Convertir en commande brouillon

C’est ici qu’un devis cesse d’être une discussion pour devenir une vente. Convert to Order, en haut à droite de la page de détail du devis, transmet les prix convenus à Shopify sous forme de commande brouillon, que vous pouvez facturer comme n’importe quelle autre commande.

Cette action s’effectue depuis le devis lui-même. Il n’y a pas d’action de conversion dans la liste Quotes : les quatre actions de ligne qui s’y trouvent sont Download PDF, Resend email, Duplicate quote et Delete. Vous devez donc toujours commencer par ouvrir la demande.

Note

Convert a quote to an order est une fonctionnalité du forfait PRO. Consultez Comparatif des forfaits ou ouvrez Pricing plans dans la navigation de l’application.

Convertir un devis

1. Ouvrir le devis

   Accédez à Quote list dans la navigation de l’application, puis cliquez sur la ligne du devis dans la page Quotes. Cliquer n’importe où sur la ligne l’ouvre : il n’y a pas de bouton Edit distinct à chercher en survolant la ligne.

   La page de détail s’ouvre, avec le titre Quote # suivi de son numéro, et une ligne Update en dessous indiquant la date de dernière modification.

2. Vérifier les lignes

   Parcourez le tableau des articles : Products, Price & quantity et Total. Chaque prix et chaque quantité doivent correspondre à ce que vous avez réellement convenu, car c’est ce que la commande brouillon reprendra. Chaque ligne affiche son SKU, ce qui vous permet de vérifier qu’il s’agit de la bonne variante.

   Ajoutez maintenant tout ce qui manque. Le champ situé au-dessus du tableau affiche Search products : saisissez-y un terme pour trouver un produit, et Manage products, à côté, ouvre le sélecteur pour en cocher plusieurs à la fois. Duplicate items sur une ligne la copie au lieu de vous obliger à la ressaisir, et Create section regroupe les lignes d’un long devis.

   Note

   Il n’existe aucune commande pour ajouter ici une ligne hors catalogue. Tout ce qui figure sur un devis doit être un produit de votre catalogue Shopify ; des frais de livraison ou de mise en service se gèrent donc avec shipping et discount dans le panneau Payment, et non comme une ligne inventée.

3. Vérifier le panneau Payment

   Sous les produits, vérifiez Subtotal, puis les trois liens relatifs aux montants (ils affichent Add discount, Add shipping et Add tax rate tant que rien n’est défini, puis Edit discount, Edit shipping et Edit tax rate), et enfin Total.

   Ce Total correspond à ce que la personne cliente a accepté : c’est donc le montant qui doit être exact.

   Attention

   Si vous définissez ici un taux de taxe, l’application affiche la bannière « This tax won’t appear in the draft order created from this quote. » Les taxes de la commande brouillon proviennent de vos paramètres de taxes Shopify ; configurez-les donc sous Cost management > Tax plutôt que sur le seul devis.

4. Cliquer sur Convert to Order

   Convert to Order se trouve en haut à droite, à côté de More actions.

   

5. Confirmer dans la fenêtre

   Cliquer sur le bouton ne convertit encore rien. Une fenêtre s’ouvre, intitulée Convert to draft order, et demande « Are you sure you want to convert this quote to a draft order? »

   Cliquez sur Convert pour continuer, ou sur Cancel pour annuler sans rien modifier.

   

6. Ouvrir la commande brouillon créée

   Une fois la conversion effectuée, une carte Shopify draft order apparaît dans la colonne de droite du devis. Cette carte vous permet de retrouver la commande que vous venez de créer :

   • le numéro de la commande brouillon (par exemple #D26), sous forme de lien direct vers celle-ci dans votre admin Shopify
   • un badge d’état à côté du numéro, qui affiche INVOICE_SENT une fois la facture envoyée
   • une ligne Order details avec le numéro de commande et son statut de paiement, une fois que la commande brouillon est devenue une vraie commande
   • un bouton Send email invoice

   Convert to Order disparaît alors du haut de la page, car le devis a déjà été converti. À sa place, Export invoice PDF devient le bouton en haut à droite.

   

7. Facturer la personne cliente

   Il y a deux façons de procéder, et elles aboutissent au même résultat.

   Depuis le devis. Cliquez sur Send email invoice dans la carte Shopify draft order. Une fenêtre s’ouvre avec To (la personne cliente), From (qui « must belong to a staff or store owner account ») et Custom message for this customer. Remplissez-les et cliquez sur Send email invoice, ou sur Back pour abandonner.

   Depuis Shopify. Cliquez sur le numéro de la commande brouillon dans la même carte, puis facturez-la et encaissez le paiement dans votre admin Shopify exactement comme pour n’importe quelle autre commande brouillon.

   

   

8. Suivre le statut

   Le devis passe dans l’onglet Order created de la page Quotes, puis dans Purchased une fois que la personne a payé. Mark as paid, en bas du panneau Payment à côté de Mark as unread et Resend an email, enregistre un paiement manuellement lorsque vous l’avez reçu d’une autre façon.

   

Attention

Vérifiez le devis avant de le convertir. La commande brouillon reprend tout ce que dit le devis, et le corriger ensuite oblige à modifier la commande dans Shopify.

Si Convert to Order est grisé

Cela vient de votre forfait, pas d’une panne. Lorsqu’une fonctionnalité n’est pas incluse dans votre forfait, l’application désactive la commande et affiche une ligne avec un cadenas (« 🔐 This feature is available on … ») et un lien vers le forfait qui l’inclut. Le devis et la boutique n’ont aucun problème.

Un devis ne peut pas être converti avec un forfait qui n’inclut pas cette fonctionnalité.

Assurez-vous d’abord d’avoir l’accord

La conversion n’envoie d’e-mail à personne. C’est une étape comptable : la personne cliente doit donc avoir déjà vu le prix que vous allez lui facturer.

Le déroulé est le suivant : établissez le prix du devis, envoyez-le avec Resend an email, attendez la réponse, puis convertissez. Si une modification a été demandée, modifiez les lignes et renvoyez le devis avant de convertir ; consultez Envoyer un devis.

Notez ce qui a été convenu dans la zone de commentaire Timeline tant que c’est frais. « Only you and your staff can see comments » : la remise accordée ou la personne qui a donné son accord peuvent donc y être consignées sans risque avec Post.

Ce qui se passe à la conversion

Quoi	Résultat
Une commande brouillon est créée dans Shopify	Avec les produits, quantités et prix convenus, et non vos prix catalogue.
Une carte Shopify draft order apparaît sur le devis	Elle contient le numéro de la commande brouillon sous forme de lien, son badge d'état et Send email invoice.
Le haut du devis change	Convert to Order est remplacé par Export invoice PDF.
Le statut du devis change	Il apparaît sous Order created, puis sous Purchased une fois payé.

Le badge de la colonne Status de la liste Quotes suit la même évolution : Converting pendant la conversion, puis Order created, Invoice sent, Paid et Fulfilled au fil de la vente.

Réductions, expédition et taxes

Tout ce qui modifie les montants d’un devis se règle sous Cost management dans la navigation de l’application, qui comporte trois onglets.

Onglet	Ce que vous y réglez
Discount	« Add discount codes and automatic discounts that apply to quotes » : utilisez Create discount.
Shipping	Select options : Do not apply this setting, Use Shopify shipping rates ou Custom shipping rates based on quote price. Il y a aussi un champ Shipping label.
Tax	Use Shopify tax rates : « Displays tax on the quote form based on your Shopify tax settings ».

Les configurer avant de convertir évite d’ajuster la commande à la main ensuite. Sur un devis donné, les liens discount, shipping et tax rate du panneau Payment sont l’endroit où ces trois montants se retrouvent.

Note

Tax, Discount, Shipping settings sont des fonctionnalités du forfait PRO, comme la conversion elle-même. Consultez Comparatif des forfaits.

Facturation

Le modèle Invoice PDF sous Advanced settings > PDF template est celui « used to convert a draft order to a PDF file ». C’est lui qui produit Export invoice PDF en haut d’un devis converti ; il vaut donc la peine d’être configuré avant votre première conversion. Consultez Personnaliser le PDF de facture.

Suivre les résultats ensuite

L’Analytics overview du tableau de bord affiche Completed orders, Total draft orders et Order value sur la période de votre choix, ce qui vous permet de voir quelle part de vos devis se transforme réellement en chiffre d’affaires.

Étapes suivantes

• Personnaliser le PDF de facture : configurez le document de facture
• Exporter les devis en CSV : suivez vos devis dans un rapport
• Comparatif des forfaits : ce qu’inclut chaque forfait