic kiest en op Save klikt, wordt het basissjabloon op de e-mails toegepast. Begin daarmee, tenzij je al weet dat je de inhoud met de hand wilt schrijven.

   

5. De e-mail schrijven

   Deze e-mail gaat naar klanten nadat ze een offerte hebben ingediend. Pas de tekst dus aan tot hij klinkt als iets wat een mens zou sturen. Bevestig dat de aanvraag is aangekomen, geef aan wanneer je antwoordt en herhaal wat de klant heeft gevraagd.
   
   Wil je enkele appvariabelen gebruiken, klik dan op Show variant.

   In het Basic-sjabloon doe je dit door elke sectie aan de rechterkant te openen en in te vullen. De zes secties staan hieronder. De onderdelen Description en Footer email content accepteren de beschikbare e-mailplaceholders, zodat de tekst de eigen gegevens van de klant kan bevatten.

   In het Advanced-sjabloon bewerk je de inhoud rechtstreeks en voeg je zelf variabelen toe: klik op Show variants, kopieer een variabele uit de lijst en plak die in het sjabloon. Het Advanced-sjabloon hieronder legt dat stap voor stap uit.

   

   Met variabelen zet je de eigen gegevens van de klant in het bericht.

6. De pdf toevoegen, opslaan en testen

   Vink Attach PDF file aan als je de offerte als pdf aan deze e-mail wilt toevoegen. Dit selectievakje hoort alleen bij de e-mail aan de klant: de beheerdersmelding heeft een eigen exemplaar, dus als je het hier aanvinkt, wordt er niets toegevoegd aan de e-mail die naar jou komt.

   Klik op Save om het sjabloon op te slaan. Verstuur daarna een aanvraag vanuit je webshop met een adres dat je kunt controleren en lees de e-mail zoals een klant dat zou doen.

   

Het Basic-sjabloon, sectie voor sectie

In het Basic-sjabloon wordt de e-mail opgebouwd uit secties die aan de rechterkant staan. Klik op een sectie om die te openen en in te stellen.

1. General

• Layout — kies een geschikt e-mailsjabloon.
• Subject — een titel waaraan de klant de offertemelding herkent. Dit is de regel die ze in hun inbox zien, dus die bepaalt of de e-mail wordt geopend.
• Attach PDF file — vink dit selectievakje aan als je de offerte als pdf-bestand aan de e-mail wilt toevoegen.

2. Header email content

• Vul de velden Store name en Store link in.
• Klik op Upload photo om het logo van de webshop toe te voegen.
• Bewerk het onderdeel Description. Hier kun je de beschikbare e-mailplaceholders gebruiken.

Hier zit je “huisstijl” echt. Een e-mail zonder winkelnaam en logo is er een die klanten voor spam aanzien.

3. Product information

Vink het selectievakje aan van elk gegeven dat je wilt tonen bij elk product in de offerte:

Selectievakje	Wat er in de e-mail staat
Product image	De productfoto.
Product Vendor	De leverancier die bij het product is vastgelegd.
Product SKU	De SKU, handig om aan te laten staan bij alles op basis van een catalogus.
Product Options	De variant die de klant koos, zoals maat of afwerking.
Product Quantity	Hoeveel ze hebben aangevraagd.
Product Price	De stuksprijs.
Product Total price	Het regeltotaal.

Opmerking

Verberg je prijzen in je webshop, kijk dan naar Product Price en Product Total price voordat je opslaat. Deze selectievakjes stel je hier in, op de e-mail, en niet via je regels voor het verbergen van prijzen. Lees het resultaat na in Preview, zodat je precies weet wat de klant krijgt. Zie Overzicht prijzen verbergen.

4. Additional information

Vink een selectievakje aan om de velden van de formulierbouwer te kiezen die je in de e-mail wilt tonen.

Dit is het antwoord op “waarom ontbreekt mijn aangepaste veld in de e-mail?”: een veld dat je in de formulierbouwer hebt toegevoegd, verschijnt hier niet vanzelf. Het moet eerst in deze sectie worden aangevinkt.

5. Footer email content

Bewerk de inhoud van de voettekst zoals je wilt, met behulp van de beschikbare e-mailplaceholders.

6. Color and font

• Sleep om de Font size aan te passen.
• Klik om de Text color en de Heading color te kiezen die je wilt.

Het Advanced-sjabloon

Kies Advanced als de Basic-secties niet de e-mail opleveren die je wilt. Hiermee bewerk je de inhoud van de e-mail met de hand.

1. Het Advanced-sjabloon kiezen

   Kies op dezelfde e-mailinstellingspagina het Advanced-sjabloon.

2. De inhoud bewerken

   Bewerk de inhoud van het e-mailsjabloon handmatig aan de rechterkant.

3. Variabelen toevoegen

   Klik op Show variants, kopieer een variabele uit de lijst en voeg die toe aan het e-mailsjabloon.

   Om bijvoorbeeld de naam te tonen van de klant die de offerte heeft ingediend: de lijst Email placeholders toont {!! $name !!} bij First name. Zet {!! $name !!} in het veld Subject en in de berichttekst, en het wordt vervangen door de naam van de klant die je offerte heeft ingediend.

   Variabelen werken zowel in het veld Subject als in de berichttekst. Daarmee wordt “Quote request received” bijvoorbeeld “Thanks, Sarah — we have your quote request”.

   

4. Aangepaste CSS-code

   Zet aangepaste CSS-code voor de inhoud van de e-mail in het veld Custom CSS codes. Dit is optioneel.

   

5. Opslaan

   Klik op Save om het sjabloon op te slaan.

Opgepast

Het sjabloon dat je selecteert en opslaat, is het sjabloon dat op de e-mails wordt toegepast: als je Basic selecteert en op Save klikt, wordt het basissjabloon toegepast. Het zijn twee verschillende manieren om dezelfde e-mail te maken, dus lees Preview na zodra je wisselt in plaats van aan te nemen dat je tekst is meegekomen.

Wat je erin zet

Opnemen	Waarom
Bevestiging van ontvangst	Voorkomt dat de klant zich afvraagt of het formulier is gelukt.
Wanneer je antwoordt	"Within one business day" voorkomt herinneringsmails en schept verwachtingen.
Een samenvatting van wat ze hebben gevraagd	Laat ze een vergissing meteen opmerken in plaats van nadat je hebt geoffreerd.
Je huisstijl	Een geautomatiseerde e-mail zonder huisstijl leest als spam.

Elk van die punten komt in een bepaald bedieningselement terecht: de bevestigingstekst en de antwoordtijd komen in Header email content → Description en in Footer email content. De samenvatting van wat ze hebben gevraagd zijn de selectievakjes bij Product information plus de aangevinkte velden bij Additional information. Je huisstijl is Store name, Store link en Upload photo in Header email content.

Tip

Schrijf het veld Subject in General als iets wat een mens zou sturen. “Your quote request — [your store]” wordt geopend, “Automated notification” wordt genegeerd.

Opmerking

Editable email template is inbegrepen in het FREE-abonnement. Wil je liever dat de e-mail geen vermelding van de app bevat, dan staat Remove copyright from email vermeld bij het PREMIUM-abonnement.

Een grijs bedieningselement met een slotje en de tekst “🔐 This feature is available on …” ligt aan je abonnement en is geen storing. Bij Pricing plans in de zijbalk van de app zie je wat elk abonnement bevat.

Waar de klant na het verzenden terechtkomt

De e-mail is maar de helft van de bevestiging. De andere helft is wat de klant op het scherm ziet: het tabblad Success message van de Customize-editor bepaalt dat, en het zegt het zelf: “Customer confirmation and admin notification emails are managed in Other settings.” Houd de twee consistent.

Antwoorden met je daadwerkelijke offerte

De Auto response email is de automatische ontvangstbevestiging. Je geprijsde antwoord wordt apart verstuurd, vanuit de offerte zelf:

• Gebruik in Quote list de actie send email op de rij.
• Gebruik in een geopende offerte Resend an email onderaan de offerte.

Zie Een offerte versturen.

De offerte als document versturen

Veel zakelijke kopers hebben iets nodig om te archiveren of ter goedkeuring door te sturen. Offertedocumenten worden gebouwd op basis van het Quote PDF-sjabloon op het tabblad PDF template van Advanced settings. Zie Een pdf toevoegen aan offerte-e-mails.

Klanten in hun eigen taal schrijven

Beide offerte-e-mails worden vertaald door Translations AI op het tabblad Translations van Advanced settings. Zie Offerte-e-mails vertalen.

Volgende stappen

• Verzenden vanaf je eigen adres (SMTP) — verstuur vanaf je eigen adres in plaats van dat van de app
• Offerte-e-mails vertalen — schrijf klanten in hun eigen taal
• Een offerte versturen — antwoord met een geprijsde offerte