Een offerte bekijken en bewerken

Elke aanvraag komt terecht in Quote list. Als je er een opent, kom je op de detailpagina van de offerte: het ene scherm waar je de aanvraag prijst, de producten wijzigt, notities achterlaat voor je medewerkers en, als de klant akkoord gaat, er een bestelling van maakt.

Een offerte openen

1. Naar Quote list gaan

   Begin op het dashboard van de app, de pagina waar je op uitkomt als je SA Request a Quote opent vanuit je Shopify-beheer, en klik links in de navigatie van de app op Quote list. De pagina die wordt geopend heeft de kop Quotes en toont elke aanvraag die je klanten hebben gestuurd.

2. De aanvraag zoeken

   Begin op het tabblad Unread: dat is alles wat nog op je wacht. All, Read, Order created en Purchased dekken de rest.

   Zoek je een bepaalde aanvraag, gebruik dan de zoek- en filteroptie naast de tabbladen, of de sorteeroptie ernaast. De tabel toont Quote ID, Customer, Company, Created at, Status en Actions, dus meestal herken je een offerte aan de naam van de klant of de datum waarop hij binnenkwam.

   De kolom Actions aan het einde van elke rij bevat vier pictogramknoppen. Het zijn alleen pictogrammen, dus beweeg eroverheen om de naam te zien voordat je klikt: Print PDF, Resend email, Duplicate quote en Delete. Deze vier werken op de rij zonder dat je de offerte opent. Zie Een offerte downloaden als pdf, Een offerte versturen en Een offerte dupliceren of verwijderen.

3. Op de offerte klikken

   Klik ergens op de rij, behalve op de pictogrammen in Actions. De detailpagina wordt geopend met de kop Quote # en het nummer, met daaronder een regel Update die laat zien wanneer de offerte voor het laatst is gewijzigd.

   Rechtsboven op de detailpagina staan twee pijlen: daarmee ga je naar de vorige en de volgende offerte zonder terug te gaan naar de lijst. De terugpijl naast de titel brengt je terug naar Quotes.

De detailpagina van de offerte: links de producten, rechts de antwoorden van de klant.

De producten op de offerte

De kaart Products begint met een zoekvak met de plaatsaanduiding Search products en ernaast een knop Manage products. Beide doen hetzelfde: ze openen de productkiezer van Shopify, waar je meerdere producten en varianten tegelijk kunt aanvinken en aan de offerte toevoegen.

Opmerking

Alles op een offerte is een echt product of een echte variant uit je Shopify-assortiment. Je kunt niet zelf een regel intypen, dus opstartkosten of een bezorgkost moeten een bestaand product in je assortiment zijn of een shipping-bedrag in het paneel Payment hieronder.

De regels eronder zijn ingedeeld in drie kolommen: Products, Price & quantity en Total:

Op elke regel	Waarvoor
De productnaam	Een link die het product in een nieuw tabblad opent in je Shopify-beheer.
Opties en SKU	De exacte variant die de klant koos, zodat je de juiste prijst.
Quote prices	De prijs waar de klant om vroeg, als je formulier hem er een liet noemen. Ter informatie weergegeven; het is niet de prijs op de offerte.
Note	Alles wat de klant bij die afzonderlijke regel heeft getypt.
Vakken voor prijs en aantal	Typ de prijs en het aantal dat je aanbiedt. Het Total ernaast wordt direct herberekend terwijl je typt.
Duplicate items	Kopieer de regel, voor als hetzelfde product twee keer tegen twee verschillende prijzen op de offerte komt.
Het prullenbakpictogram	Haal de regel van de offerte.

Tip

De prijsvakken zijn het hele punt van de offerte. Vul het bedrag in dat je echt wilt aanbieden, niet je lijstprijs. Dat is wat de klant te zien krijgt en wat de bestelling bevat.

Een lange offerte groeperen in secties

Met Create section, onder de producten, verdeel je de offerte in benoemde groepen: fase één en fase twee, of deze locatie en die locatie. Elke sectie krijgt een eigen titel met een potloodpictogram om hem te hernoemen, een eigen vak Search products en knop Manage products, en een knop Clear group om hem te legen.

Opgepast

Elke sectie moet minstens één product bevatten. Laat je er een leeg, dan mislukt het opslaan met “Each section must contain at least one item. Add an item, or delete the section.”

Het paneel Payment

Onder de producten staat Payment, waar de bedragen op de offerte bij elkaar komen:

Rij	Wat het is
Subtotal	De regeltotalen bij elkaar opgeteld.
Add discount / Edit discount	De korting die van deze offerte af gaat.
Add shipping / Edit shipping	Wat je voor bezorging rekent.
Add tax rate / Edit tax rate	De belasting die op de offerte wordt toegepast.
Total	Het bedrag dat de klant moet betalen.

Elk van die drie links heet Add… zolang er niets is ingesteld voor deze offerte en verandert in Edit… zodra dat wel zo is. Aan de tekst zelf zie je dus of er al een korting, verzendkosten of een btw-tarief op de offerte staan.

Opgepast

De app zegt het duidelijk naast de belastingrij: “This tax won’t show up in draft order created from this quote.” Een btw-tarief dat je hier instelt, bepaalt de prijs van de offerte die de klant ziet. Als je de offerte omzet, neemt de conceptbestelling de belasting over uit je Shopify-belastinginstellingen.

De drie links hangen samen met Cost management in de navigatie van de app, met eigen tabbladen Discount, Shipping en Tax. Stel je gebruikelijke regels daar één keer in en je hoeft minder aan te passen per offerte. Zie Omzetten in een conceptbestelling.

De offerte opslaan

Niets wat je op deze pagina typt, wordt bewaard totdat je opslaat.

1. Je wijzigingen aanbrengen

   Wijzig prijzen, aantallen, secties, de korting, de verzending, de belasting, de klant en de tags, zoveel als je wilt in één keer.

2. Let op de opslagbalk

   Zodra je iets wijzigt, verschijnt de opslagbalk van Shopify bovenaan het beheer met twee knoppen: Save en Discard changes.

3. Op Save klikken

   Met Save leg je alles vast wat je hebt gewijzigd. Met Discard changes gooi je alles weg en zet je de offerte terug zoals hij was.

Gevaar

De terugpijl naast de titel vraagt om bevestiging voordat je een offerte met niet-opgeslagen wijzigingen verlaat. De pijlen previous en next rechtsboven doen dat niet: ze gaan direct naar de naastgelegen offerte. Sla op voordat je ze gebruikt, anders ben je de wijziging kwijt.

De acties op de offerte

Onderaan het paneel Payment staan drie knoppen:

Knop	Wanneer je het gebruikt
Mark as unread	Zet de offerte terug op het tabblad Unread, zodat hij op iemands lijst blijft staan.
Mark as paid	Leg vast dat de klant voor deze offerte heeft betaald.
Resend an email	Stuur de offerte opnieuw naar de klant nadat je hem hebt gewijzigd.

Deze drie werken direct; ze maken geen deel uit van de opslagbalk.

De knoppen bovenaan de pagina

Besturingselement	Wat het doet
Convert to Order	Zet de goedgekeurde offerte om in een Shopify-conceptbestelling. De knop verdwijnt zodra de offerte is omgezet. Zie Omzetten in een conceptbestelling.
More actions	Een menu met Download as PDF, Duplicate quote en Delete quote. Zie Een offerte downloaden als pdf en Een offerte dupliceren of verwijderen.
Export invoice PDF	Verschijnt pas nadat de offerte is omgezet en geeft je het factuurdocument voor de conceptbestelling. Zie De factuur-pdf aanpassen.

Je hoeft een offerte niet te openen om het meeste hiervan te doen: de kolom Actions op de pagina Quotes bevat dezelfde knoppen voor pdf, opnieuw versturen, dupliceren en verwijderen als pictogrammen.

Opgepast

Als er een banner Quote limit reached wordt getoond, is Duplicate quote grijs totdat de teller wordt gereset of het abonnement wordt gewijzigd. De banner bevat de knoppen Upgrade plan en Contact support. Bekijk de pagina Pricing plans in de app voor je limiet.

Opmerking

Als Convert to Order grijs is met een slotregel — “🔐 This feature is available on …” — komt dat door je abonnement en niet door een storing. Zie Abonnementen vergelijken.

De Timeline

Timeline, onderaan de pagina, bewaart de geschiedenis van de offerte en geeft je een opmerkingenvak met een knop Post.

Opmerking

Opmerkingen zijn intern. De app zegt het duidelijk: “Only you and your staff can see comments.” Gebruik het voor dingen die je niet in de e-mail wilt hebben: de marge die je hebt afgesproken, wie de korting heeft goedgekeurd, wat de koper aan de telefoon zei.

Wat de klant je heeft gestuurd

De rechterkolom bevat alles wat met de aanvraag is binnengekomen, in drie kaarten.

Customer staat bovenaan, met een badge Pending of Approved, de naam en het Email-adres. Met het besturingselement Edit open je een menu (Edit customer information, Edit shipping address en Edit billing address), zodat je een typefout in een adres kunt corrigeren in plaats van de koper opnieuw te mailen. Als er nog geen klant aan is gekoppeld, toont de kaart in plaats daarvan een vak Search or create a customer.

Additional details bevat alles wat de klant in de rest van het formulier heeft getypt, per label. Als je het gedeelte Extra info in de formulierbouwer een andere naam hebt gegeven, toont deze kaart jouw titel. Als het formulier niets extra’s heeft verzameld, staat er “No extra info”.

Tags is je eigen indeling: typ een label en druk erop, of kies uit Frequently used tags.

Wat hier binnenkomt	Wat het je vertelt
Contact information	Voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en adres: aan wie je antwoordt.
Company information	Bedrijfsnaam, die ook de kolom Company in de lijst vult.
Shipping address	Waar de goederen naartoe gaan, wat vaak je bezorgkosten bepaalt.
Billing address	Waar de factuur naartoe gaat, als dat afwijkt van het bezorgadres.
Payment terms	De voorwaarden waar de koper om vraagt, en eventuele aanbetaling.
Extra info	Het vrije tekstbericht en eventuele bestanden. Meestal staat hier de nuttige informatie.
Tags	Je eigen labels om deze offerte later te sorteren en terug te vinden.

Welke hiervan echt verschijnen, hangt af van het formulier dat de klant heeft ingevuld. Om te wijzigen wat je verzamelt, zie Overzicht offerteformulier.

Opmerking

Een rode [ OUT OF STORAGE ] op de plek waar een geüpload bestand zou moeten staan, betekent dat de app dat bestand niet meer bewaart. De klant heeft het wel bijgevoegd. Je Storage size, Used storage en Maximum file size staan op het dashboard van de app onder Pricing plan details. Zie Bestandsuploads toestaan.

Tip

Lees Extra info voordat je iets prijst. Levertijden, een deadline of een herhaalbestelling bepalen of je prijs concurrerend is, en ze staan er bijna altijd in.

Bewerken is niet versturen

Een offerte wijzigen vertelt de klant niets. Als je wilt dat ze je prijs zien, gebruik je Resend an email, of de actie voor e-mail versturen op de rij in de lijst. Zie Een offerte versturen.

Dat is bewust zo. Je kunt in meerdere sessies aan een offerte werken zonder dat de klant half afgemaakte prijzen ziet.

Volgende stappen

• Een offerte versturen — mail je geprijsde offerte naar de klant
• Omzetten in een conceptbestelling — zet een goedgekeurde offerte om in een bestelling
• Een offerte downloaden als pdf — verstuur hem in plaats daarvan als document