Visualizza e modifica un preventivo

Ogni richiesta arriva in Quote list. Aprendone una si accede alla pagina di dettaglio del preventivo: l’unica schermata in cui definisci il prezzo della richiesta, cambi i prodotti, lasci note al tuo team e, quando la persona accetta, la trasformi in ordine.

Apri un preventivo

1. Vai su Quote list

   Parti dalla dashboard dell’app, la pagina che vedi aprendo SA Request a Quote dall’amministrazione Shopify, e clicca su Quote list nella navigazione dell’app a sinistra. La pagina che si apre ha il titolo Quotes ed elenca tutte le richieste inviate.

2. Trova la richiesta

   Parti dalla scheda Unread: contiene tutto ciò che è ancora in attesa di te. All, Read, Order created e Purchased coprono il resto.

   Se cerchi una richiesta in particolare, usa il controllo di ricerca e filtro accanto alle schede, oppure quello di ordinamento accanto. La tabella mostra Quote ID, Customer, Company, Created at, Status e Actions, quindi di solito riconosci un preventivo dal nome della persona o dalla data di arrivo.

   La colonna Actions alla fine di ogni riga contiene quattro pulsanti con icona. Sono solo icone, quindi passa il mouse su una per vederne il nome prima di cliccare: Print PDF, Resend email, Duplicate quote e Delete. Queste quattro agiscono sulla riga senza aprire il preventivo: consulta Scarica un preventivo in PDF, Invia un preventivo e Duplica o elimina un preventivo.

3. Clicca sul preventivo

   Clicca in un punto qualsiasi della riga, tranne le icone di Actions. Si apre la pagina di dettaglio, con il titolo Quote # e il suo numero, e sotto una riga Update che indica quando è stato modificato l’ultima volta.

   In alto a destra nella pagina di dettaglio ci sono due frecce: portano al preventivo precedente e a quello successivo senza tornare all’elenco. La freccia indietro accanto al titolo ti riporta a Quotes.

La pagina di dettaglio del preventivo: i prodotti a sinistra, le risposte della persona a destra.

I prodotti nel preventivo

La scheda Products si apre con una casella di ricerca con il segnaposto Search products e un pulsante Manage products accanto. Entrambi fanno lo stesso lavoro: aprono il selettore di prodotti di Shopify, dove puoi spuntare più prodotti e varianti insieme e aggiungerli al preventivo.

Nota

Tutto ciò che c’è in un preventivo è un vero prodotto o una vera variante del tuo catalogo Shopify. Non esiste un controllo per inserire una riga a tuo piacimento, quindi un costo di attivazione o una spesa di consegna deve essere o un prodotto già presente nel catalogo oppure un importo shipping nel pannello Payment qui sotto.

Le righe sotto sono organizzate in tre colonne: Products, Price & quantity e Total:

Su ogni riga	A cosa serve
Il nome del prodotto	Un link che apre il prodotto nell'amministrazione Shopify in una nuova scheda.
Opzioni e SKU	La variante esatta scelta dalla persona, così definisci il prezzo di quella giusta.
Quote prices	Il prezzo richiesto dalla persona, quando il tuo modulo le permetteva di indicarne uno. Mostrato come riferimento: non è il prezzo del preventivo.
Note	Tutto ciò che la persona ha scritto su quella singola riga.
Caselle di prezzo e quantità	Inserisci il prezzo e la quantità che proponi. Il Total accanto si ricalcola mentre digiti.
Duplicate items	Copia la riga, per quando lo stesso prodotto compare due volte nel preventivo a due prezzi diversi.
L'icona del cestino	Rimuove la riga dal preventivo.

Consiglio

Le caselle del prezzo sono il punto centrale del preventivo. Inserisci il valore che sei davvero disposto a offrire, non il tuo prezzo di listino: è ciò che vedrà la persona e che porterà con sé l’ordine.

Raggruppare un preventivo lungo in sezioni

Create section, sotto i prodotti, divide il preventivo in gruppi con un nome: fase uno e fase due, oppure questa sede e quella sede. Ogni sezione ha il proprio titolo con un’icona a forma di matita per rinominarla, la propria casella Search products e il proprio pulsante Manage products, più un pulsante Clear group per svuotarla.

Attenzione

Ogni sezione deve contenere almeno un prodotto. Se ne lasci una vuota, il salvataggio non riesce e compare “Each section must contain at least one item. Add an item, or delete the section.”

Il pannello Payment

Sotto i prodotti c’è Payment, dove si sommano gli importi del preventivo:

Riga	Cos'è
Subtotal	I totali delle righe sommati.
Add discount / Edit discount	Lo sconto applicato a questo preventivo.
Add shipping / Edit shipping	Quanto addebiti per la consegna.
Add tax rate / Edit tax rate	Le imposte applicate al preventivo.
Total	Ciò che viene chiesto di pagare.

Ciascuno di questi tre link riporta Add… finché non è stato impostato nulla in questo preventivo e diventa Edit… una volta impostato: il testo stesso ti dice quindi se nel preventivo ci sono già uno sconto, una spesa di spedizione o un’aliquota fiscale.

Attenzione

L’app lo dichiara chiaramente accanto alla riga delle imposte: “This tax won’t show up in draft order created from this quote.” Un’aliquota che imposti qui determina il prezzo del preventivo visto dalla persona; quando converti il preventivo, la bozza d’ordine prende le imposte dalle tue impostazioni fiscali di Shopify.

I tre link sono collegati a Cost management nella navigazione dell’app, che ha le proprie schede Discount, Shipping e Tax. Imposta lì le regole abituali una volta sola e avrai meno da modificare in ogni singolo preventivo: consulta Converti in bozza d’ordine.

Salva il preventivo

Nulla di ciò che digiti in questa pagina viene memorizzato finché non lo salvi.

1. Apporta le modifiche

   Cambia prezzi, quantità, sezioni, sconto, spedizione, imposte, persona, tag: tutte quelle che vuoi in un’unica sessione.

2. Osserva la barra di salvataggio

   Appena modifichi qualcosa, la barra di salvataggio di Shopify compare in alto nell’amministrazione con due pulsanti: Save e Discard changes.

3. Clicca su Save

   Save conferma tutto ciò che hai modificato. Discard changes scarta tutto e riporta il preventivo com’era.

Pericolo

La freccia indietro accanto al titolo ti chiede conferma prima di lasciare un preventivo con modifiche non salvate. Le frecce precedente e successivo in alto a destra no: passano direttamente al preventivo vicino. Salva prima di usarle, altrimenti la modifica va persa.

Le azioni sul preventivo

In fondo al pannello Payment ci sono tre pulsanti:

Pulsante	Quando usarlo
Mark as unread	Rimette il preventivo nella scheda Unread, così resta nell'elenco di qualcuno.
Mark as paid	Registra che il preventivo è stato pagato.
Resend an email	Invia di nuovo il preventivo dopo averlo modificato.

Questi tre agiscono subito: non fanno parte della barra di salvataggio.

I pulsanti in alto nella pagina

Controllo	Cosa fa
Convert to Order	Trasforma il preventivo concordato in una bozza d'ordine Shopify. Scompare una volta convertito il preventivo: consulta Converti in bozza d'ordine.
More actions	Un menu che contiene Download as PDF, Duplicate quote e Delete quote: consulta Scarica un preventivo in PDF e Duplica o elimina un preventivo.
Export invoice PDF	Compare solo dopo la conversione del preventivo e ti dà il documento di fattura per la bozza d'ordine: consulta Personalizza il PDF della fattura.

Non serve aprire un preventivo per fare gran parte di queste cose: la colonna Actions nella pagina Quotes riporta gli stessi pulsanti di PDF, reinvio, duplicazione ed eliminazione sotto forma di icone.

Attenzione

Se è visibile un banner Quote limit reached, Duplicate quote è disattivato finché il conteggio non si azzera o il piano non cambia. Il banner contiene i pulsanti Upgrade plan e Contact support: controlla nella pagina Pricing plans dell’app il tuo limite.

Nota

Se Convert to Order è disattivato e c’è una riga con un lucchetto, “🔐 This feature is available on …”, dipende dal tuo piano e non da un guasto. Consulta Confronto dei piani.

La Timeline

Timeline, in fondo alla pagina, conserva la cronologia del preventivo e offre una casella di commento con un pulsante Post.

Nota

I commenti sono interni. L’app lo dice chiaramente: “Only you and your staff can see comments.” Usala per ciò che non vuoi nell’email: il margine concordato, chi ha autorizzato lo sconto, cosa ha detto la persona al telefono.

Cosa ti ha inviato la persona

La colonna di destra contiene tutto ciò che è arrivato con la richiesta, in tre schede.

Customer è in alto, con un badge Pending o Approved, il nome e l’Email. Il suo controllo Edit apre un menu (Edit customer information, Edit shipping address e Edit billing address) così puoi correggere un errore di battitura in un indirizzo anziché scrivere alla persona per chiederlo di nuovo. Se non è ancora associata nessuna persona, la scheda mostra invece una casella Search or create a customer.

Additional details contiene tutto ciò che la persona ha digitato nel resto del modulo, etichetta per etichetta. Se hai rinominato la sezione Extra info nel form builder, questa scheda riporta il tuo titolo. Quando il modulo non ha raccolto nulla di extra, riporta “No extra info”.

Tags è il tuo archivio personale: digita un’etichetta e premi per inserirla, oppure scegli tra Frequently used tags.

Cosa arriva qui	Cosa ti dice
Contact information	Nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono e indirizzo: a chi rispondere.
Company information	Il nome dell'azienda, che compila anche la colonna Company nell'elenco.
Shipping address	Dove vanno le merci, il che spesso decide il costo di consegna.
Billing address	Dove va la fattura, quando è diverso dall'indirizzo di spedizione.
Payment terms	I termini richiesti da chi acquista ed eventuale acconto.
Extra info	Il messaggio a testo libero ed eventuali file: di solito è qui che si trovano i dettagli utili.
Tags	Le tue etichette per ordinare e ritrovare questo preventivo in seguito.

Quali di questi compaiono davvero dipende dal modulo compilato dalla persona. Per cambiare ciò che raccogli, consulta Panoramica del modulo del preventivo.

Nota

Un [ OUT OF STORAGE ] rosso al posto di un file caricato significa che l’app non conserva più quel file, anche se la persona lo aveva allegato. Storage size, Used storage e Maximum file size del tuo piano sono mostrati nella dashboard dell’app sotto Pricing plan details. Consulta Consenti il caricamento di file.

Consiglio

Leggi Extra info prima di definire qualsiasi prezzo. Tempi di consegna, una scadenza o un ordine ripetuto sono ciò che decide se la tua cifra è competitiva e quasi sempre sono lì.

Modificare non significa inviare

Modificare un preventivo non comunica nulla alla persona. Quando sei pronto a mostrarle il tuo prezzo, usa Resend an email o l’azione di invio email sulla riga nell’elenco. Consulta Invia un preventivo.

È voluto. Puoi lavorare a un preventivo in più sessioni senza che la persona veda prezzi a metà.

Passaggi successivi

• Invia un preventivo: invia via email il preventivo con il prezzo
• Converti in bozza d’ordine: trasforma un preventivo accettato in ordine
• Scarica un preventivo in PDF: invialo invece come documento