Afficher et modifier un devis

Chaque demande arrive dans Quote list. En ouvrir une affiche la page de détail du devis : l’écran unique où vous chiffrez la demande, modifiez les produits, laissez des notes à votre équipe et, quand la personne cliente est d’accord, la transformez en commande.

Ouvrir un devis

1. Accéder à Quote list

   Commencez sur le tableau de bord de l’application, la page qui s’affiche quand vous ouvrez SA Request a Quote depuis votre admin Shopify, puis cliquez sur Quote list dans la navigation de l’application, à gauche. La page qui s’ouvre porte le titre Quotes et liste toutes les demandes envoyées par votre clientèle.

2. Trouver la demande

   Commencez par l’onglet Unread : c’est tout ce qui attend encore votre réponse. All, Read, Order created et Purchased couvrent le reste.

   Si vous cherchez une demande en particulier, utilisez la commande de recherche et de filtre à côté des onglets, ou la commande de tri qui l’accompagne. Le tableau affiche Quote ID, Customer, Company, Created at, Status et Actions : vous repérez donc généralement un devis grâce au nom de la personne ou à sa date de réception.

   La colonne Actions, à la fin de chaque ligne, contient quatre boutons à icône. Ce sont uniquement des icônes : survolez-en une pour voir son nom avant de cliquer : Print PDF, Resend email, Duplicate quote et Delete. Ces quatre actions s’appliquent à la ligne sans ouvrir le devis ; consultez Télécharger un devis au format PDF, Envoyer un devis et Dupliquer ou supprimer un devis.

3. Cliquer sur le devis

   Cliquez n’importe où sur la ligne, sauf sur les icônes de Actions. La page de détail s’ouvre, avec le titre Quote # suivi de son numéro, et une ligne Update en dessous indiquant la date de la dernière modification.

   Deux flèches se trouvent en haut à droite de la page de détail : elles passent au devis précédent ou suivant sans retourner à la liste. La flèche de retour à côté du titre vous ramène à Quotes.

La page de détail du devis : les produits à gauche, les réponses de la personne cliente à droite.

Les produits du devis

La carte Products commence par une zone de recherche avec le texte indicatif Search products, et un bouton Manage products à côté. Les deux font la même chose : ils ouvrent le sélecteur de produits de Shopify, où vous pouvez cocher plusieurs produits et variantes à la fois pour les ajouter au devis.

Note

Tout ce qui figure sur un devis est un vrai produit ou une vraie variante de votre catalogue Shopify. Il n’existe aucune commande pour saisir une ligne personnalisée : des frais de mise en service ou de livraison doivent donc être soit un produit existant de votre catalogue, soit un montant shipping dans le panneau Payment ci-dessous.

Les lignes en dessous sont réparties en trois colonnes : Products, Price & quantity et Total :

Sur chaque ligne	À quoi cela sert
Le nom du produit	Un lien qui ouvre le produit dans votre admin Shopify, dans un nouvel onglet.
Options et SKU	La variante exacte choisie par la personne, pour que vous chiffriez la bonne.
Quote prices	Le prix demandé par la personne, quand votre formulaire lui permettait d'en proposer un. Affiché à titre indicatif : ce n'est pas le prix du devis.
Note	Tout ce que la personne a saisi pour cette ligne en particulier.
Champs de prix et de quantité	Saisissez le prix et la quantité que vous proposez. Le Total à côté se recalcule au fur et à mesure.
Duplicate items	Copie la ligne, pour le cas où le même produit figure deux fois sur le devis à deux prix différents.
L'icône de corbeille	Retire la ligne du devis.

Astuce

Les champs de prix sont l’essentiel du devis. Saisissez le montant que vous êtes réellement prêt à proposer, pas votre prix catalogue : c’est ce que la personne verra et ce que la commande reprendra.

Regrouper un long devis en sections

Create section, sous les produits, divise le devis en groupes nommés : phase un et phase deux, ou ce site-ci et celui-là. Chaque section a son propre titre avec une icône de crayon pour le renommer, sa propre zone Search products et son propre bouton Manage products, ainsi qu’un bouton Clear group pour la vider.

Attention

Chaque section doit contenir au moins un produit. Si l’une est vide, l’enregistrement échoue avec le message « Each section must contain at least one item. Add an item, or delete the section. »

Le panneau Payment

Sous les produits se trouve Payment, où s’additionnent les montants du devis :

Ligne	Ce que c'est
Subtotal	Les totaux des lignes additionnés.
Add discount / Edit discount	La réduction appliquée à ce devis.
Add shipping / Edit shipping	Ce que vous facturez pour la livraison.
Add tax rate / Edit tax rate	La taxe appliquée au devis.
Total	Ce qu'on demande à la personne cliente de payer.

Chacun de ces trois liens indique Add… tant que rien n’est défini sur ce devis, puis passe à Edit… une fois que c’est fait : la formulation elle-même vous indique donc si une réduction, des frais de livraison ou un taux de taxe figurent déjà sur le devis.

Attention

L’application le dit clairement à côté de la ligne de taxe : « This tax won’t show up in draft order created from this quote. » Un taux de taxe défini ici sert à chiffrer le devis que voit la personne cliente ; quand vous convertissez le devis, la commande brouillon reprend ses taxes depuis vos paramètres de taxes Shopify.

Ces trois liens sont liés à Cost management dans la navigation de l’application, qui a ses propres onglets Discount, Shipping et Tax. Définissez-y une fois vos règles habituelles et vous aurez moins à ajuster sur chaque devis ; consultez Convertir en commande brouillon.

Enregistrer le devis

Rien de ce que vous saisissez sur cette page n’est conservé tant que vous n’enregistrez pas.

1. Faire vos modifications

   Modifiez les prix, les quantités, les sections, la réduction, la livraison, la taxe, la personne cliente, les tags, autant que vous le souhaitez en une seule séance.

2. Repérer la barre d’enregistrement

   Dès que vous modifiez quelque chose, la barre d’enregistrement de Shopify apparaît en haut de l’admin avec deux boutons : Save et Discard changes.

3. Cliquer sur Save

   Save valide tout ce que vous avez modifié. Discard changes annule tout et remet le devis dans son état précédent.

Danger

La flèche de retour à côté du titre vous demande de confirmer avant de quitter un devis comportant des modifications non enregistrées. Les flèches précédent et suivant en haut à droite ne le font pas : elles passent directement au devis voisin. Enregistrez avant de les utiliser, sinon la modification est perdue.

Les actions sur le devis

Trois boutons se trouvent en bas du panneau Payment :

Bouton	Quand l'utiliser
Mark as unread	Remet le devis dans l'onglet Unread pour qu'il reste sur la liste de quelqu'un.
Mark as paid	Enregistre que la personne cliente a payé ce devis.
Resend an email	Envoie à nouveau le devis à la personne cliente après l'avoir modifié.

Ces trois actions s’appliquent immédiatement : elles ne passent pas par la barre d’enregistrement.

Les boutons en haut de la page

Commande	Ce qu'elle fait
Convert to Order	Transforme le devis accepté en commande brouillon Shopify. Il disparaît une fois le devis converti ; consultez Convertir en commande brouillon.
More actions	Un menu contenant Download as PDF, Duplicate quote et Delete quote ; consultez Télécharger un devis au format PDF et Dupliquer ou supprimer un devis.
Export invoice PDF	N'apparaît qu'après la conversion du devis, et vous donne le document de facture de la commande brouillon ; consultez Personnaliser le PDF de facture.

Inutile d’ouvrir un devis pour faire la plupart de ces actions : la colonne Actions de la page Quotes propose les mêmes boutons PDF, de renvoi, de duplication et de suppression sous forme d’icônes.

Attention

Si une bannière Quote limit reached s’affiche, Duplicate quote est grisé jusqu’à la réinitialisation du compteur ou au changement de forfait. La bannière comporte les boutons Upgrade plan et Contact support ; consultez la page Pricing plans de l’application pour connaître votre quota.

Note

Si Convert to Order est grisé avec une ligne à cadenas (« 🔐 This feature is available on … »), cela vient de votre forfait et non d’une panne. Consultez Comparatif des forfaits.

La Timeline

Timeline, en bas de la page, conserve l’historique du devis et vous donne une zone de commentaire avec un bouton Post.

Note

Les commentaires sont internes. L’application le dit clairement : « Only you and your staff can see comments. » Servez-vous-en pour ce que vous ne voulez pas voir dans l’e-mail : la marge convenue, qui a autorisé la réduction, ce que l’acheteur a dit au téléphone.

Ce que la personne cliente vous a envoyé

La colonne de droite contient tout ce qui est arrivé avec la demande, en trois cartes.

Customer se trouve en haut, avec un badge Pending ou Approved, le nom et l’Email. Sa commande Edit ouvre un menu (Edit customer information, Edit shipping address et Edit billing address) pour corriger une faute de frappe dans une adresse plutôt que de redemander à l’acheteur par e-mail. Si aucune personne n’est encore rattachée, la carte affiche à la place une zone Search or create a customer.

Additional details contient tout ce que la personne a saisi dans le reste du formulaire, libellé par libellé. Si vous avez renommé la section Extra info dans le générateur de formulaire, cette carte affiche votre titre. Quand le formulaire n’a rien collecté de plus, elle indique « No extra info ».

Tags est votre propre classement : saisissez un libellé et validez-le, ou choisissez dans Frequently used tags.

Ce qui arrive ici	Ce que cela vous apprend
Contact information	Prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse : à qui répondre.
Company information	Nom de l'entreprise, qui alimente aussi la colonne Company de la liste.
Shipping address	Où les marchandises sont livrées, ce qui détermine souvent votre coût de livraison.
Billing address	Où la facture est envoyée, quand elle diffère de l'adresse de livraison.
Payment terms	Les conditions demandées par l'acheteur, et tout acompte.
Extra info	Le message libre et les éventuels fichiers : c'est généralement là que se trouve le détail utile.
Tags	Vos propres libellés pour trier et retrouver ce devis plus tard.

Les éléments qui apparaissent réellement dépendent du formulaire rempli. Pour modifier ce que vous collectez, consultez Présentation du formulaire de devis.

Note

Un [ OUT OF STORAGE ] en rouge à l’endroit où devrait figurer un fichier téléchargé signifie que l’application ne conserve plus ce fichier : la personne l’avait bien joint. Les valeurs Storage size, Used storage et Maximum file size de votre forfait s’affichent sur le tableau de bord de l’application, sous Pricing plan details. Consultez Autoriser les téléversements de fichiers.

Astuce

Lisez Extra info avant de chiffrer quoi que ce soit. Les délais, une échéance ou une commande récurrente décident si votre prix est compétitif, et ils s’y trouvent presque toujours.

Modifier n’est pas envoyer

Modifier un devis n’en dit rien à la personne cliente. Quand vous voulez qu’elle voie votre prix, utilisez Resend an email, ou l’action d’envoi d’e-mail sur la ligne dans la liste. Consultez Envoyer un devis.

C’est voulu. Vous pouvez travailler sur un devis en plusieurs séances sans que la personne voie des prix à moitié terminés.

Étapes suivantes

• Envoyer un devis : envoyez par e-mail votre devis chiffré à la personne cliente
• Convertir en commande brouillon : transformez un devis accepté en commande
• Télécharger un devis au format PDF : envoyez-le plutôt sous forme de document