Joindre un PDF aux e-mails de devis

Les acheteurs professionnels ont souvent besoin d’un document plutôt que d’un e-mail : quelque chose à classer, à transmettre pour validation ou à joindre à un bon de commande. L’application peut en envoyer un avec l’e-mail, en le générant à partir de votre modèle Quote PDF.

Activer la pièce jointe

Attach PDF file se trouve dans la section PDF attachment de l’éditeur Mail notifications.

1. Ouvrir l’éditeur Mail notifications

   Accédez à Advanced settings > Email notifications, puis cliquez sur le bouton d’icône à la fin de la ligne Mail notifications.

2. Cocher Attach PDF file

   Dans l’onglet Basic, faites défiler jusqu’à PDF attachment et cochez Attach PDF file.

   

   La pièce jointe est un paramètre de l’e-mail, pas du modèle de PDF.

   

3. Enregistrer et vous en envoyer un

   Enregistrez, puis soumettez un devis de test depuis votre propre vitrine et ouvrez la pièce jointe reçue.

Attention

Configurez le modèle avant d’activer la pièce jointe. Sinon, le premier document reçu par une vraie personne sera le premier que vous aurez jamais vu.

Configurer le modèle Quote PDF

1. Accéder à l’onglet PDF template

   Dans Advanced settings, choisissez PDF template. Il existe deux modèles :

   

   Le document lui-même se conçoit dans l’onglet PDF template.

2. Ouvrir Quote PDF

   Quote PDF est le « Template used to convert a quote to a PDF file ». Son ouverture vous amène à Quote PDF template, organisé en Design, Content et Translations.

3. Choisir ce qui figure sur le document

   Content est un ensemble de cases à cocher, regroupées en Quote info, Quote products et Other information. Cochez ce qui doit figurer sur votre devis et décochez le reste.

4. Vérifier Preview, puis enregistrer

   Preview montre le document tel qu’il sera produit. Relisez-le avant d’enregistrer.

Groupe	Ce que vous pouvez afficher
Quote info	Quote ID, Issue date (avec Choose date format), Payment terms, Discount, Tax, Shipping, Subtotal, Grand total.
Quote products	Show product image, Show vendor, Show SKU, Show variants and options, Show quantity, Show price, Show total.
Other information	Quote from, Customer information, Shipping address, Additional information.

Il existe aussi Column width (33 % ou 100 %) et une Note. Le détail complet se trouve dans Personnaliser le PDF du devis.

Attention

L’application affiche cet avis sur le modèle : « Remove the watermark from your PDF. Please contact us to verify your store and receive this service for free. » Tant que votre boutique n’est pas vérifiée, les documents que vous envoyez portent un filigrane : mieux vaut régler cela avant d’en joindre un à un vrai devis.

Note

Invoice PDF est le « Template used to convert a draft order to a PDF file ». Il vaut la peine de le configurer en même temps : Personnaliser le PDF de la facture.

Envoyer un document sans la pièce jointe automatique

Vous n’avez pas à joindre un PDF à chaque e-mail. Ouvrez Quote list dans la barre latérale ; chaque ligne de la page Quotes propose quatre actions : télécharger le PDF, envoyer un e-mail, dupliquer et supprimer.

Action	À utiliser quand
télécharger le PDF	Un acheteur a demandé un document que vous pouvez joindre à votre propre réponse, ou vous avez besoin d'une copie pour vos dossiers.
envoyer un e-mail	Vous répondez à la personne depuis l'application.

Les instructions pas à pas se trouvent dans Télécharger un devis au format PDF et Envoyer un devis.

Ce que comprend votre forfait

Forfait	Ce que vous obtenez
FREE	PDF : quote & invoice, et Multi-language (PDF & email).
PRO	Customizable PDF, en plus de tout ce qui est inclus dans PREMIUM.

Consultez Comparaison des forfaits pour la liste complète.

Étapes suivantes

• Personnaliser le PDF du devis : chaque option du document de devis
• Télécharger un devis au format PDF : téléchargez un devis au format PDF
• Traduire les e-mails de devis : devis et e-mails dans d’autres langues