PDF an Angebots-E-Mails anhängen

Geschäftskundschaft braucht oft ein Dokument statt einer E-Mail – etwas zum Ablegen, zur Weiterleitung zur Freigabe oder zum Anhängen an eine Bestellung. Die App kann eines mit der E-Mail versenden und erstellt es aus Ihrer Vorlage Quote PDF.

Anhang aktivieren

Attach PDF file befindet sich im Abschnitt PDF attachment des Editors Mail notifications.

1. Editor „Mail notifications“ öffnen

   Gehen Sie zu Advanced settings > Email notifications und klicken Sie dann auf die Symbolschaltfläche am Ende der Zeile Mail notifications.

2. Attach PDF file aktivieren

   Scrollen Sie auf dem Tab Basic zu PDF attachment und aktivieren Sie Attach PDF file.

   

   Der Anhang ist eine Einstellung der E-Mail, nicht der PDF-Vorlage.

   

3. Speichern und sich selbst eine senden

   Speichern Sie, senden Sie dann ein Testangebot aus Ihrem eigenen Onlineshop ab und öffnen Sie den eingehenden Anhang.

Achtung

Richten Sie die Vorlage ein, bevor Sie den Anhang aktivieren. Sonst ist das erste Dokument, das echte Kundschaft erhält, auch das erste, das Sie jemals angesehen haben.

Vorlage „Quote PDF“ einrichten

1. Zum Tab „PDF template“ wechseln

   Wählen Sie unter Advanced settings den Eintrag PDF template. Es gibt zwei Vorlagen:

   

   Das Dokument selbst gestalten Sie auf dem Tab „PDF template“.

2. Quote PDF öffnen

   Quote PDF ist das „Template used to convert a quote to a PDF file“. Ein Klick darauf führt zu Quote PDF template, das in Design, Content und Translations gegliedert ist.

3. Festlegen, was im Dokument erscheint

   Content besteht aus Kontrollkästchen, gruppiert in Quote info, Quote products und Other information. Aktivieren Sie, was in Ihr Angebot gehört, und deaktivieren Sie, was nicht dazugehört.

4. Preview prüfen, dann speichern

   Preview zeigt das Dokument so, wie es erstellt wird. Lesen Sie es durch, bevor Sie speichern.

Gruppe	Was Sie anzeigen können
Quote info	Quote ID, Issue date (mit Choose date format), Payment terms, Discount, Tax, Shipping, Subtotal, Grand total.
Quote products	Show product image, Show vendor, Show SKU, Show variants and options, Show quantity, Show price, Show total.
Other information	Quote from, Customer information, Shipping address, Additional information.

Außerdem gibt es Column width (33 % oder 100 %) und eine Note. Ausführliche Informationen finden Sie unter Angebots-PDF anpassen.

Achtung

Die App zeigt bei der Vorlage diesen Hinweis an: „Remove the watermark from your PDF. Please contact us to verify your store and receive this service for free.“ Bis Ihr Shop verifiziert ist, tragen die versendeten Dokumente ein Wasserzeichen – klären Sie das am besten, bevor Sie eines an ein echtes Angebot anhängen.

Hinweis

Invoice PDF ist das „Template used to convert a draft order to a PDF file“. Richten Sie es am besten gleichzeitig ein: Rechnungs-PDF anpassen.

Ein Dokument ohne automatischen Anhang senden

Sie müssen nicht an jede E-Mail ein PDF anhängen. Öffnen Sie Quote list in der Seitenleiste. Jede Zeile auf der Seite Quotes bietet vier Aktionen: PDF herunterladen, E-Mail senden, duplizieren und löschen.

Aktion	Nutzen Sie sie, wenn
download PDF	eine Person um ein Dokument gebeten hat, das Sie an Ihre eigene Antwort anhängen können, oder Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen brauchen.
send email	Sie der Kundschaft aus der App antworten.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Angebot als PDF herunterladen und Angebot senden.

Was Ihr Tarif enthält

Tarif	Was Sie erhalten
FREE	PDF: quote & invoice, and Multi-language (PDF & email).
PRO	Customizable PDF, zusätzlich zu allem in PREMIUM.

Die vollständige Liste finden Sie unter Tarifvergleich.

Nächste Schritte

• Angebots-PDF anpassen – jede Einstellung des Angebotsdokuments
• Angebot als PDF herunterladen – ein Angebot als PDF herunterladen
• Angebots-E-Mails übersetzen – Angebote und E-Mails in anderen Sprachen