Dupliquer ou supprimer un devis

Ces deux actions existent à deux endroits, et toutes deux demandent une confirmation avant que quoi que ce soit ne se produise :

• Dans la liste : dans la colonne Actions de la page Quotes. La duplication est la troisième des quatre actions de ligne, la suppression est la dernière. Leurs infobulles affichent Duplicate quote et Delete.
• Dans le devis : sous More actions, en haut à droite, avec Duplicate quote et Delete quote.

Utilisez la liste lorsque vous savez déjà de quel devis il s’agit. Ouvrez d’abord le devis si vous voulez examiner la demande avant de la copier ou de la détruire.

Depuis la liste Quotes

1. Ouvrir Quote list

   Accédez à Quote list dans la navigation de l’application pour atteindre la page Quotes.

2. Trouver la ligne du devis

   Utilisez les onglets de statut, ou la commande de recherche et de filtrage, pour atteindre le devis souhaité. Vérifiez les colonnes Quote ID, Customer et Created at pour être certain qu’il s’agit du bon.

3. Utiliser l’action de duplication ou de suppression

   La colonne Actions contient quatre actions sur chaque ligne ; elles sont toujours visibles, il n’y a donc rien à survoler. Dans l’ordre : télécharger le PDF, renvoyer l’e-mail, Duplicate quote, Delete.

   

   La duplication et la suppression sont disponibles directement depuis la liste.

4. Confirmer

   Aucune des deux actions ne s’exécute immédiatement.

   La duplication affiche Duplicate selected quotes? (« Are you sure you want to duplicate the selected quotes? ») avec Duplicate et No, keep them.

   La suppression affiche Delete selected quotes? (« Are you sure you want to delete the selected quotes? This action can’t be undone. ») avec Yes, delete et No, keep them.

   

Depuis le devis

1. Ouvrir le devis

   Cliquez sur la ligne dans la page Quotes : cliquer n’importe où dessus ouvre le devis, il n’y a pas d’icône Edit distincte. La page de détail s’ouvre, avec le titre Quote # suivi de son numéro.

2. Vérifier que vous allez copier ou supprimer le bon devis

   Regardez les lignes d’articles (Products, Price & quantity, Total) et Extra info dans la colonne de droite, où se trouve le message de la personne cliente. La Timeline montre ce qui est arrivé au devis jusqu’ici.

   C’est l’étape qui vous évite de supprimer une vraie demande qui ressemblait à un test.

3. More actions > Duplicate quote ou Delete quote

   More actions se trouve en haut à droite du devis. L’ouvrir donne trois entrées : Download as PDF, Duplicate quote et Delete quote. Choisissez celle que vous voulez.

   

   Vérifiez que vous avez le bon devis avant de le dupliquer ou de le supprimer.

4. Confirmer

   Duplicate quote affiche Duplicate Quote? (« Duplicate this quote? ») avec Duplicate et No, keep them.

   Delete quote affiche Remove Quote? (« Are you sure you want to delete this quote? ») avec Yes, delete et No, keep them.

   

Dupliquer

Dupliquer copie le devis entier, pour que vous puissiez le modifier sans toucher à l’original. C’est utile lorsque :

• Une personne cliente veut la même commande avec des quantités différentes
• Vous établissez des devis pour plusieurs clients pour un travail similaire
• Vous voulez tester d’autres tarifs tout en gardant l’original intact

Quel que soit le chemin emprunté, l’application confirme avec Quote duplicated puis ouvre la copie pour vous, ce qui vous place déjà sur le bon écran pour commencer à la modifier. Si elle n’y parvient pas, elle affiche « Couldn’t duplicate the quote. »

Note

Ne confondez pas cette action avec Duplicate items, le bouton d’une ligne à l’intérieur d’un devis ouvert. Il copie une seule ligne de produit au sein du même devis. Duplicate quote copie le devis entier.

Attention

Un doublon compte comme un nouveau devis dans le quota mensuel de votre forfait. Lorsque vous l’avez épuisé, Duplicate quote est grisé sur la ligne et l’application affiche la bannière rouge Quote limit reached, avec Upgrade plan et Contact support. Consultez Comparatif des forfaits.

Que faire de la copie

La copie s’ouvre d’elle-même. Travaillez dessus avant qu’elle ne parte quelque part.

1. Corriger les prix et les quantités

   La copie reprend les lignes d’articles de l’original ; ressaisissez donc tout ce qui diffère dans Price & quantity. Duplicate items ajoute une autre ligne presque identique, et la commande de suppression d’une ligne permet de la retirer.

2. Corriger le destinataire

   Modifiez l’Email et les Contact information dans la colonne de droite si cette copie est destinée à un autre acheteur. C’est en se trompant ici qu’une personne cliente finit par voir les tarifs d’une autre.

3. Vérifier les montants, puis l’envoyer

   Examinez Subtotal, les liens de réduction, d’expédition et de taux de taxe, et Total dans le panneau Payment. Enregistrez vos modifications, puis utilisez Resend an email ; consultez Envoyer un devis.

Dupliquer est généralement plus rapide que de partir de zéro : les informations de la personne cliente et les produits sont déjà là. Si vous établissez plutôt un nouveau devis, consultez Créer un devis manuellement.

Supprimer

Supprimer retire le devis de votre liste.

La suppression est immédiate et ne peut pas être annulée.

Danger

La suppression emporte aussi les fichiers importés. L’avertissement de suppression groupée de l’application le dit en toutes lettres : « This action can’t be undone. The quotes and any files uploaded to them are deleted permanently, including from previously exported links. Make sure you’ve saved any exported and uploaded files before deleting. »

Ainsi, si une personne cliente a joint un plan, une spécification ou un bon de commande à sa demande, téléchargez-le avant de supprimer : les liens que vous avez déjà partagés cessent eux aussi de fonctionner.

Attention

S’il est possible que vous ayez besoin de l’enregistrement (litige ou rapports internes), conservez-en une copie avant de supprimer. Notez que Export quotes to CSV est une fonctionnalité du forfait PRO : avec FREE ou PREMIUM, il n’y a donc pas d’exportation sur laquelle se rabattre.

Si Export est grisé avec une ligne à cadenas (« 🔐 This feature is available on … »), cela vient de votre forfait, pas d’une panne. Téléchargez plutôt le devis au format PDF avant de le supprimer : consultez Télécharger un devis au format PDF.

Supprimez sans hésiter les devis de test que vous avez établis vous-même pendant la configuration. Soyez plus prudent avec les vraies demandes de clients, en particulier celles qui se trouvent sous Order created ou Purchased.

Supprimer plusieurs devis à la fois

Cochez les cases à côté des lignes souhaitées et une action Delete quotes apparaît au-dessus du tableau. Elle demande Are you sure you want to delete the selected quotes?, comporte le même avertissement de suppression définitive, et se confirme avec Yes, delete ou No, keep them.

Il n’existe pas de duplication groupée : les copies se font un devis à la fois.

Note

Si le devis ne fait qu’encombrer votre file sans être réellement terminé, utilisez plutôt les boutons en bas du panneau Payment. Mark as unread le remet sous l’onglet Unread, et Mark as paid consigne que la personne cliente a payé. Aucun des deux ne détruit quoi que ce soit.

Étapes suivantes

• Créer un devis manuellement : établissez plutôt un devis à partir de zéro
• Exporter les devis en CSV : conservez une trace avant de supprimer
• Présentation de la gestion des devis : le reste de la page Quotes