Ver y editar una cotización

Todas las solicitudes llegan a Quote list. Al abrir una accedes a la página de detalle de la cotización: la única pantalla donde pones precio a la solicitud, cambias los productos, dejas notas para tu equipo y, cuando la persona está de acuerdo, la conviertes en pedido.

Abrir una cotización

1. Ve a Quote list

   Empieza en el panel de la aplicación (la página que ves al abrir SA Request a Quote desde tu panel de administración de Shopify) y haz clic en Quote list en la navegación de la aplicación, a la izquierda. La página que se abre tiene el encabezado Quotes y muestra todas las solicitudes que ha enviado la clientela.

2. Busca la solicitud

   Empieza por la pestaña Unread: es todo lo que aún te espera. All, Read, Order created y Purchased cubren el resto.

   Si buscas una solicitud concreta, usa el control de búsqueda y filtro junto a las pestañas, o el control de orden que tiene al lado. La tabla muestra Quote ID, Customer, Company, Created at, Status y Actions, así que normalmente puedes reconocer una cotización por el nombre de la persona o por la fecha en que llegó.

   La columna Actions, al final de cada fila, tiene cuatro botones de icono. Son solo iconos, así que pasa el cursor por uno para ver su nombre antes de hacer clic: Print PDF, Resend email, Duplicate quote y Delete. Esos cuatro actúan sobre la fila sin abrir la cotización; consulta Descargar una cotización en PDF, Enviar una cotización y Duplicar o eliminar una cotización.

3. Haz clic en la cotización

   Haz clic en cualquier parte de la fila excepto en los iconos de Actions. Se abre la página de detalle, con el encabezado Quote # y su número, y debajo una línea Update que indica cuándo cambió por última vez.

   Arriba a la derecha de la página de detalle hay dos flechas: pasan a la cotización anterior y a la siguiente sin volver a la lista. La flecha de retroceso junto al título te devuelve a Quotes.

La página de detalle de la cotización: los productos a la izquierda y las respuestas de la persona a la derecha.

Los productos de la cotización

La tarjeta Products empieza con un cuadro de búsqueda con el texto de ejemplo Search products y un botón Manage products a su lado. Ambos hacen lo mismo: abren el selector de productos de Shopify, donde puedes marcar varios productos y variantes a la vez y agregarlos a la cotización.

Nota

Todo lo que hay en una cotización es un producto o una variante real de tu catálogo de Shopify. No hay ningún control para escribir una línea propia, así que una tarifa de configuración o un cargo de envío debe ser un producto existente de tu catálogo o un importe de shipping en el panel Payment de abajo.

Las líneas de debajo se organizan en tres columnas: Products, Price & quantity y Total:

En cada línea	Para qué sirve
El nombre del producto	Un enlace que abre el producto en tu panel de administración de Shopify en una pestaña nueva.
Opciones y SKU	La variante exacta que eligió la persona, para que fijes el precio de la correcta.
Quote prices	El precio que pidió la persona, cuando tu formulario le permitió indicar uno. Se muestra como referencia: no es el precio de la cotización.
Note	Cualquier cosa que la persona escribió sobre esa línea concreta.
Cuadros de precio y cantidad	Escribe el precio y la cantidad que ofreces. El Total que hay a su lado se recalcula a medida que escribes.
Duplicate items	Copia la línea, para cuando el mismo producto aparece dos veces en la cotización con dos precios distintos.
El icono de papelera	Quita la línea de la cotización.

Consejo

Los cuadros de precio son el objetivo de la cotización. Escribe el número que realmente estás dispuesto a ofrecer, no tu precio de lista: es lo que verá la persona y lo que llevará el pedido.

Agrupar una cotización larga en secciones

Create section, debajo de los productos, divide la cotización en grupos con nombre: fase uno y fase dos, o este sitio y aquel. Cada sección tiene su propio título con un icono de lápiz para cambiarle el nombre, su propio cuadro Search products y botón Manage products, y un botón Clear group para vaciarla.

Precaución

Cada sección debe tener al menos un producto. Si dejas una vacía, el guardado falla con “Each section must contain at least one item. Add an item, or delete the section.”

El panel Payment

Debajo de los productos está Payment, donde se suman los importes de la cotización:

Fila	Qué es
Subtotal	Los totales de las líneas sumados.
Add discount / Edit discount	El descuento que se resta de esta cotización.
Add shipping / Edit shipping	Lo que cobras por la entrega.
Add tax rate / Edit tax rate	El impuesto que se aplica a la cotización.
Total	Lo que se le pide pagar a la persona.

Cada uno de esos tres enlaces dice Add… mientras no se haya definido nada en esta cotización, y cambia a Edit… una vez definido; así, el propio texto te indica si ya hay un descuento, un cargo de envío o una tasa de impuestos en la cotización.

Precaución

La aplicación lo indica claramente junto a la fila de impuestos: “This tax won’t show up in draft order created from this quote.” Una tasa de impuestos que defines aquí sirve para fijar el precio de la cotización que ve la persona; cuando conviertes la cotización, el pedido borrador toma sus impuestos de la configuración de impuestos de Shopify.

Los tres enlaces se relacionan con Cost management en la navegación de la aplicación, que tiene sus propias pestañas Discount, Shipping y Tax. Define allí tus reglas habituales una sola vez y tendrás menos que ajustar en cada cotización; consulta Convertir en pedido borrador.

Guardar la cotización

Nada de lo que escribes en esta página se almacena hasta que lo guardas.

1. Haz tus cambios

   Cambia precios, cantidades, secciones, el descuento, el envío, los impuestos, los datos de la persona, las etiquetas: todo lo que quieras en una sola sesión.

2. Fíjate en la barra de guardado

   En cuanto cambias algo, la barra de guardado de Shopify aparece en la parte superior del panel de administración con dos botones: Save y Discard changes.

3. Haz clic en Save

   Save confirma todo lo que cambiaste. Discard changes lo descarta todo y deja la cotización como estaba.

Peligro

La flecha de retroceso junto al título te pide confirmación antes de salir de una cotización con cambios sin guardar. Las flechas anterior y siguiente de arriba a la derecha no lo hacen: pasan directamente a la cotización vecina. Guarda antes de usarlas o perderás la edición.

Las acciones de la cotización

Hay tres botones en la parte inferior del panel Payment:

Botón	Cuándo usarlo
Mark as unread	Devuelve la cotización a la pestaña Unread para que siga en la lista de alguien.
Mark as paid	Registra que la persona ha pagado esta cotización.
Resend an email	Vuelve a enviar la cotización a la persona después de cambiarla.

Esos tres actúan de inmediato: no forman parte de la barra de guardado.

Los botones de la parte superior de la página

Control	Qué hace
Convert to Order	Convierte la cotización acordada en un pedido borrador de Shopify. Desaparece una vez convertida la cotización; consulta Convertir en pedido borrador.
More actions	Un menú con Download as PDF, Duplicate quote y Delete quote; consulta Descargar una cotización en PDF y Duplicar o eliminar una cotización.
Export invoice PDF	Aparece solo después de convertir la cotización y te da el documento de factura del pedido borrador; consulta Personalizar el PDF de factura.

No hace falta abrir una cotización para hacer la mayor parte de esto: la columna Actions de la página Quotes tiene los mismos botones de PDF, reenvío, duplicado y eliminación como iconos.

Precaución

Si se muestra un banner Quote limit reached, Duplicate quote aparece deshabilitado hasta que se restablezca el recuento o cambie el plan. El banner incluye los botones Upgrade plan y Contact support; consulta la página Pricing plans de la aplicación para ver tu límite.

Nota

Si Convert to Order aparece deshabilitado con una línea de candado (“🔐 This feature is available on …”), es tu plan y no un fallo. Consulta Comparación de planes.

La Timeline

Timeline, en la parte inferior de la página, conserva el historial de la cotización y te da un cuadro de comentarios con un botón Post.

Nota

Los comentarios son internos. La aplicación lo dice claramente: “Only you and your staff can see comments.” Úsalo para lo que no quieres que aparezca en el correo: el margen que acordaste, quién autorizó el descuento, lo que dijo la persona por teléfono.

Lo que te envió la persona

La columna derecha contiene todo lo que llegó con la solicitud, en tres tarjetas.

Customer está arriba, con una insignia que dice Pending o Approved, el nombre y el Email. Su control Edit abre un menú (Edit customer information, Edit shipping address y Edit billing address) para que puedas corregir un error en una dirección en lugar de escribir a la persona para que la vuelva a enviar. Si todavía no hay ninguna persona asociada, la tarjeta muestra un cuadro Search or create a customer.

Additional details contiene todo lo que la persona escribió en el resto del formulario, campo por campo. Si cambiaste el nombre de la sección Extra info en el generador de formularios, esta tarjeta muestra tu título. Cuando el formulario no recogió nada más, dice “No extra info”.

Tags es tu propio archivo: escribe una etiqueta y púlsala para añadirla, o elige entre Frequently used tags.

Qué llega aquí	Qué te dice
Contact information	Nombre, apellido, correo electrónico, teléfono y dirección: a quién responder.
Company information	El nombre de la empresa, que también rellena la columna Company de la lista.
Shipping address	Adónde van los productos, lo que a menudo decide tu coste de entrega.
Billing address	Adónde va la factura, cuando es distinta de la dirección de envío.
Payment terms	Las condiciones que pide la persona y cualquier depósito.
Extra info	El mensaje de texto libre y los archivos; normalmente es donde está el detalle útil.
Tags	Tus propias etiquetas para ordenar y encontrar esta cotización más adelante.

Cuáles de estos datos aparecen depende del formulario que haya completado la persona. Para cambiar lo que recoges, consulta Resumen del formulario de cotización.

Nota

Un [ OUT OF STORAGE ] en rojo donde debería haber un archivo subido significa que la aplicación ya no conserva ese archivo; la persona sí lo adjuntó. El Storage size, el Used storage y el Maximum file size de tu plan se muestran en el panel de la aplicación, en Pricing plan details. Consulta Permitir la subida de archivos.

Consejo

Lee Extra info antes de fijar ningún precio. Los plazos de entrega, una fecha límite o un pedido recurrente son lo que decide si tu cifra es competitiva, y casi siempre están ahí.

Editar no es enviar

Cambiar una cotización no le dice nada a la persona. Cuando quieras que vea tu precio, usa Resend an email o la acción de enviar correo de la fila en la lista. Consulta Enviar una cotización.

Es deliberado. Puedes trabajar en una cotización a lo largo de varias sesiones sin que la persona vea precios a medio terminar.

Siguientes pasos

• Enviar una cotización: envía por correo electrónico tu cotización con precio a la persona
• Convertir en pedido borrador: convierte una cotización aceptada en un pedido
• Descargar una cotización en PDF: envíala como documento