手動建立報價

並非所有詢問都會透過您的表單送來。當顧客以電話或電子郵件聯絡時，您可以自行建立報價，讓它與其他報價並列管理，同樣可以寄送電子郵件、下載、匯出，並轉為訂單。

警告

請先設定顧客，再加入商品。在報價填入顧客電子郵件之前，Search products 和 Manage products 會維持灰色無法操作，而且 Customer 卡片會標示 (Compulsory)。許多人在這個畫面卡關，就是因為順序顛倒。

建立報價

1. 開啟 Quote list

   在應用程式導覽中前往 Quote list。在 Quotes 頁面，點擊右上角、位於 Export 旁的 Create quote。

   

   Create quote 會開始一筆由您自行建立的報價。

   Create quote 頁面隨即開啟，版面與顧客送出的報價相同，但內容是空白的。頁面分為兩個部分：中間是商品資訊，右側欄位是顧客與其他資訊。

2. 填寫報價對象

   從右側的 Customer 卡片開始。搜尋框顯示 Search or create a customer：輸入姓名或電子郵件，應用程式就會列出相符的人員，每位顯示姓名，下方為電子郵件地址。

   這些建議來自您的 Shopify customers，因此曾向您購買或已加入 Shopify 的人都會出現在其中。選取其中一位，報價就會自動帶入資料。如果買家是新顧客，請點擊同一清單頂端的 Create a new customer，即可開始建立空白的顧客記錄。

   注意

   只有在 Form builder 中開啟 Customer info 時，才會出現顧客選擇器，路徑為 Quote settings > Customize > Quote form 標籤。若關閉，Customer 卡片會標示 (Optional)，您需要手動填寫資料。請參閱顧客資訊欄位。

   

   請先指定顧客，否則商品搜尋會一直處於鎖定狀態。

   接著依序填寫右側欄位的其餘部分。Contact information 和 Company information 適用於企業買家，公司名稱會顯示在清單頁的 Company 欄。只要運送是報價的一部分，Shipping address 和 Billing address 就很重要。Payment terms 用來記錄雙方談妥的條件，Extra info 是自由輸入的備註，Tags 則是您自訂的標籤，方便日後找回這筆報價。

3. 加入商品

   設定好顧客後，商品相關控制項就會啟用。

   控制項	用途
   Search products	位於明細表格上方的搜尋框。輸入名稱即可找到單一商品，並加入報價。
   Manage products	位於搜尋框旁的按鈕。開啟選擇器後，可一次勾選目錄中的多個商品，報價超過一兩個品項時會更快。

   

   設定顧客後，就可以加入商品。

   

   自行建立的報價與顧客送出的報價使用相同的畫面。

   注意

   報價中的每個品項都必須是 Shopify 商品目錄中已存在的商品，無法手動輸入目錄以外的品項。運費或設定費請改透過 Payment 面板中的 shipping 和 discount 輸入。

4. 設定各品項價格

   

   在每個品項的 Price & quantity 中設定數字。Total 欄和 Payment 面板會隨著您輸入而更新。

   每個品項都會顯示其 SKU，請先確認選到正確的款式再繼續。當有多個品項幾乎相同時，可用 Duplicate items 複製品項，品項上的刪除控制項則可將其移除。

5. 確認金額

   在 Payment 面板中，Subtotal 會加總所有品項。其下方的連結在尚未設定時顯示為 Add discount、Add shipping 和 Add tax rate，設定之後則變成 Edit discount、Edit shipping 和 Edit tax rate。Total 是顧客需要支付的金額。

   這三個連結與應用程式導覽中的 Cost management 相關，該處有自己的 Discount、Shipping 和 Tax 標籤。只要事先設定好慣用規則，每次建立報價時就能少調整一些項目，請參閱轉換為草稿訂單。

6. 儲存

   在儲存之前，不會保存任何內容。一有變更，畫面頂端就會出現儲存列，其中有 Save 和 Discard changes，請點擊 Save。

   應用程式會顯示 Successful 確認，並帶您回到 Quotes 清單，新的報價已成為其中一列，與其他報價無異。

   危險

   未儲存就離開 Create quote 頁面，會遺失整筆報價。如果點擊 Save 沒有反應，代表報價尚未完整：必須同時具備顧客電子郵件和至少一項商品。應用程式會提示，例如 “You must choose at least 1 item”，若是分區報價則會顯示 “Each section must contain at least one item. Add an item, or delete the section.”。

7. 寄送報價

   

   報價現在與其他報價一樣出現在 Quotes 頁面。再次開啟報價，使用 Payment 面板底部的 Resend an email，或該列上的 Resend email 動作，即可將報價寄給顧客，請參閱寄送報價單。

警告

寄出前請檢查 Email。自行建立的報價沒有顧客提交的內容可供比對，一旦打錯字，您的報價就會悄悄地石沉大海。

適用情境

• 老顧客以電話下單，您希望妥善追蹤
• 詢問是透過電子郵件，而不是您的表單送來
• 您在展覽會場當面接受需求
• 您想主動向尚未詢價的顧客寄送報價

較長的報價

表格下方的 Create section 可將品項分組為具名的區段。大型專案適合這樣做，讓買家能分開查看不同階段，例如現場勘查、安裝，然後是零件。

分區報價也更容易協商。顧客可以針對單一區段提出疑問，而不必重新檢視整份價格。

每個區段最終都必須至少包含一項商品。空白區段會使 Save 無法執行，因此請用 Clear group 移除不再需要的區段。

如果 Create quote 被擋住

如果應用程式顯示紅色的 Quote limit reached 橫幅，代表您已用完方案當月可建立的報價數量。橫幅上有 Upgrade plan（會開啟 Pricing plans）和 Contact support。同樣的上限也會讓 Duplicate quote 變成灰色。

寄出之後

您自行建立的報價與顧客提交的報價運作方式完全相同，因此本章節其餘內容都同樣適用。

您可以做什麼	位置
變更後再次寄出	Resend an email，位於 Payment 面板底部。
重新放回某人的清單	旁邊的 Mark as unread，報價會回到 Unread 標籤。
記錄對方已付款	再旁邊的 Mark as paid。
轉為銷售	右上角 More actions 旁的 Convert to Order，請參閱轉換為草稿訂單。
傳送文件	報價該列上的下載 PDF 動作，請參閱將報價下載為 PDF。

手動建立的報價也會顯示在相同的狀態標籤下，並計入您的 Export。

讓手動報價保持整齊

使用 Timeline 的留言框記下詢問實際的來源，並按下 Post。“Only you and your staff can see comments”，因此像「電話詢問，要求 14 日前送達」這樣的備註可以放心記錄，三個月後換其他人接手這筆報價時仍然看得到。

注意

如果您經常建立相同的報價，請先完整建立一筆，之後再複製，不必每次從頭開始，請參閱複製或刪除報價。

後續步驟

• 寄送報價單：以電子郵件寄給顧客
• 複製或刪除報價：以現有報價作為起點
• 轉換為草稿訂單：談妥後轉為訂單