Allega un PDF alle email dei preventivi

Chi acquista per lavoro ha spesso bisogno di un documento più che di un’email: qualcosa da archiviare, inoltrare per l’approvazione o allegare a un ordine d’acquisto. L’app può inviarne uno insieme all’email e lo crea dal tuo modello Quote PDF.

Attiva l’allegato

Attach PDF file si trova nella sezione PDF attachment dell’editor Mail notifications.

1. Apri l’editor Mail notifications

   Vai a Advanced settings > Email notifications, poi clicca il pulsante con l’icona alla fine della riga Mail notifications.

2. Spunta Attach PDF file

   Nella scheda Basic scorri fino a PDF attachment e spunta Attach PDF file.

   

   L’allegato è un’impostazione dell’email, non del modello PDF.

   

3. Salva e inviane uno a te stesso

   Salva, poi invia un preventivo di prova dalla tua vetrina e apri l’allegato che arriva.

Attenzione

Configura il modello prima di attivare l’allegato. Altrimenti il primo documento che riceve una persona reale è il primo che tu abbia mai visto.

Configura il modello Quote PDF

1. Vai alla scheda PDF template

   In Advanced settings scegli PDF template. Ci sono due modelli:

   

   Il documento stesso si progetta nella scheda PDF template.

2. Apri Quote PDF

   Quote PDF è il «Template used to convert a quote to a PDF file». Aprendolo si arriva a Quote PDF template, organizzato in Design, Content e Translations.

3. Scegli cosa appare nel documento

   Content è un insieme di caselle da spuntare, raggruppate in Quote info, Quote products e Other information. Spunta ciò che deve comparire nel tuo preventivo e togli la spunta a ciò che non serve.

4. Controlla la Preview, poi salva

   Preview mostra il documento come verrà prodotto. Rileggilo prima di salvare.

Gruppo	Cosa puoi mostrare
Quote info	Quote ID, Issue date (con Choose date format), Payment terms, Discount, Tax, Shipping, Subtotal, Grand total.
Quote products	Show product image, Show vendor, Show SKU, Show variants and options, Show quantity, Show price, Show total.
Other information	Quote from, Customer information, Shipping address, Additional information.

Ci sono anche Column width (33% o 100%) e una Note. Tutti i dettagli sono in Personalizza il PDF del preventivo.

Attenzione

L’app mostra questo avviso nel modello: «Remove the watermark from your PDF. Please contact us to verify your store and receive this service for free.» Finché il tuo negozio non è verificato, i documenti che invii hanno una filigrana: conviene risolvere prima di allegarne uno a un preventivo reale.

Nota

Invoice PDF è il «Template used to convert a draft order to a PDF file». Conviene configurarlo nello stesso momento: Personalizza il PDF della fattura.

Inviare un documento senza l’allegato automatico

Non devi allegare un PDF a ogni email. Apri Quote list nella barra laterale: ogni riga della pagina Quotes ha quattro azioni: scarica PDF, invia email, duplica ed elimina.

Azione	Usala quando
download PDF	Una persona ha chiesto un documento da allegare alla tua risposta, oppure ti serve una copia per i tuoi archivi.
send email	Rispondi alla persona dall'app.

Le istruzioni passo passo si trovano in Scarica un preventivo in PDF e Invia un preventivo.

Cosa include il tuo piano

Piano	Cosa ottieni
FREE	PDF: quote & invoice, and Multi-language (PDF & email).
PRO	PDF personalizzabile, in aggiunta a tutto ciò che è incluso in PREMIUM.

Vedi Confronto dei piani per l’elenco completo.

Passaggi successivi

• Personalizza il PDF del preventivo: ogni opzione del documento del preventivo
• Scarica un preventivo in PDF: scarica un preventivo in PDF
• Traduci le email dei preventivi: preventivi ed email in altre lingue