Créer un devis manuellement

Toutes les demandes ne passent pas par votre formulaire. Lorsqu’une personne cliente vous appelle ou vous écrit, vous pouvez établir le devis vous-même pour qu’il figure avec les autres, et qu’il puisse être envoyé par e-mail, téléchargé, exporté et converti en commande comme n’importe quel autre.

Attention

Commencez par la personne cliente, puis les produits. Tant que le devis n’a pas d’adresse e-mail de client, Search products et Manage products restent grisés, et la carte Customer porte le badge (Compulsory). Procéder dans l’autre sens est la raison pour laquelle les gens se retrouvent bloqués sur cet écran.

En créer un

1. Ouvrir Quote list

   Accédez à Quote list dans la navigation de l’application. Dans la page Quotes, cliquez sur Create quote en haut à droite, à côté de Export.

   

   Create quote démarre un devis que vous établissez vous-même.

   La page Create quote s’ouvre, avec la même disposition qu’un devis envoyé par une personne cliente, mais vide. Elle comporte deux moitiés : les informations sur les produits au centre, et les informations sur la personne cliente et les informations complémentaires dans la colonne de droite.

2. Indiquer pour qui est le devis

   Commencez par la carte Customer à droite. Son champ de recherche affiche Search or create a customer : saisissez un nom ou une adresse e-mail et l’application propose les personnes correspondantes, chacune avec son nom au-dessus de son adresse e-mail.

   Ces suggestions proviennent de vos Shopify customers : toute personne qui a acheté chez vous ou qui a été ajoutée à Shopify y figure donc déjà. En choisir une remplit le devis pour vous. Si la personne est nouvelle, Create a new customer, en haut de la même liste, démarre une fiche vierge.

   Note

   Le sélecteur de client n’apparaît que lorsque Customer info est activé dans le Form builder : onglet Quote settings > Customize > Quote form. S’il est désactivé, la carte Customer porte le badge (Optional) et vous renseignez les informations à la main. Consultez Champs d’informations client.

   

   Indiquez d’abord la personne cliente : la recherche de produits reste verrouillée tant que ce n’est pas fait.

   Parcourez ensuite le reste de la colonne de droite. Contact information et Company information concernent un acheteur professionnel : le nom de l’entreprise est ce qui remplit la colonne Company dans la liste. Shipping address et Billing address comptent dès que la livraison fait partie du prix. Payment terms consigne ce que vous avez convenu, Extra info est la note en texte libre, et Tags sont vos propres étiquettes pour retrouver ce devis plus tard.

3. Ajouter les produits

   Une fois la personne cliente renseignée, les commandes de produits deviennent actives.

   Commande	À quoi elle sert
   Search products	Le champ de recherche au-dessus du tableau des articles. Saisissez un nom pour trouver un produit et l'ajouter au devis.
   Manage products	Le bouton situé à côté. Il ouvre le sélecteur pour cocher plusieurs articles de votre catalogue en une seule fois, ce qui est plus rapide quand le devis compte plus d'une ou deux lignes.

   

   Une fois la personne cliente renseignée, vous pouvez ajouter les produits.

   

   Un devis que vous établissez vous-même utilise le même écran qu’un devis envoyé par une personne cliente.

   Note

   Tout ce qui figure sur un devis doit être un produit qui existe déjà dans votre catalogue Shopify : il n’y a aucune commande pour saisir une ligne hors catalogue. Des frais de livraison ou de mise en service se saisissent plutôt avec shipping et discount dans le panneau Payment.

4. Fixer les prix des lignes

   

   Renseignez les montants dans Price & quantity sur chaque ligne. La colonne Total et le panneau Payment se mettent à jour pendant que vous saisissez.

   Chaque ligne affiche son SKU ; vérifiez donc que vous avez choisi la bonne variante avant d’aller plus loin. Duplicate items copie une ligne lorsque plusieurs sont presque identiques, et la commande de suppression d’une ligne permet de la retirer.

5. Vérifier les montants

   Dans le panneau Payment, Subtotal additionne les lignes. Les liens en dessous affichent Add discount, Add shipping et Add tax rate tant que rien n’est défini, puis Edit discount, Edit shipping et Edit tax rate. Total est ce que la personne cliente devra payer.

   Ces trois liens se rapportent à Cost management dans la navigation de l’application, qui comporte ses propres onglets Discount, Shipping et Tax. Définissez-y une fois vos règles habituelles, et vous aurez moins à ajuster sur chaque devis que vous établissez ; consultez Convertir en commande brouillon.

6. Enregistrer

   Rien n’est conservé tant que vous n’enregistrez pas. Une barre d’enregistrement apparaît en haut de l’écran dès que vous modifiez quelque chose, avec Save et Discard changes : cliquez sur Save.

   L’application confirme avec Successful et vous ramène à la liste Quotes, où le nouveau devis est désormais une ligne comme une autre.

   Danger

   Quitter la page Create quote sans enregistrer fait perdre tout le devis. Si Save ne fait rien quand vous cliquez dessus, c’est que le devis n’est pas encore complet : il lui faut à la fois une adresse e-mail de client et au moins un produit. L’application le signale : « You must choose at least 1 item » ou, pour un devis organisé en sections, « Each section must contain at least one item. Add an item, or delete the section. »

7. L’envoyer

   

   Le devis apparaît désormais dans la page Quotes comme n’importe quel autre. Rouvrez-le et utilisez Resend an email en bas du panneau Payment, ou l’action Resend email sur sa ligne, pour le transmettre à la personne cliente ; consultez Envoyer un devis.

Attention

Vérifiez l’Email avant l’envoi. Sur un devis que vous établissez vous-même, il n’y a aucune soumission de la personne cliente pour le recouper, et une faute de frappe fait que votre offre ne va discrètement nulle part.

Quand c’est utile

• Une personne cliente régulière vous passe commande par téléphone et vous voulez la suivre correctement
• Une demande arrive par e-mail plutôt que par votre formulaire
• Vous êtes sur un salon professionnel et vous recueillez des demandes en personne
• Vous voulez envoyer un devis proactif à une personne cliente qui n’a encore rien demandé

Devis longs

Create section, sous le tableau des articles, regroupe les lignes en sections nommées. C’est utile pour un gros chantier, afin que l’acheteur puisse voir une phase séparément d’une autre : une visite technique, puis l’installation, puis les pièces.

Un devis organisé en sections est aussi plus facile à négocier. La personne cliente peut contester une section sans rouvrir l’ensemble du prix.

Chaque section doit contenir au moins un produit. Une section vide bloque Save ; utilisez donc Clear group pour supprimer celle dont vous n’avez plus besoin.

Si Create quote est bloqué

Si l’application affiche une bannière rouge Quote limit reached, vous avez épuisé les devis que votre forfait autorise pour le mois. La bannière comporte Upgrade plan, qui ouvre Pricing plans, et Contact support. La même limite grise Duplicate quote.

Après l’envoi

Un devis que vous avez établi se comporte exactement comme un devis envoyé par une personne cliente : le reste de cette section s’y applique donc sans changement.

Ce que vous pouvez faire	Où
Le renvoyer après une modification	Resend an email, en bas du panneau Payment.
Le remettre dans la liste de quelqu'un	Mark as unread, à côté : le devis retourne dans l'onglet Unread.
Consigner que la personne a payé	Mark as paid, à côté du précédent.
Le transformer en vente	Convert to Order, en haut à droite à côté de More actions ; consultez Convertir en commande brouillon.
Envoyer un document	L'action de téléchargement du PDF sur la ligne du devis ; consultez Télécharger un devis au format PDF.

Les devis manuels apparaissent aussi dans les mêmes onglets de statut et comptent dans votre Export.

Garder les devis manuels bien organisés

Utilisez la zone de commentaire Timeline pour noter d’où vient réellement la demande, puis appuyez sur Post. « Only you and your staff can see comments » : une note du type « appel reçu, demande une livraison avant le 14 » peut donc être consignée sans risque, et elle sera toujours là dans trois mois quand quelqu’un d’autre reprendra le devis.

Note

Si vous établissez régulièrement le même devis, construisez-en un correctement puis dupliquez-le au lieu de repartir de zéro à chaque fois ; consultez Dupliquer ou supprimer un devis.

Étapes suivantes

• Envoyer un devis : envoyez-le par e-mail à la personne cliente
• Dupliquer ou supprimer un devis : réutilisez un devis comme point de départ
• Convertir en commande brouillon : transformez-le en commande une fois l’accord obtenu