Ręczne tworzenie oferty

Nie każde zapytanie trafia do Ciebie przez formularz. Gdy klient zadzwoni lub napisze e-mail, możesz utworzyć ofertę samodzielnie, aby znalazła się razem z pozostałymi – i można ją było wysłać e-mailem, pobrać, wyeksportować i zamienić w zamówienie jak każdą inną.

Uwaga

Najpierw klient, potem produkty. Dopóki oferta nie ma adresu e-mail klienta, opcje Search products i Manage products są wyszarzone, a karta Customer ma oznaczenie (Compulsory). Kolejność odwrotna to najczęstszy powód, dla którego użytkownicy utykają na tym ekranie.

Utwórz ofertę

1. Otwórz Quote list

   Przejdź do Quote list w nawigacji aplikacji. Na stronie Quotes kliknij Create quote w prawym górnym rogu, obok Export.

   

   Create quote rozpoczyna ofertę, którą tworzysz samodzielnie.

   Otworzy się strona Create quote – o takim samym układzie jak oferta przesłana przez klienta, ale pusta. Składa się z dwóch części: informacji o produktach pośrodku oraz danych klienta i informacji dodatkowych w kolumnie po prawej.

2. Wpisz, dla kogo jest oferta

   Zacznij od karty Customer po prawej. Jej pole wyszukiwania ma nazwę Search or create a customer: wpisz imię i nazwisko lub adres e-mail, a aplikacja zaproponuje pasujące osoby, każdą z imieniem i nazwiskiem nad adresem e-mail.

   Podpowiedzi pochodzą z Twoich Shopify customers, więc każdy, kto coś u Ciebie kupił lub został dodany do Shopify, już tam jest. Wybranie osoby automatycznie uzupełnia ofertę. Jeśli kupujący jest nowy, opcja Create a new customer na górze tej samej listy rozpoczyna pusty rekord.

   Notatka

   Wybór klienta pojawia się tylko wtedy, gdy opcja Customer info jest włączona w Form builder – Quote settings > Customize > karta Quote form. Gdy jest wyłączona, karta Customer ma oznaczenie (Optional), a dane wpisujesz ręcznie. Zobacz Pola informacji o kliencie.

   

   Najpierw wybierz klienta – wyszukiwanie produktów pozostaje zablokowane, dopóki tego nie zrobisz.

   Następnie uzupełnij pozostałe pola w prawej kolumnie. Contact information i Company information dotyczą kupującego biznesowego – nazwa firmy trafia do kolumny Company na liście. Shipping address i Billing address mają znaczenie, gdy dostawa wpływa na cenę. W Payment terms zapisujesz ustalenia, Extra info to notatka w formie tekstu, a Tags to Twoje własne etykiety, dzięki którym później łatwo znajdziesz tę ofertę.

3. Dodaj produkty

   Gdy klient jest ustawiony, elementy sterujące produktami stają się aktywne.

   Element	Do czego służy
   Search products	Pole wyszukiwania nad tabelą pozycji. Wpisz nazwę, aby znaleźć jeden produkt i dodać go do oferty.
   Manage products	Przycisk obok. Otwiera selektor, w którym możesz zaznaczyć kilka pozycji z katalogu naraz – szybsze, gdy oferta ma więcej niż jedną lub dwie pozycje.

   

   Po ustawieniu klienta możesz dodawać produkty.

   

   Oferta tworzona samodzielnie korzysta z tego samego ekranu co oferta przesłana przez klienta.

   Notatka

   Każda pozycja w ofercie musi być produktem, który już istnieje w Twoim katalogu Shopify – nie ma opcji wpisania pozycji spoza katalogu. Opłatę za dostawę lub opłatę za uruchomienie dodaj zamiast tego przez shipping i discount w panelu Payment.

4. Wyceń pozycje

   

   Ustaw wartości w Price & quantity przy każdej pozycji. Kolumna Total i panel Payment aktualizują się na bieżąco.

   Każda pozycja pokazuje swój SKU, więc zanim przejdziesz dalej, sprawdź, czy wybrano właściwy wariant. Duplicate items kopiuje pozycję, gdy kilka jest niemal identycznych, a ikona usuwania przy pozycji usuwa ją z oferty.

5. Sprawdź kwoty

   W panelu Payment pozycja Subtotal sumuje pozycje. Linki pod nią brzmią Add discount, Add shipping i Add tax rate, dopóki nic nie jest ustawione, a potem Edit discount, Edit shipping i Edit tax rate. Total to kwota, którą klient zostanie poproszony zapłacić.

   Te trzy linki są powiązane z Cost management w nawigacji aplikacji, które ma własne karty Discount, Shipping i Tax. Ustaw tam swoje zwykłe zasady raz, a w każdej ofercie będzie mniej do poprawiania – zobacz Konwersja na wersję roboczą zamówienia.

6. Zapisz

   Nic nie jest zapisywane, dopóki tego nie zrobisz. Pasek zapisu pojawia się u góry ekranu, gdy tylko cokolwiek zmienisz, z przyciskami Save i Discard changes – kliknij Save.

   Aplikacja potwierdza komunikatem Successful i wraca do listy Quotes, gdzie nowa oferta jest teraz wierszem jak każdy inny.

   Ważne

   Opuszczenie strony Create quote bez zapisania powoduje utratę całej oferty. Jeśli po kliknięciu Save nic się nie dzieje, oferta nie jest jeszcze kompletna: potrzebuje zarówno adresu e-mail klienta, jak i co najmniej jednego produktu. Aplikacja informuje o tym – „You must choose at least 1 item” lub, przy ofercie z sekcjami, „Each section must contain at least one item. Add an item, or delete the section.”

7. Wyślij ją

   

   Oferta pojawia się teraz na stronie Quotes jak każda inna. Otwórz ją ponownie i użyj Resend an email na dole panelu Payment lub akcji Resend email w jej wierszu, aby dostarczyć ją klientowi – zobacz Wysyłanie oferty.

Uwaga

Sprawdź Email przed wysłaniem. W ofercie utworzonej samodzielnie nie ma zgłoszenia klienta, z którym można by go porównać, a literówka oznacza, że Twoja oferta po cichu nie dotrze do nikogo.

Kiedy to się przydaje

• Stały klient składa zamówienie telefonicznie i chcesz je prawidłowo śledzić
• Zapytanie przychodzi e-mailem, a nie przez formularz
• Jesteś na targach branżowych i przyjmujesz zapytania osobiście
• Chcesz wysłać proaktywną ofertę klientowi, który jeszcze o nią nie prosił

Długie oferty

Create section, pod tabelą pozycji, grupuje pozycje w nazwane sekcje. Warto z tego skorzystać przy dużym zleceniu, aby kupujący mógł osobno zobaczyć jeden etap od drugiego – na przykład oględziny, potem montaż, a potem części.

Oferta z sekcjami jest też łatwiejsza do negocjacji. Klient może zakwestionować jedną sekcję bez otwierania od nowa całej ceny.

Każda sekcja musi zawierać co najmniej jeden produkt. Pusta sekcja blokuje Save, więc użyj Clear group, aby usunąć sekcję, której już nie potrzebujesz.

Jeśli Create quote jest zablokowane

Jeśli aplikacja pokazuje czerwony baner Quote limit reached, wykorzystano limit ofert dozwolony przez Twój plan na dany miesiąc. Baner zawiera Upgrade plan, które otwiera Pricing plans, oraz Contact support. Ten sam limit wyszarza Duplicate quote.

Po wysłaniu

Utworzona przez Ciebie oferta zachowuje się dokładnie tak samo jak oferta przesłana przez klienta, więc pozostała część tej sekcji dotyczy jej bez zmian.

Co możesz zrobić	Gdzie
Wysłać ją ponownie po zmianie	Resend an email, na dole panelu Payment.
Przywrócić ją na czyjąś listę	Mark as unread, obok – oferta wraca na kartę Unread.
Zapisać, że klient zapłacił	Mark as paid, obok tej opcji.
Zamienić ją w sprzedaż	Convert to Order, w prawym górnym rogu obok More actions – zobacz Konwersja na wersję roboczą zamówienia.
Wysłać dokument	Akcja pobierania PDF w wierszu oferty – zobacz Pobieranie oferty jako PDF.

Oferty tworzone ręcznie pojawiają się też na tych samych kartach statusu i są wliczane do Export.

Jak utrzymać porządek w ofertach ręcznych

Użyj pola komentarza w Timeline, aby zanotować, skąd faktycznie pochodzi zapytanie, i naciśnij Post. „Only you and your staff can see comments”, więc notatkę typu „zamówienie telefoniczne, prośba o dostawę przed 14.” można bezpiecznie zapisać, a za trzy miesiące nadal tam będzie, gdy ofertę przejmie ktoś inny.

Notatka

Jeśli regularnie tworzysz tę samą ofertę, przygotuj ją raz porządnie, a potem ją zduplikuj, zamiast zaczynać od zera za każdym razem – zobacz Duplikowanie lub usuwanie oferty.

Następne kroki

• Wysyłanie oferty – wyślij ją e-mailem do klienta
• Duplikowanie lub usuwanie oferty – wykorzystaj ofertę jako punkt wyjścia
• Konwersja na wersję roboczą zamówienia – zamień ją w zamówienie po uzgodnieniu