Wyświetlanie i edycja oferty

Każde zapytanie trafia do Quote list. Po otwarciu zapytania zobaczysz stronę szczegółów oferty – jedyny ekran, na którym wyceniasz zapytanie, zmieniasz produkty, zostawiasz notatki dla zespołu i, gdy klient się zgodzi, zamieniasz ofertę w zamówienie.

Otwórz ofertę

1. Przejdź do Quote list

   Zacznij na pulpicie aplikacji – stronie, na którą trafiasz po otwarciu SA Request a Quote z panelu administracyjnego Shopify – i kliknij Quote list w nawigacji aplikacji po lewej. Otwarta strona ma nagłówek Quotes i zawiera listę wszystkich zapytań wysłanych przez klientów.

2. Znajdź zapytanie

   Zacznij od karty Unread – to wszystko, co wciąż czeka na Ciebie. All, Read, Order created i Purchased obejmują resztę.

   Jeśli szukasz konkretnego zapytania, użyj kontrolki wyszukiwania i filtrowania obok kart lub kontrolki sortowania obok niej. Tabela pokazuje Quote ID, Customer, Company, Created at, Status i Actions, więc ofertę zwykle łatwo rozpoznać po nazwie klienta lub dacie wpłynięcia.

   Kolumna Actions na końcu każdego wiersza zawiera cztery przyciski w postaci ikon. Mają tylko ikony, więc najedź na jedną z nich, aby zobaczyć jej nazwę, zanim klikniesz: Print PDF, Resend email, Duplicate quote i Delete. Te cztery działają na wierszu bez otwierania oferty – zobacz Pobieranie oferty jako PDF, Wysyłanie oferty i Duplikowanie lub usuwanie oferty.

3. Kliknij ofertę

   Kliknij w dowolnym miejscu wiersza poza ikonami Actions. Otworzy się strona szczegółów z nagłówkiem Quote # i numerem oraz linią Update poniżej, pokazującą, kiedy oferta ostatnio się zmieniła.

   W prawym górnym rogu strony szczegółów znajdują się dwie strzałki: przechodzą do poprzedniej i następnej oferty bez powrotu do listy. Strzałka wstecz obok tytułu wraca do Quotes.

Strona szczegółów oferty: produkty po lewej, odpowiedzi klienta po prawej.

Produkty w ofercie

Karta Products zaczyna się od pola wyszukiwania z tekstem zastępczym Search products oraz przycisku Manage products obok. Oba robią to samo: otwierają selektor produktów Shopify, w którym możesz zaznaczyć kilka produktów i wariantów naraz i dodać je do oferty.

Notatka

Wszystko w ofercie to prawdziwy produkt lub wariant z Twojego katalogu Shopify. Nie ma opcji wpisania własnej pozycji, więc opłata za uruchomienie lub za dostawę musi być albo istniejącym produktem w katalogu, albo kwotą shipping w panelu Payment poniżej.

Pozycje poniżej są ułożone w trzech kolumnach – Products, Price & quantity i Total:

W każdej pozycji	Do czego służy
Nazwa produktu	Link, który otwiera produkt w panelu administracyjnym Shopify w nowej karcie.
Opcje i SKU	Dokładny wariant wybrany przez klienta, dzięki czemu wyceniasz właściwy.
Quote prices	Cena, o którą prosił klient, jeśli formularz pozwolił mu ją podać. Pokazana dla orientacji – nie jest ceną w ofercie.
Note	Wszystko, co klient wpisał przy tej konkretnej pozycji.
Pola ceny i ilości	Wpisz cenę i ilość, które oferujesz. Total obok przelicza się na bieżąco.
Duplicate items	Skopiuj pozycję, gdy ten sam produkt trafia do oferty dwa razy w dwóch różnych cenach.
Ikona kosza	Usuń pozycję z oferty.

Wskazówka

Pola cen to sedno oferty. Wpisz kwotę, którą naprawdę jesteś gotów zaproponować, a nie cenę katalogową – to zobaczy klient i to znajdzie się w zamówieniu.

Grupowanie długiej oferty w sekcje

Create section, pod produktami, dzieli ofertę na nazwane grupy – etap pierwszy i drugi albo ta lokalizacja i tamta. Każda sekcja ma własny tytuł z ikoną ołówka do zmiany nazwy, własne pole Search products i przycisk Manage products oraz przycisk Clear group do jej opróżnienia.

Uwaga

Każda sekcja musi zawierać co najmniej jeden produkt. Jeśli zostawisz jedną pustą, zapis się nie powiedzie i pojawi się komunikat „Each section must contain at least one item. Add an item, or delete the section.”

Panel Payment

Pod produktami znajduje się Payment, gdzie sumują się kwoty w ofercie:

Wiersz	Co to jest
Subtotal	Suma wartości pozycji.
Add discount / Edit discount	Rabat odejmowany od tej oferty.
Add shipping / Edit shipping	Ile naliczasz za dostawę.
Add tax rate / Edit tax rate	Podatek zastosowany do oferty.
Total	Kwota, którą klient zostanie poproszony zapłacić.

Każdy z tych trzech linków brzmi Add…, dopóki nic nie ustawiono w tej ofercie, i zmienia się na Edit… po ustawieniu – samo sformułowanie mówi więc, czy rabat, opłata za dostawę lub stawka podatku są już w ofercie.

Uwaga

Aplikacja mówi o tym wprost obok wiersza podatku: „This tax won’t show up in draft order created from this quote.” Stawka podatku ustawiona tutaj wycenia ofertę widzianą przez klienta; po konwersji oferty wersja robocza zamówienia pobiera podatek z ustawień podatkowych Shopify.

Te trzy linki są powiązane z Cost management w nawigacji aplikacji, które ma własne karty Discount, Shipping i Tax. Ustaw tam swoje zwykłe zasady raz, a w każdej ofercie będzie mniej do poprawiania – zobacz Konwersja na wersję roboczą zamówienia.

Zapisz ofertę

Nic, co wpiszesz na tej stronie, nie zostanie zapisane, dopóki tego nie zrobisz.

1. Wprowadź zmiany

   Zmień ceny, ilości, sekcje, rabat, wysyłkę, podatek, klienta, tagi – tyle, ile chcesz, podczas jednej sesji.

2. Zwróć uwagę na pasek zapisu

   Gdy tylko cokolwiek zmienisz, u góry panelu administracyjnego pojawia się pasek zapisu Shopify z dwoma przyciskami: Save i Discard changes.

3. Kliknij Save

   Save zatwierdza wszystkie zmiany. Discard changes odrzuca je wszystkie i przywraca ofertę do poprzedniego stanu.

Ważne

Strzałka wstecz obok tytułu prosi o potwierdzenie, zanim opuścisz ofertę z niezapisanymi zmianami. Strzałki poprzednia i następna w prawym górnym rogu tego nie robią – przechodzą od razu do sąsiedniej oferty. Zapisz zmiany, zanim ich użyjesz, bo inaczej edycja przepadnie.

Akcje w ofercie

Na dole panelu Payment znajdują się trzy przyciski:

Przycisk	Kiedy go użyć
Mark as unread	Przywróć ofertę na kartę Unread, aby pozostała na czyjejś liście.
Mark as paid	Zapisz, że klient zapłacił za tę ofertę.
Resend an email	Wyślij ofertę klientowi ponownie po jej zmianie.

Te trzy działają natychmiast – nie są częścią paska zapisu.

Przyciski u góry strony

Element	Co robi
Convert to Order	Zamienia uzgodnioną ofertę w wersję roboczą zamówienia Shopify. Znika po przekonwertowaniu oferty – zobacz Konwersja na wersję roboczą zamówienia.
More actions	Menu zawierające Download as PDF, Duplicate quote i Delete quote – zobacz Pobieranie oferty jako PDF i Duplikowanie lub usuwanie oferty.
Export invoice PDF	Pojawia się dopiero po przekonwertowaniu oferty i daje dokument faktury dla wersji roboczej zamówienia – zobacz Dostosowywanie PDF faktury.

Nie musisz otwierać oferty, aby zrobić większość z tego: kolumna Actions na stronie Quotes zawiera te same przyciski PDF, ponownego wysłania, duplikowania i usuwania w postaci ikon.

Uwaga

Jeśli widoczny jest baner Quote limit reached, Duplicate quote jest wyszarzone, dopóki licznik się nie zresetuje lub nie zmieni się plan. Baner zawiera przyciski Upgrade plan i Contact support – limit sprawdzisz na stronie Pricing plans w aplikacji.

Notatka

Jeśli Convert to Order jest wyszarzone z linią z kłódką – „🔐 This feature is available on …” – to kwestia planu, a nie usterka. Zobacz Porównanie planów.

Timeline

Timeline, na dole strony, przechowuje historię oferty i udostępnia pole komentarza z przyciskiem Post.

Notatka

Komentarze są wewnętrzne. Aplikacja mówi o tym wprost: „Only you and your staff can see comments.” Używaj ich do rzeczy, których nie chcesz w e-mailu – uzgodnionej marży, osoby, która zatwierdziła rabat, tego, co kupujący powiedział przez telefon.

Co wysłał klient

Prawa kolumna zawiera wszystko, co przyszło wraz z zapytaniem, w trzech kartach.

Customer znajduje się na górze, z plakietką Pending lub Approved, imieniem i nazwiskiem oraz Email. Jego kontrolka Edit otwiera menu – Edit customer information, Edit shipping address i Edit billing address – dzięki czemu możesz poprawić literówkę w adresie, zamiast pisać do kupującego z prośbą o ponowne podanie. Jeśli nie przypisano jeszcze klienta, karta pokazuje zamiast tego pole Search or create a customer.

Additional details zawiera wszystko, co klient wpisał w pozostałej części formularza, etykieta po etykiecie. Jeśli zmieniono nazwę sekcji Extra info w kreatorze formularza, ta karta nosi Twój tytuł. Gdy formularz nie zebrał żadnych dodatkowych informacji, wyświetla „No extra info”.

Tags to Twój własny system porządkowania: wpisz etykietę i zatwierdź ją albo wybierz z Frequently used tags.

Co tu trafia	Co to Ci mówi
Contact information	Imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i adres – do kogo odpowiedzieć.
Company information	Nazwa firmy, która wypełnia też kolumnę Company na liście.
Shipping address	Dokąd trafią towary, co często decyduje o koszcie dostawy.
Billing address	Dokąd trafi faktura, gdy różni się od adresu wysyłki.
Payment terms	Warunki, o które prosi kupujący, oraz ewentualna zaliczka.
Extra info	Wiadomość w formie tekstu i ewentualne pliki – zwykle tu są przydatne szczegóły.
Tags	Twoje własne etykiety do sortowania i późniejszego odnajdywania tej oferty.

To, które z nich faktycznie się pojawią, zależy od formularza wypełnionego przez klienta. Aby zmienić to, co zbierasz, zobacz Przegląd formularza oferty.

Notatka

Czerwony napis [ OUT OF STORAGE ] w miejscu przesłanego pliku oznacza, że aplikacja już nie przechowuje tego pliku – klient go załączył. Storage size, Used storage i Maximum file size w Twoim planie są widoczne na pulpicie aplikacji w sekcji Pricing plan details. Zobacz Zezwalanie na przesyłanie plików.

Wskazówka

Przeczytaj Extra info, zanim cokolwiek wycenisz. Terminy realizacji, termin ostateczny lub powtórne zamówienie decydują o tym, czy Twoja cena jest konkurencyjna, i prawie zawsze są właśnie tam.

Edycja to nie wysyłka

Zmiana oferty niczego klientowi nie komunikuje. Gdy będziesz gotów, aby zobaczył Twoją cenę, użyj Resend an email – lub akcji wysyłania e-maila w wierszu na liście. Zobacz Wysyłanie oferty.

To celowe. Możesz pracować nad ofertą podczas kilku sesji, nie pokazując klientowi niedokończonych cen.

Następne kroki

• Wysyłanie oferty – wyślij e-mailem wycenioną ofertę do klienta
• Konwersja na wersję roboczą zamówienia – zamień zaakceptowaną ofertę w zamówienie
• Pobieranie oferty jako PDF – wyślij ją zamiast tego jako dokument