Converter em rascunho de pedido

É aqui que uma cotação deixa de ser uma conversa e vira uma venda. Convert to Order, no canto superior direito da página de detalhes da cotação, envia os preços combinados à Shopify como um rascunho de pedido, para que você o fature como qualquer outro pedido.

Você faz isso de dentro da cotação. Não há ação de converter na lista Quotes: as quatro ações da linha ali são Download PDF, Resend email, Duplicate quote e Delete, então o primeiro passo é sempre abrir a solicitação.

Nota

Convert a quote to an order é um recurso do plano PRO. Veja Comparação de planos ou abra Pricing plans na navegação do app.

Converta uma cotação

1. Abra a cotação

   Acesse Quote list na navegação do app e clique na linha da cotação na página Quotes. Clicar em qualquer ponto da linha a abre: não há um botão Edit separado para procurar com o mouse.

   A página de detalhes é aberta, com o título Quote # e o número, e uma linha Update abaixo mostrando quando houve a última alteração.

2. Confira os itens

   Percorra a tabela de itens: Products, Price & quantity e Total. Cada preço e cada quantidade precisam ser exatamente os que você combinou, porque é isso que o rascunho de pedido vai levar. Cada linha mostra o seu SKU, para que você confirme que é a variante certa.

   O que ainda estiver faltando entra agora. O campo acima da tabela diz Search products: digite nele para encontrar um produto. Manage products, ao lado, abre o seletor para marcar vários de uma vez. Duplicate items, em uma linha, a copia em vez de obrigar você a digitar de novo, e Create section agrupa os itens em uma cotação longa.

   Nota

   Não há controle para adicionar aqui um item que não esteja no catálogo. Tudo em uma cotação precisa ser um produto que existe no seu catálogo da Shopify, então uma taxa de entrega ou de instalação é tratada com shipping e discount no painel Payment, e não como um item inventado.

3. Confira o painel Payment

   Abaixo dos produtos, confira Subtotal, depois os três links de valores (que aparecem como Add discount, Add shipping e Add tax rate até que algo seja definido, e Edit discount, Edit shipping e Edit tax rate depois) e então Total.

   Esse Total é o que a pessoa aceitou, então é o número que precisa estar certo.

   Cuidado

   Se você definir uma taxa de imposto aqui, o app mostra o aviso “This tax won’t appear in the draft order created from this quote.” O imposto no rascunho de pedido vem das suas configurações de impostos da Shopify, então configure-o em Cost management > Tax, e não apenas na cotação.

4. Clique em Convert to Order

   Convert to Order fica no canto superior direito, ao lado de More actions.

   

5. Confirme na janela

   Clicar no botão ainda não converte nada. Uma janela é aberta, com o título Convert to draft order, perguntando “Are you sure you want to convert this quote to a draft order?”

   Clique em Convert para seguir em frente ou em Cancel para desistir sem alterar nada.

   

6. Abra o rascunho de pedido criado

   Depois da conversão, um cartão Shopify draft order aparece na coluna da direita da cotação. Esse cartão é o seu caminho de volta ao pedido que você acabou de criar:

   • o número do rascunho de pedido (#D26, por exemplo) como um link direto para ele no admin da Shopify
   • um selo de status ao lado do número, que mostra INVOICE_SENT depois que você fatura
   • uma linha Order details com o número do pedido e o status de pagamento, quando o rascunho de pedido já virou um pedido de verdade
   • um botão Send email invoice

   O próprio Convert to Order desaparece do topo da página nesse momento, porque a cotação já foi convertida. No lugar dele, Export invoice PDF passa a ser o botão no canto superior direito.

   

7. Fature a pessoa

   Há dois caminhos, e os dois chegam ao mesmo ponto.

   Pela cotação. Clique em Send email invoice no cartão Shopify draft order. Uma janela é aberta com To (a pessoa), From, que “must belong to a staff or store owner account”, e Custom message for this customer. Preencha e clique em Send email invoice, ou em Back para desistir.

   Pela Shopify. Clique no número do rascunho de pedido no mesmo cartão, depois fature e receba o pagamento no admin da Shopify exatamente como faria com qualquer outro rascunho de pedido.

   

   

8. Acompanhe o status

   A cotação passa para a aba Order created na página Quotes e para Purchased depois que a pessoa paga. Mark as paid, na parte inferior do painel Payment, ao lado de Mark as unread e Resend an email, registra manualmente um pagamento recebido de outra forma.

   

Cuidado

Confira a cotação antes de converter. O rascunho de pedido leva o que a cotação disser, e corrigi-lo depois significa editar o pedido na Shopify.

Se Convert to Order estiver esmaecido

Isso é o seu plano, e não uma falha. Quando um recurso não está no seu plano, o app desativa o controle e mostra uma linha de cadeado (“🔐 This feature is available on …”) com um link para o plano que o inclui. Não há nada de errado com a cotação nem com a loja.

Uma cotação não pode ser convertida em um plano que não inclui esse recurso.

Confirme antes que a pessoa realmente concordou

Converter não envia e-mail a ninguém. É uma etapa de controle interno, então a pessoa já deveria ter visto o preço que você vai cobrar.

A ordem do trabalho é: definir o preço da cotação, enviá-la com Resend an email, esperar a resposta e então converter. Se a pessoa pediu uma alteração, edite os itens e envie de novo antes de converter: veja Enviar uma proposta.

Registre o que foi combinado na caixa de comentários Timeline enquanto está fresco na memória. “Only you and your staff can see comments”, então o desconto que você permitiu ou a pessoa que aprovou podem ser anotados ali com segurança usando Post.

O que acontece na conversão

O quê	Resultado
Um rascunho de pedido é criado na Shopify	Com os produtos, as quantidades e os preços que você combinou, e não com os seus preços de tabela.
Um cartão Shopify draft order aparece na cotação	Com o número do rascunho de pedido como link, o selo de status e Send email invoice.
O topo da cotação muda	Convert to Order é substituído por Export invoice PDF.
A cotação muda de status	Ela aparece em Order created e depois em Purchased, quando paga.

O selo na coluna Status da lista Quotes acompanha a mesma história: Converting enquanto a conversão está em andamento e depois Order created, Invoice sent, Paid e Fulfilled conforme a venda avança.

Descontos, frete e impostos

Tudo o que altera os valores de uma cotação é definido em Cost management, na navegação do app, que tem três abas.

Aba	O que você define ali
Discount	"Add discount codes and automatic discounts that apply to quotes": use Create discount.
Shipping	Select options: Do not apply this setting, Use Shopify shipping rates ou Custom shipping rates based on quote price. Há também um Shipping label.
Tax	Use Shopify tax rates: "Displays tax on the quote form based on your Shopify tax settings".

Configurar isso antes de converter evita ajustar o pedido manualmente depois. Em uma cotação individual, os links discount, shipping e tax rate no painel Payment são onde esses mesmos três valores entram.

Nota

Tax, Discount, Shipping settings são recursos do plano PRO, assim como a própria conversão. Veja Comparação de planos.

Faturamento

O modelo Invoice PDF em Advanced settings > PDF template é o que “used to convert a draft order to a PDF file”. É ele que Export invoice PDF gera no topo de uma cotação convertida, então vale configurá-lo antes da sua primeira conversão: veja Personalizar o PDF da fatura.

Acompanhamento depois

O Analytics overview do painel mostra Completed orders, Total draft orders e Order value em um período que você escolhe, para que você veja quanto das suas cotações realmente vira receita.

Próximos passos

• Personalizar o PDF da fatura: configure o documento da fatura
• Exportar cotações para CSV: gere relatórios das suas cotações
• Comparação de planos: o que cada plano inclui