E-Mails an Kundschaft

Diese E-Mail ist oft der erste Eindruck, den Kundschaft von Ihrer Geschäftsweise bekommt. Sie bestätigt, dass die Anfrage angekommen ist, und gibt den Ton für alles Weitere vor.

Die Einstellung heißt Auto response email, und die App beschreibt sie so: „Automatically send an email notification to customers after they submit a quote.“

Einrichten

1. Advanced settings öffnen

   Klicken Sie in der Seitenleiste der App auf Advanced settings.

2. Zum Tab „Email notifications“ wechseln

   Wählen Sie in der Liste der Tabs Email notifications.

   

   Auto response email ist die E-Mail, die Ihre Kundschaft erhält.

3. Editor „Auto response email“ öffnen

   Klicken Sie auf die Symbolschaltfläche am Ende der Zeile Auto response email. Die E-Mail öffnet sich in einem eigenen Editor: oben die Vorlagen-Tabs Basic und Advanced, rechts die Abschnitte, aus denen die E-Mail besteht, und Preview, um das Ergebnis nachzulesen.

   

   Lesen Sie die E-Mail an Kundschaft in der Preview durch, bevor sie jemals versendet wird.

4. Vorlage wählen

   Es gibt zwei E-Mail-Vorlagen, von denen Sie eine auswählen:

   • Basic – konfigurieren Sie die E-Mail-Vorlage mit den verfügbaren Optionen. Sie aktivieren, was angezeigt werden soll, und die App erstellt die E-Mail.
   • Advanced – bearbeiten Sie den E-Mail-Inhalt selbst manuell.

   Wenn Sie Basic wählen und auf Save klicken, wird die Basic-Vorlage auf die E-Mails angewendet. Beginnen Sie dort, es sei denn, Sie wissen bereits, dass Sie den Inhalt von Hand schreiben möchten.

   

5. E-Mail verfassen

   Diese E-Mail geht an Kundschaft, nachdem sie ein Angebot abgesendet hat. Bearbeiten Sie den Wortlaut so, dass er klingt, als hätte ihn ein Mensch geschrieben. Bestätigen Sie, dass die Anfrage angekommen ist, nennen Sie, wann Sie antworten, und geben Sie wieder, was angefragt wurde.
   
   Wenn Sie App-Variablen verwenden möchten, klicken Sie auf Show variant.

   In der Vorlage Basic gehen Sie dazu die Abschnitte rechts nacheinander durch und füllen sie aus – die sechs Abschnitte sind unten aufgelistet. Die Teile Description und Footer email content akzeptieren die verfügbaren E-Mail-Platzhalter, sodass der Text die persönlichen Angaben der Person enthalten kann.

   In der Vorlage Advanced bearbeiten Sie den Inhalt direkt und fügen Variablen selbst hinzu: Klicken Sie auf Show variants, kopieren Sie eine Variable aus der Liste und fügen Sie sie in die Vorlage ein. Die Vorlage „Advanced“ weiter unten führt Sie durch diesen Vorgang.

   

   Variablen fügen die persönlichen Angaben der Person in die Nachricht ein.

6. PDF anhängen, speichern, dann testen

   Aktivieren Sie Attach PDF file, wenn das Angebot dieser E-Mail als PDF angehängt werden soll. Dieses Kontrollkästchen gehört allein zur E-Mail an Kundschaft – die Benachrichtigung an Sie hat ihre eigene Kopie davon, sodass das Aktivieren hier nichts an die E-Mail anhängt, die bei Ihnen ankommt.

   Klicken Sie auf Save, um die Vorlage zu speichern. Senden Sie dann in Ihrem Onlineshop eine Anfrage mit einer Adresse ab, die Sie prüfen können, und lesen Sie die E-Mail so, wie Kundschaft es tun würde.

   

Die Vorlage „Basic“, Abschnitt für Abschnitt

In der Vorlage Basic wird die E-Mail aus Abschnitten zusammengesetzt, die rechts aufgelistet sind. Klicken Sie auf einen Abschnitt, um ihn zu öffnen und einzurichten.

1. General

• Layout – wählen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage aus.
• Subject – ein Titel, anhand dessen Kundschaft die Angebotsbenachrichtigung erkennt. Das ist die Zeile, die sie in ihrem Posteingang sieht, und sie entscheidet darüber, ob die E-Mail geöffnet wird.
• Attach PDF file – aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie der E-Mail das Angebot als PDF-Datei anhängen möchten.

2. Header email content

• Geben Sie die Felder Store name und Store link ein.
• Klicken Sie auf Upload photo, um das Logo des Shops hinzuzufügen.
• Bearbeiten Sie den Teil Description. Hier können Sie die verfügbaren E-Mail-Platzhalter verwenden.

Hier steckt Ihr „Branding“ tatsächlich. Eine E-Mail ohne Shopnamen und Logo ist die, die Kundschaft als Spam wahrnimmt.

3. Product information

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen jeder Information, die für jedes Produkt im Angebot angezeigt werden soll:

Kontrollkästchen	Wird in der E-Mail angezeigt
Product image	Das Produktfoto.
Product Vendor	Der am Produkt hinterlegte Anbieter.
Product SKU	Die SKU – sinnvoll bei allem, was auf einem Katalog basiert.
Product Options	Die von der Person gewählte Variante, etwa Größe oder Ausführung.
Product Quantity	Wie viele angefragt wurden.
Product Price	Der Einzelpreis.
Product Total price	Die Zeilensumme.

Hinweis

Wenn Sie in Ihrem Onlineshop Preise ausblenden, prüfen Sie Product Price und Product Total price, bevor Sie speichern. Diese Kontrollkästchen werden hier in der E-Mail festgelegt und nicht durch Ihre Regeln zum Ausblenden von Preisen – lesen Sie das Ergebnis in der Preview nach, damit Sie genau wissen, was die Person erhält. Siehe Übersicht: Preise ausblenden.

4. Additional information

Aktivieren Sie ein Kontrollkästchen, um die Felder des Form Builders auszuwählen, die in der E-Mail angezeigt werden sollen.

Das beantwortet die Frage „Warum fehlt mein benutzerdefiniertes Feld in der E-Mail?“ – ein im Form Builder hinzugefügtes Feld erscheint hier nicht von allein. Es muss zuvor in diesem Abschnitt aktiviert werden.

5. Footer email content

Bearbeiten Sie den Inhalt der Fußzeile nach Wunsch und verwenden Sie dabei die verfügbaren E-Mail-Platzhalter.

6. Color and font

• Passen Sie per Drag-and-drop die Font size an.
• Wählen Sie per Klick die gewünschte Text color und Heading color.

Die Vorlage „Advanced“

Wählen Sie Advanced, wenn die Abschnitte der Vorlage Basic nicht die gewünschte E-Mail ergeben – sie ermöglicht es, den E-Mail-Inhalt von Hand zu bearbeiten.

1. Vorlage „Advanced“ wählen

   Wählen Sie auf derselben Seite mit den E-Mail-Einstellungen die Vorlage Advanced.

2. Inhalt bearbeiten

   Bearbeiten Sie den Inhalt der E-Mail-Vorlage rechts manuell.

3. Variablen hinzufügen

   Klicken Sie auf Show variants, kopieren Sie eine Variable aus der Liste und fügen Sie sie in die E-Mail-Vorlage ein.

   Um zum Beispiel den Namen der Person anzuzeigen, die das Angebot abgesendet hat: Die Liste Email placeholders zeigt {!! $name !!} bei First name. Setzen Sie {!! $name !!} in das Feld Subject und in den Text, und es wird durch den Namen der Person ersetzt, die Ihr Angebot abgesendet hat.

   Variablen funktionieren sowohl im Feld Subject als auch im Text – so wird aus „Quote request received“ ein „Thanks, Sarah — we have your quote request“.

   

4. Custom CSS codes

   Tragen Sie benutzerdefinierten CSS-Code für den E-Mail-Inhalt in das Feld Custom CSS codes ein. Das ist optional.

   

5. Speichern

   Klicken Sie auf Save, um die Vorlage zu speichern.

Achtung

Die Vorlage, die Sie auswählen und speichern, wird auf die E-Mails angewendet – wenn Sie Basic wählen und auf Save klicken, wird die Basic-Vorlage angewendet. Es sind zwei verschiedene Wege, dieselbe E-Mail zu erstellen. Lesen Sie daher nach dem Wechsel die Preview, statt davon auszugehen, dass Ihr Wortlaut mitgekommen ist.

Was hineingehört

Aufnehmen	Warum
Bestätigung, dass die Anfrage angekommen ist	Die Person fragt sich nicht mehr, ob das Formular funktioniert hat.
Wann Sie antworten	„Within one business day“ verhindert Nachfass-E-Mails und setzt Erwartungen.
Eine Zusammenfassung dessen, was angefragt wurde	So erkennt die Person einen Fehler sofort und nicht erst, nachdem Sie ein Angebot erstellt haben.
Ihr Branding	Eine automatische E-Mail ohne Branding wirkt wie Spam.

Jeder dieser Punkte gehört in ein bestimmtes Steuerelement: Bestätigung und Antwortzeit stehen in Header email content → Description und in Footer email content, die Zusammenfassung des Angefragten sind die Kontrollkästchen unter Product information plus die aktivierten Felder unter Additional information, und Ihr Branding sind Store name, Store link und Upload photo in Header email content.

Tipp

Formulieren Sie das Feld Subject unter General so, wie es ein Mensch schreiben würde. „Your quote request — [your store]“ wird geöffnet, „Automated notification“ wird ignoriert.

Hinweis

Editable email template ist im Tarif FREE enthalten. Wenn die E-Mail keinen Hinweis auf die App enthalten soll, ist Remove copyright from email im Tarif PREMIUM enthalten.

Ein ausgegrautes Steuerelement mit Schloss und der Zeile „🔐 This feature is available on …“ liegt an Ihrem Tarif und nicht an einem Fehler. Unter Pricing plans in der Seitenleiste der App sehen Sie, was jeder Tarif enthält.

Wo die Person nach dem Absenden landet

Die E-Mail ist nur die halbe Bestätigung. Die andere Hälfte ist das, was die Person auf dem Bildschirm sieht – das legt der Tab Success message im Editor Customize fest, und er sagt es selbst: „Customer confirmation and admin notification emails are managed in Other settings.“ Halten Sie beides einheitlich.

Mit dem eigentlichen Angebot antworten

Die Auto response email ist die automatische Eingangsbestätigung. Ihre Antwort mit Preisen senden Sie separat vom Angebot selbst:

• Nutzen Sie in der Quote list die Aktion „send email“ in der Zeile.
• Nutzen Sie in einem geöffneten Angebot Resend an email am Ende des Angebots.

Siehe Angebot senden.

Das Angebot als Dokument senden

Viele Geschäftskunden brauchen etwas, das sie ablegen oder zur Freigabe weiterleiten können. Angebotsdokumente werden aus der Vorlage Quote PDF auf dem Tab PDF template unter Advanced settings erstellt (siehe PDF an Angebots-E-Mails anhängen).

Kundschaft in ihrer eigenen Sprache schreiben

Beide Angebots-E-Mails werden von Translations AI auf dem Tab Translations unter Advanced settings übersetzt. Siehe Angebots-E-Mails übersetzen.

Nächste Schritte

• Von Ihrer eigenen Adresse senden (SMTP) – von Ihrer eigenen Adresse statt von der der App senden
• Angebots-E-Mails übersetzen – Kundschaft in ihrer eigenen Sprache schreiben
• Angebot senden – mit einem Angebot samt Preisen antworten