Dołączanie pliku PDF do e-maili z ofertą

Kupujący biznesowi często potrzebują dokumentu, a nie e-maila — czegoś, co można zarchiwizować, przekazać do zatwierdzenia lub dołączyć do zamówienia zakupu. Aplikacja może wysłać taki dokument razem z e-mailem, tworząc go na podstawie Twojego szablonu Quote PDF.

Włączanie załącznika

Attach PDF file znajduje się w sekcji PDF attachment edytora Mail notifications.

1. Otwórz edytor Mail notifications

   Przejdź do Advanced settings > Email notifications, a następnie kliknij przycisk z ikoną na końcu wiersza Mail notifications.

2. Zaznacz Attach PDF file

   Na karcie Basic przewiń do sekcji PDF attachment i zaznacz Attach PDF file.

   

   Załącznik to ustawienie e-maila, a nie szablonu PDF.

   

3. Zapisz i wyślij sobie próbny e-mail

   Zapisz, a następnie prześlij testową ofertę z własnego sklepu i otwórz załącznik, który nadejdzie.

Uwaga

Skonfiguruj szablon, zanim włączysz załącznik. W przeciwnym razie pierwszy dokument, jaki otrzyma prawdziwy klient, będzie też pierwszym, jaki w ogóle zobaczysz.

Konfigurowanie szablonu Quote PDF

1. Przejdź do karty PDF template

   W Advanced settings wybierz PDF template. Są tam dwa szablony:

   

   Sam dokument projektuje się na karcie PDF template.

2. Otwórz Quote PDF

   Quote PDF to „Template used to convert a quote to a PDF file”. Po otwarciu przechodzisz do Quote PDF template, który jest podzielony na Design, Content i Translations.

3. Wybierz, co pojawia się w dokumencie

   Content to zestaw pól wyboru, pogrupowanych w Quote info, Quote products i Other information. Zaznacz to, co powinno znaleźć się w Twojej ofercie, i odznacz to, co nie.

4. Sprawdź Preview, a potem zapisz

   Preview pokazuje dokument w takiej postaci, w jakiej zostanie wygenerowany. Przeczytaj go, zanim zapiszesz.

Grupa	Co można pokazać
Quote info	Quote ID, Issue date (z Choose date format), Payment terms, Discount, Tax, Shipping, Subtotal, Grand total.
Quote products	Show product image, Show vendor, Show SKU, Show variants and options, Show quantity, Show price, Show total.
Other information	Quote from, Customer information, Shipping address, Additional information.

Dostępne są też Column width (33% lub 100%) i Note. Pełne szczegóły znajdziesz w artykule Dostosowywanie PDF z ofertą.

Uwaga

Aplikacja wyświetla w szablonie taki komunikat: „Remove the watermark from your PDF. Please contact us to verify your store and receive this service for free.” Dopóki Twój sklep nie zostanie zweryfikowany, wysyłane dokumenty mają znak wodny — warto to załatwić, zanim dołączysz dokument do prawdziwej oferty.

Notatka

Invoice PDF to „Template used to convert a draft order to a PDF file”. Warto skonfigurować go w tym samym czasie: Dostosowywanie PDF z fakturą.

Wysyłanie dokumentu bez automatycznego załącznika

Nie musisz dołączać pliku PDF do każdego e-maila. Otwórz Quote list na pasku bocznym; każdy wiersz na stronie Quotes ma cztery akcje — pobierz PDF, wyślij e-mail, duplikuj i usuń.

Akcja	Kiedy jej użyć
pobierz PDF	Kupujący poprosił o dokument, który możesz dołączyć do własnej odpowiedzi, lub potrzebujesz kopii do swojej dokumentacji.
wyślij e-mail	Odpowiadasz klientowi z poziomu aplikacji.

Instrukcje krok po kroku znajdziesz w artykułach Pobieranie oferty jako PDF i Wysyłanie oferty.

Co obejmuje Twój plan

Plan	Co otrzymujesz
FREE	PDF: oferta i faktura oraz wielojęzyczność (PDF i e-mail).
PRO	Konfigurowalny PDF, oprócz wszystkiego z planu PREMIUM.

Pełną listę znajdziesz w artykule Porównanie planów.

Następne kroki

• Dostosowywanie PDF z ofertą — każdy przełącznik w dokumencie oferty
• Pobieranie oferty jako PDF — pobierz ofertę jako PDF
• Tłumaczenie e-maili z ofertą — oferty i e-maile w innych językach